固定资产采购与报废管理流程手册

固定资产采购与报废管理流程手册一、适用范围与应用场景本手册适用于企业、事业单位及各类组织（以下简称“单位”）的固定资产全生命周期管理，涵盖从采购需求提出、资产入库使用到报废处置的完整流程。具体应用场景包括：新设部门或业务扩展需新增固定资产（如办公设备、生产设备、交通工具等）；现有资产达到使用年限、技术淘汰或损坏无法修复需报废处置；资产内部调拨、盘点清查及台账管理等日常管理工作。本流程旨在规范固定资产管理各环节职责分工，保证资产采购合规、使用高效、处置规范，防范资产流失风险。二、固定资产采购全流程操作指引（一）需求提出与部门初审需求发起：使用部门根据工作需要，填写《固定资产采购申请表》（详见模板一），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额及资金来源，部门负责人签字确认后提交至资产管理部门。示例：市场部因业务拓展需采购5台笔记本电脑，用于客户演示及数据分析，填写申请表并经部门经理*审批后提交。初审要点：资产管理部门收到申请后，重点审核：资产是否符合单位固定资产标准（单位价值≥2000元，使用年限≥1年）；数量及规格是否与实际需求匹配，是否存在重复采购；预算是否在部门年度预算额度内，超预算需附额外说明。初审通过后，流转至财务部门复核；驳回则需反馈需求部门补充材料或调整申请。（二）预算复核与采购审批财务复核：财务部门审核采购申请的预算合规性，包括：资金来源是否为预算内资金（如年度预算专项、自有资金等）；预估单价是否符合市场行情，必要时提供询价参考；大额采购（单笔≥5万元）需评估成本效益。复核通过后，按审批权限逐级报批：5万元以下：资产管理部门负责人*审批；5万-20万元：分管副总*审批；20万元以上：总经理办公会集体审议。审批输出：审批通过后，资产管理部门下达采购任务；审批不通过，反馈需求部门重新申请或取消采购。（三）采购执行与合同管理采购方式选择：根据资产类型及金额确定采购方式：集中采购：单位统一招标采购的品类（如电脑、办公家具等），通过单位供应商库选取合格供应商；分散采购：零星、低值资产，采用货比三家方式，优先选择原厂或授权经销商；定制采购：专用设备（如生产设备），需与供应商签订定制合同，明确技术参数、交付周期及质保条款。合同签订：采购金额≥1万元需签订正式采购合同，合同需明确：供应商信息、资产名称规格、数量、单价、总价；交付时间、地点、验收标准；付款方式（预付款≤30%，验收合格后付尾款）；质保期（通常≥1年）、违约责任等。合同由资产管理部门起草，法务部门（如有）审核，授权代表签字盖章后生效。（四）资产验收与入库登记到货验收：资产到货后，使用部门、资产管理部门、财务部门共同验收：核对资产名称、规格型号、数量、序列号是否与合同一致；检查外观是否完好、配件是否齐全（如电源线、说明书等）；测试设备功能是否达标，提供出厂检测报告或合格证明。验收合格，三方在《固定资产验收单》（详见模板二）签字确认；验收不合格，当场记录问题并联系供应商退换货。资产登记：资产管理部门根据验收单，在固定资产管理系统中建立资产卡片，信息包括：资产编号（唯一编码，规则：年份-部门代码-资产类别-序号，如2024-CW-001-001）、名称、规格型号、数量、原值、供应商、购入日期、使用部门、责任人、折旧年限等；打印资产标签（含编号、名称），粘贴于资产显眼位置。财务入账：财务部门凭采购合同、验收单、发票（合规票据）等原始凭证，确认资产入账价值，按月计提折旧，保证账实、账账相符。三、固定资产报废全流程操作指引（一）报废申请与部门鉴定申请发起：资产使用部门发觉资产符合报废条件时（如：达到规定使用年限且无法修复、技术淘汰维修成本过高、损毁无修复价值等），填写《固定资产报废申请表》（详见模板三），注明资产信息、报废原因、使用年限、当前状态，部门负责人签字后提交至资产管理部门。示例：行政部一台2018年购入的打印机，因频繁故障维修费用超过原值50%，申请报废。技术鉴定：资产管理部门组织技术鉴定小组（由技术部门、使用部门、资产管理部门人员组成）现场核实：核对资产信息与台账是否一致；评估资产损坏程度、修复可行性及维修成本；确认是否符合报废标准（参考单位《固定资产管理办法》中报废条件）。鉴定结果在申请表上签署意见，技术鉴定小组组长*签字确认。（二）审核审批与价值评估部门审核：资产管理部门审核鉴定意见及报废原因的合理性，重点检查：是否存在未达使用年限提前报废的情况（需附特殊说明）；账面价值是否已计提完折旧，未提足折旧是否需报批核销。财务审核：财务部门审核报废资产的账务处理：核对资产卡片原值、累计折旧、净值；确认报废残值预估是否合理（参考市场回收价或专业评估报告）。审批权限：按资产净值确定审批权限：净值≤1万元：资产管理部门负责人*审批；净值1万-5万元：分管副总*审批；净值≥5万元：总经理办公会审议，董事长*审批。（三）处置执行与账务核销处置方式：根据资产类型及残值选择合规处置方式：公开拍卖：高价值资产（如车辆、生产设备），委托拍卖行公开拍卖，保留拍卖记录；协议转让：低值通用资产（如办公家具），按内部评估价转让给其他部门或员工，需签转让协议；废品回收：无利用价值的资产，交由有资质的回收公司处理，保留回收凭证；销毁处理：涉密或特殊资产（如涉密计算机），按保密规定销毁，全程录像存档。账务处理：处置完成后，财务部门根据处置凭证（如拍卖合同、回收收据、转让协议）进行账务核销：核销资产卡片，标注“已报废”及处置日期；处置收入计入“其他业务收入”，相关费用计入“资产处置损益”；若涉及未提足折旧损失，按审批权限报批后计入“营业外支出”。登记更新：资产管理部门在管理系统中更新资产状态，同步报废台账（详见模板四），注明处置方式、回收金额、责任人等信息，保证台账与实物一致。四、常用管理模板示例模板一：固定资产采购申请表申请部门申请日期年月日申请人联系方式资产信息资产名称规格型号单位数量资金来源□年度预算□专项预算□其他（请注明）预算编号用途描述部门负责人意见签字：日期：资产管理部门意见签字：日期：财务部门意见签字：日期：审批意见签字：日期：模板二：固定资产验收单供应商名称采购合同号资产信息资产名称规格型号序列号数量验收内容□数量核对：实际数量______，与合同一致□是□否□规格核对：与合同要求一致□是□否□外观检查：无破损/划痕□是□否□功能测试：正常运行□是□否（附测试记录）验收结论□合格□不合格（问题描述：______________________）参验人员签字使用部门：_________资产管理部门：_________财务部门：_________验收日期年月日模板三：固定资产报废申请表使用部门资产编号责任人使用日期年月日资产信息资产名称规格型号原值（元）累计折旧（元）报废原因□达到使用年限□技术淘汰□损毁无法修复□其他（请注明）：______________________技术鉴定意见鉴定小组组长签字日期：资产管理部门意见签字：日期：财务部门意见签字：日期：审批意见签字：日期：模板四：固定资产报废台账报废日期资产编号资产名称规格型号使用部门原值（元）净值（元）处置方式回收金额（元）责任人处置凭证号五、关键管理要点提示（一）职责清晰，分工明确使用部门：负责提出采购需求、日常保管、及时申请报废，保证资产完好；资产管理部门：统筹采购流程、资产登记、报废处置，维护台账系统；财务部门：审核预算、账务处理、监督折旧计提，保证资产价值核算准确；技术部门（如有）：参与资产验收、技术鉴定，提供专业评估意见。（二）流程合规，有据可依采购需严格执行“申请-审批-采购-验收-入账”流程，禁止无计划采购或超预算采购；报废需经技术鉴定确认，杜绝“随意报废”“虚假报废”，处置收入需全额入账；所有单据（申请表、验收单、报废表、合同等）需保存完整，保存期限不少于10年。（三）动态管理，定期盘点资产管理部门每季度更新固定资产台账，保证新增、调拨、报废等信息实时同步；财务部门每年至少组织一次全面盘点，核对账、卡、物是否一致，盘盈盘亏需查明原因并报批处理；对闲置资产（闲置时间≥6个月）