销售合同审查及标准化签订流程

销售合同审查及标准化签订流程工具指南一、适用情境与核心价值本流程适用于企业对外开展销售业务时，与客户签订各类销售合同的全过程管理，包括但不限于标准产品销售、定制化服务销售、长期框架协议等场景。通过标准化流程，可保证合同条款合规合法、权责清晰，有效规避交易风险，提升合同签订效率，保障企业及客户的合法权益，同时为后续合同履行、争议解决提供规范依据。二、标准化操作流程步骤1：合同起草——明确需求，构建初稿操作内容：需求收集：销售代表*与客户充分沟通，明确合同标的物（产品/服务）的名称、规格、数量、质量标准、交付时间、交付地点、价款及支付方式、违约责任等核心要素。信息核对：核实客户主体资格（营业执照、法定代表人身份等），保证客户具备签约能力；确认企业内部可满足的交付条件、价格政策及资源支持。初稿拟定：基于企业标准合同模板（或客户提供的合同模板），结合双方协商结果，起草合同初稿。初稿需包含以下核心条款：（1）合同双方主体信息（名称、地址、联系方式、法定代表人）；（2）标的物详情（型号、规格、技术参数、包装要求等）；（3）数量、价款及支付方式（单价、总价、支付周期、账户信息等）；（4）交付与验收（时间、地点、运输方式、验收标准及流程）；（5）双方权利义务（如质量保证、售后服务、保密义务等）；（6）违约责任（违约情形、赔偿范围、违约金计算方式等）；（7）争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；（8）合同生效条件及附件清单（如技术协议、订单确认书等）。负责部门/人：销售代表主导，销售经理审核。输出成果：《销售合同（初稿）》。步骤2：内部多维度审查——合规风控，全面把关操作内容：合同初稿需依次通过业务、法务、财务部门审查，保证条款无遗漏、无风险。业务部门审查（销售经理*）：核对标的物信息与客户需求是否一致，交付时间、数量是否与生产/库存计划匹配，价格是否符合企业定价政策，特殊条款（如定制化需求、售后服务承诺）是否具备可执行性。法务部门审查（法务专员*）：重点审查合同主体资格（客户营业执照、授权委托书等是否齐全有效）、条款合法性（是否符合《民法典》《产品质量法》等法律法规）、权利义务对等性（是否存在单方面加重企业责任的条款）、违约责任明确性（是否涵盖逾期付款、质量不合格、延迟交付等情形）、争议解决方式约定是否清晰（如明确由企业所在地法院管辖）。财务部门审查（财务经理*）：审查价款计算是否准确，支付方式是否符合企业资金管理要求（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件），税费承担主体及计算方式是否合规，客户信用状况是否良好（如是否存在逾期未付款记录），是否需要设置担保条款（如质保金、履约保证金）。审查反馈：各部门需在收到初稿后2个工作日内出具书面审查意见，销售代表*汇总意见并与客户沟通修订，形成《合同修订记录表》（记录修订条款、原因及双方确认结果）。负责部门/人：销售经理、法务专员、财务经理*。输出成果：《合同审查意见汇总表》《合同修订记录表》。步骤3：合同谈判与修订——达成共识，形成终稿操作内容：谈判准备：销售代表*根据内部审查意见，梳理谈判重点（如价格调整、交付周期优化、违约责任细化等），准备谈判方案及备选方案。谈判执行：与客户就合同条款逐一沟通，明确分歧点，寻求双方接受的解决方案。对于重大分歧（如付款方式、违约金比例），需及时上报销售总监*协调决策。终稿确认：谈判达成一致后，销售代表*根据修订结果更新合同文本，形成《销售合同（终稿）》，并经双方授权代表签字确认（需提供授权委托书，明确授权范围）。负责部门/人：销售代表、销售总监（必要时参与）。输出成果：《销售合同（终稿）》（双方签字确认版）。步骤4：合同审批与签署——规范授权，正式生效操作内容：内部审批：根据合同金额及重要性，按权限逐级审批（例如：10万元以下由销售经理审批；10万-50万元由销售总监审批；50万元以上由总经理*审批）。审批流程需通过企业OA系统或纸质审批单完成，保证审批痕迹可追溯。签署盖章：审批通过后，由法务专员或销售代表安排合同签署。企业方需由法定代表人或其授权代理人签字并加盖企业公章或合同专用章；客户方需核对签字人身份及授权范围，保证其签字并加盖客户公章。合同一式多份（通常至少3份，双方各执1份，企业存档1份），每份均需加盖骑缝章。负责部门/人：销售代表、法务专员、行政部（盖章）。输出成果：正式签署的《销售合同》（双方各执原件）。步骤5：合同归档与履行跟踪——闭环管理，动态监控操作内容：归档管理：签署完成的合同原件由行政部统一归档，建立《合同台账》（记录合同编号、签约主体、标的金额、签订日期、履行期限、归档位置等信息），保证档案完整、查询便捷。履行跟踪：销售代表*作为合同履行第一责任人，需按合同约定跟踪交付进度、款项回收、验收情况等，及时向客户发送《发货通知》《验收确认函》等文件；财务部门根据合同约定开具款项结算凭证，跟踪回款情况；若出现履行异常（如客户延迟验收、逾期付款），需及时上报并启动争议解决程序。负责部门/人：行政部（归档）、销售代表*（履行跟踪）、财务部（回款管理）。输出成果：《合同台账》《履行情况跟踪表》。三、配套工具表单表1：销售合同基本信息表合同编号甲方（客户）名称甲方地址甲方联系人甲方联系方式乙方（企业）名称乙方地址乙方联系人乙方联系方式标的物名称规格型号单位数量单价（元）履行期限交付时间交付地点验收方式付款方式争议解决方式□协商□仲裁（机构：______）□诉讼（管辖法院：______）合同签订日期年月日生效条件表2：合同审查意见汇总表审查部门审查人审查日期审查要点审查意见处理结果（□同意□修订□否决）业务部门销售经理*2023–标的物需求匹配度定制化产品的交付周期需延长5天，需与客户确认修订法务部门法务专员*2023–违约责任条款原条款未约定“质量不合格的违约金计算方式”，建议补充“按合同总款的10%支付”修订财务部门财务经理*2023–付款方式客户信用评级为C级，建议预付款比例提高至30%，尾款留10%作为质保金修订表3：合同审批流程表流程步骤审批部门/人审批时限审批意见（□同意□补充说明□退回）审批日期业务初审销售经理*1个工作日法务复审法务专员*2个工作日财务复审财务经理*1个工作日最终审批销售总监/总经理1-3个工作日四、关键风险提示主体资格风险：未核实客户营业执照、授权委托书等文件，可能导致合同无效或无法追责。需保证签约客户为合法存续的企业，非分支机构签约需提供总公司授权。条款歧义风险：合同用语模糊（如“尽快”“合理时间内”），易引发履行争议。需使用明确、具体的表述（如“交付时间：2023年月日前”“验收时间：收货后7个工作日内”）。付款条件风险：未约定预付款、进度款比例，或未设置逾期付款违约责任，可能导致企业资金周转困难。建议根据客户信用等级设置差异化付款条件，明确逾期付款的滞纳金计算方式（如按日万分之五计算）。知识产权风险