建筑工程项目沟通联络函模板

建筑工程项目沟通联络函模板建筑工程项目涉及勘察、设计、施工、监理、建设单位等多方主体，工序交叉多、风险点密集，沟通联络函作为书面化的协调工具，是厘清责任、推动事项落地、防范纠纷的核心载体。一份逻辑清晰、要素完整的联络函，既能高效传递诉求，也能成为工程档案中重要的责任界定依据。本文结合工程实践，拆解联络函核心结构，并提供多场景模板参考，助力项目团队提升沟通效能。一、沟通联络函核心要素解析建筑工程沟通函需兼顾“法律合规性”与“工程实操性”，核心要素需围绕“事-责-求”逻辑展开：（一）标题：精准定位事项类型标题需直接体现函件核心诉求，格式建议为：[发函单位]关于[工程名称][事项类型]的沟通联络函示例：××建设集团关于××商业广场项目地下室防水设计变更的沟通联络函（二）发函/收函单位：明确责任主体发函单位：需标注全称（与合同主体一致）、项目部门/标段、联系人及电话（电话可留座机或短号，避免手机号）。收函单位：同样标注全称（如设计单位、监理单位、建设单位等），明确对接部门（如设计部、工程部）及联系人。（三）日期与编号：强化时效性与可追溯性日期：用汉字或阿拉伯数字标注（如二〇二四年三月五日或2024年3月5日），需与实际发函时间一致。编号：建议按“项目简称-年份-函件类型-序号”编制（如XX广场-2024-设变函-001），便于归档检索。（四）正文：逻辑闭环的“三段式”表达建筑工程函件正文需避免模糊表述，建议采用“背景说明-问题/需求阐述-请求/建议+回复要求”结构：1.背景说明：简述工程现状（如“我司负责的XX项目主体结构已施工至±0.000，按原设计要求需开展地下室防水施工”），或触发事项的原因（如“现场地质勘察发现地下水水位较地勘报告上升约X米”）。2.问题/需求阐述：聚焦工程痛点，需量化、具象化。例如：设计类：“原设计采用的SBS防水卷材（3mm厚）无法满足抗水压要求，现场试水试验显示渗漏点达X处”；进度类：“甲供材（XX型号钢筋）原计划3月1日进场，截至3月5日仍未到货，导致钢筋绑扎工序延误3天，后续混凝土浇筑节点面临滞后风险”。3.请求/建议+回复要求：基于合同条款或行业规范提出诉求，明确回复时限。例如：“恳请贵司于3个工作日内出具防水设计变更图纸，或书面回复优化方案；若逾期未回复，我司将按《建设工程施工合同》第X条约定，采取[临时措施]确保工期，相关费用由贵司承担。”（五）结尾与签署：体现正式性与权责结尾：常用“特此函达，盼复为荷！”“专此函请，望妥处为盼！”等表述，语气谦和但态度明确。签署：需加盖发函单位公章（或项目章，需符合用章规定），经办人签字并标注日期。（六）附件：补充关键证据涉及图纸、检测报告、会议纪要等支撑材料，需在函件中注明“附件：1.××检测报告（编号XXX）；2.××会议纪要（XX年XX月XX日）”，并随函附上原件或复印件。二、多场景沟通联络函模板示例结合建筑工程常见纠纷点与协作场景，提供5类高频函件模板，可根据项目实际调整：（一）设计变更沟通联络函（致设计单位）标题：××建设有限公司关于××产业园项目2#楼屋面排水系统设计变更的沟通联络函发函单位：××建设有限公司××产业园项目经理部收函单位：××建筑设计研究院有限公司设计部日期：2024年3月10日编号：XX产业园-2024-设变函-002正文：我司承建的××产业园2#楼主体结构已施工至屋面层（屋面标高+24.600m），按原设计（图纸编号：XX-____）要求，屋面排水采用檐沟外排方式。但现场实测屋面面积约1200㎡，檐沟排水坡度（1%）无法满足《屋面工程技术规范》（GB____）中“汇水面积＞1000㎡时，排水坡度不应小于2%”的要求，且檐沟材质（镀锌铁皮）经样板施工验证，抗腐蚀能力无法匹配本项目50年使用年限要求。为避免屋面渗漏风险，我司建议将排水方式调整为“内排+虹吸雨水斗”，屋面坡度调整为2%，檐沟材质更换为不锈钢板（厚度≥1.5mm）。上述变更涉及造价约增加XX万元，工期延长约5天（主要为雨水斗安装与管道预埋）。恳请贵司于2024年3月15日前出具正式设计变更图纸（或书面确认优化方案），以便我司同步调整施工计划。若逾期未回复，我司将按《建设工程设计合同》第X条约定，委托第三方设计单位出具深化图纸，相关费用及责任由贵司承担。附件：1.屋面实测数据记录表；2.檐沟样板腐蚀检测报告；3.虹吸排水方案示意图（结尾、签署略）（二）进度协调沟通联络函（致建设单位/甲供材供应商）标题：××建筑工程公司关于××市政道路项目沥青混凝土供应延误的沟通联络函发函单位：××建筑工程公司××市政道路项目经理部收函单位：××建设投资有限公司工程部（或××建材有限公司供应部）日期：2024年4月5日编号：XX市政-2024-进度函-003正文：我司负责的××市政道路项目K0+000~K2+000段基层已施工完成，按施工计划需于4月1日开始沥青混凝土下面层摊铺（设计厚度7cm）。截至4月5日，贵司（或贵司指定供应商）仍未供应AC-25C型沥青混凝土，导致摊铺工序延误5天，现场施工班组（××劳务队）20名工人、3台摊铺机处于窝工状态。根据《建设工程施工合同》（合同编号：XX-____）专用条款第X条约定，甲供材应于基层验收合格后2日内进场。现工期节点（4月15日前完成下面层摊铺）面临滞后风险，若延误超7天，将导致后续绿化、交安工程无法按计划招标。恳请贵司：1.于4月7日前明确沥青混凝土供应时间（需满足每日≥500吨的摊铺需求）；2.书面确认窝工费用（按合同约定的人工、机械台班单价计算）及工期顺延方案。（结尾、签署略）（三）质量问题整改沟通联络函（致施工分包单位/监理单位）标题：××工程监理有限公司关于××住宅项目3#楼二次结构砌筑质量问题的整改联络函发函单位：××工程监理有限公司××住宅项目监理部收函单位：××劳务分包有限公司××住宅项目部日期：2024年5月8日编号：XX住宅-2024-质改函-001正文：2024年5月7日，我部对3#楼3-5层二次结构砌筑工程进行巡检，发现以下质量问题：1.构造柱马牙槎留置不符合《砌体结构工程施工质量验收规范》（GB____）要求，3层西单元构造柱（GZ-3）马牙槎进退尺寸不足60mm，且未按“先退后进”原则施工；2.灰缝饱满度不达标，随机抽查10处灰缝，其中3处水平灰缝饱满度＜80%，2处竖向灰缝为瞎缝；3.拉结筋设置间距错误，设计要求间距500mm，现场实际间距为____mm，且部分拉结筋未伸入构造柱内。上述问题违反《施工承包合同》附件《质量技术要求》第X条约定，若不整改将影响结构整体性，存在渗漏、开裂风险。现要求贵司：1.于2024年5月12日前完成全部问题整改，整改完成后书面申请复检；2.提交整改方案（含整改措施、责任人、时间节点），并附整改前后影像资料。若逾期未整改或整改不合格，我司将按合同约定扣除相应工程款，并委托第三方单位整改，费用由贵司承担。（结尾、签署略）（四）款项支付沟通联络函（致建设单位）标题：××钢结构工程公司关于××体育中心项目钢结构工程进度款支付的沟通联络函发函单位：××钢结构工程公司××体育中心项目经理部收函单位：××体育产业发展有限公司财务部日期：2024年6月1日编号：XX体育-2024-款付函-001正文：我司承建的××体育中心钢结构工程（合同编号：XX-____）已完成以下工作：1.主馆钢结构桁架加工完成100%（共加工构件XX吨，检测合格率100%）；2.主馆钢结构安装完成80%（已完成桁架吊装、焊接，焊缝探伤检测合格，报告编号XX-____）；3.附属馆钢结构加工完成70%，安装完成50%。根据合同专用条款第X条约定，进度款按完成工程量的70%支付。截至2024年5月31日，我司已完成工程量对应造价为XX万元（附《进度款申报明细表》），累计已支付进度款XX万元，本次应付进度款XX万元。现恳请贵司于2024年6月15日前完成进度款审核与支付，以便我司支付材料款、劳务工资，保障后续施工（如附属馆钢结构吊装、屋面檩条安装）顺利推进。（结尾、签署略）（五）安全隐患告知函（致施工单位/监理单位）标题：××建设工程安全监督站关于××地铁项目深基坑施工安全隐患的告知函发函单位：××建设工程安全监督站收函单位：××轨道交通建设有限公司××地铁项目经理部日期：2024年7月3日编号：XX安监-2024-隐患函-005正文：2024年7月2日，我站对××地铁项目区间隧道深基坑（编号JK-003，开挖深度18m）施工进行安全检查，发现以下隐患：1.基坑边坡局部坍塌（坍塌范围约5㎡，位于东侧边坡K1+200~K1+205段），未及时采取回填或支护加固措施；2.降水井（编号JS-008）抽水设备故障，已停止运行24小时，坑底积水深度达300mm，存在流沙、管涌风险；3.临边防护缺失，基坑周边（长度约20m）未设置防护栏杆，且未悬挂警示标识。上述隐患违反《建筑施工安全检查标准》（JGJ____）第X条、《危险性较大的分部分项工程安全管理规定》（住建部令第37号）要求，若不立即整改，可能引发坍塌、淹溺等事故。现责令贵司：1.立即停止深基坑危险作业，撤离现场作业人员；2.于2024年7月5日前完成边坡加固、降水设备维修、临边防护设置；3.整改完成后向我站提交《安全隐患整改报告》，经复查合格后方可复工。（结尾、签署略）三、撰写与使用注意事项（一）事实描述：“时空人事物”五要素闭环函件中涉及的事件需明确时间（×年×月×日×时）、地点（×项目×标段×部位）、人物（责任单位/经办人）、事件（做了什么/没做什么）、事物（涉及材料、设备、图纸等），避免模糊表述。例如：“2024年3月1日9时，XX项目B区地下室底板混凝土浇筑时，甲供的C30商品混凝土（批次号XX）坍落度实测值为120mm（设计要求180±20mm），导致混凝土无法泵送，现场施工暂停2小时。”（二）诉求表达：“有理有据有节”有理：引用合同条款（如《建设工程施工合同》第X条）、规范标准（如《混凝土结构工程施工质量验收规范》GB____）作为依据；有据：附检测报告、会议纪要、影像资料等证据；有节：诉求需合理，避免漫天要价或过度索赔（如工期顺延需结合实际延误天数，费用索赔需提供详细计算依据）。（三）语言风格：“专业简洁+去情绪化”避免使用“贵司严重违约”“拒不配合”等情绪化表述，改用“贵司未按合同约定履行义务”“截至发函日，相关事项尚未推进”等客观表述；工程术语需准确（如“旁站监理”“见证取样”），但需避免生僻缩写（如将“建筑信息模型”写为BIM时，首次出现需注明全称）。（四）留痕管理：“一函一档+双渠道送达”存档：每份函件需留存原件（纸质/电子），并与对应的合同条款、证据材料归档；送达：建议通过EMS（注明“沟通联络函”及函件主题）+现场签收双渠道送达，留存快递单、签收记录作为送达凭证。四、应用建议：从“被动函件”到“主动管理”1.前置沟通，减少函件使用：重大事项（如设计变更、款项支付）发函前，先通过会议、电话沟通，明确双方诉求后再发函固化共识，避免函件成为“矛盾激化工具”。2.动态更新模板库：项目团队可