企业文件存档管理规范

企业内部文件存档管理规范一、规范适用范围与核心目标本规范适用于企业各部门在运营过程中产生的各类纸质及电子文件的存档管理，涵盖制度文件、合同协议、项目资料、会议纪要、人事档案、财务凭证等类型。核心目标是通过标准化管理，保证文件完整性、安全性及可追溯性，提升信息检索效率，规避因文件丢失或管理混乱导致的风险，同时满足内部审计、合规检查及长期运营需求。二、文件存档全流程操作指南第一步：文件分类与编码分类标准按来源：分为内部文件（如部门制度、工作报告）、外部文件（如客户合同、函件）。按性质：分为管理类（如人事任免、流程规范）、业务类（如项目方案、销售合同）、支撑类（如财务报表、审计报告）。按密级：分为公开级（可全员查阅）、内部级（部门内查阅）、保密级（需审批查阅）。编码规则文件编号统一为“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”，示例：部门代码：HR（人事）、FI（财务）、MK（市场）、OP（运营）；文件类型代码：ZD（制度）、HT（合同）、XM（项目）；示例：OP-ZD-2023-001（运营部2023年第1号制度文件）。第二步：归档材料准备完整性检查纸质文件需包含正本、附件、审批单（如《文件审批表》），保证签字、盖章齐全，无缺页、涂改；电子文件需为最终定稿版本（非草稿），格式为PDF/Word/Excel等通用格式，命名包含文件编号及标题（如OP-ZD-2023-001_运营部文件管理制度.pdf）。材料清单必备材料：文件本体、审批表、电子版（如有）、相关附件（如会议纪要需附参会人员名单）。第三步：提交与审核提交主体：文件形成部门/责任人需在文件生效后3个工作日内完成归档提交。审核流程：部门初审：部门负责人核对文件完整性、合规性，签字确认；档案终审：档案管理员（如专员）检查分类、编码是否符合规范，不符合则退回修改，符合则登记存档。第四步：存储管理纸质文件存储装订：使用不锈钢夹或胶装装订，避免使用易腐材料（如塑料夹）；标签：档案盒侧面标注“文件编号-文件名称-年度-部门”，正面粘贴《档案盒内文件清单》；存放：按“年度-部门-分类”顺序存放于档案柜，环境需干燥、通风、防火、防虫，温度控制在14-24℃，湿度45-60%。电子文件存储存储路径：企业服务器指定目录（如\\服务器名\档案管理\2023\运营部\制度文件）；备份：每日增量备份、每周全量备份，重要文件需异地备份（如加密云盘）；权限管理：按密级设置查阅权限（如保密级仅部门负责人及档案管理员可访问）。第五步：借阅与使用借阅流程内部文件：填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批后，档案管理员登记借阅信息（借阅人、借阅时间、归还期限）；保密级文件：需经分管领导（如总监）审批，借阅时由档案管理员陪同，不得带出办公区域。使用规范借阅期限：一般文件不超过5个工作日，保密级不超过3个工作日，到期需续借需重新申请；禁止行为：不得涂改、复制、外传文件（经审批的除外），电子文件不得另存本地或发送至外部邮箱。第六步：到期处理保管期限：根据文件类型确定保管期限（如制度文件长期保存，项目资料保存至项目结束后5年，财务凭证保存10年）。销毁流程：鉴定：档案管理员会同相关部门对到期文件进行鉴定，确认无保存价值后，编制《文件销毁清单》；审批：经部门负责人及分管领导签字确认；执行：纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件彻底删除并备份销毁记录，监销人签字确认，销毁记录保存2年。三、常用存档管理表单模板表1：文件归档登记表文件编号文件名称分类密级形成部门责任人归档日期存放位置（柜号/路径）备注OP-ZD-2023-001运营部文件管理制度管理类内部级运营部经理2023-03-15A柜-01-03含审批单FI-HT-2023-012与公司采购合同业务类保密级财务部专员2023-04-02B柜-05-12（加密）附扫描件表2：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅文件名称及编号借阅原因借阅期限审批人（部门）审批人（分管领导）档案管理员签字借阅日期归还日期备注职员市场部MK-XM-2023-005_推广方案项目汇报参考2023-05-10至2023-05-15主管总监专员2023-05-10-电子借阅表3：文件销毁审批表文件名称及编号销毁原因保管期限数量（份/份）鉴定人部门负责人意见分管领导意见销毁执行人监销人销毁日期备注HR-2022-006_离职人员名单保管期限已满3年15专员同意同意助理经理2023-05-20纸质销毁四、存档管理关键注意事项密级管控：保密级文件需单独存放，电子文件加密管理，借阅需严格审批，严禁非授权人员查阅。及时归档：文件生效后3日内完成归档，避免因延迟导致文件丢失或损坏，项目类文件需在项目结束后1个月内完成归档。完整性保障：纸质文件需保证审批手续齐全，电子文件需与纸质版本一致，禁止只归档电子版或纸质版。电子文件安全：定期检查服务器存储状态，备份文件需加密保存，防止病毒攻击或数据泄露，重要电子文件需唯一标识码（如MD5值）。纸质文件保护：避免阳光直射、潮湿环境，定期检查档案柜防虫措施，损坏文件需及时修复或复印替代。借阅责任追溯：借阅人需对文件完好负责，归还时档案管理员需检查文件状态，如有损坏或丢失，按《企业资产管理办法》