沟通会议记录模板

适用场景说明会议记录全流程操作指南一、会前准备：奠定记录基础明确会议核心信息提前获取会议通知，确认会议主题、目的、时间、地点、主持人及参会人员范围。若会议有特定议程，需提前熟悉议程内容，明确记录重点（如需讨论的关键问题、需决策的事项）。准备记录工具根据会议性质选择记录方式：电子版可提前在文档中搭建模板框架（含会议基本信息、议程、讨论区等）；纸质版可打印模板表格，携带笔或速记工具。若会议涉及复杂数据或方案，可准备相关材料复印件辅助记录。与主持人沟通确认对于重要会议，可提前与主持人沟通，知晓会议需重点关注的环节、需特别记录的发言人（如部门负责人、项目负责人），保证记录方向与会议目标一致。二、会中记录：捕捉关键信息记录基础信息会议开始后，首先填写模板中的“会议基本信息”部分，包括会议名称、具体时间（精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（全名或部门+姓名，缺席人员需注明原因）。按议程逐项记录依据会议议程顺序，逐项记录讨论内容：讨论要点：记录每位发言人的核心观点（用“某部门某职位+姓名：……”格式，如“销售部主管*经理：客户反馈主要集中在产品交付周期，建议优先优化供应链流程”），避免冗长描述，提炼关键词。争议与共识：对讨论中的不同意见需客观记录（如“技术部认为需3个月完成开发，市场部建议压缩至2个月，双方未达成一致”），最终形成的共识或结论需明确标注。临时议题：会议中新增的临时议题，需单独记录议题名称、讨论要点及结论。聚焦决议与待办对会议中形成的决议（如“同意调整Q3营销预算分配”）、待办事项（如“需在X月X日前完成客户调研报告”）重点记录，明确事项内容、负责人、完成时限，避免模糊表述（如“尽快完成”需替换为“X月X日前完成”）。三、会后整理：完善与确认梳理与补充会议结束后2小时内，根据会议记录初稿补充遗漏信息（如未记录的发言要点、数据细节），核对决议和待办事项的准确性（负责人、时间、内容是否与会议结果一致）。提交审核将整理后的会议记录提交给主持人或相关负责人审核，保证记录内容客观、完整，无关键信息遗漏或偏差。根据审核意见修改后，形成最终版会议记录。分发与存档在会议结束24小时内，将最终版会议记录分发给所有参会人员及相关部门负责人（可通过企业内部通讯工具或邮件发送，需标注“会议记录-保密”字样）。同时按公司规定将电子版或纸质版会议记录存档（存档路径建议按“年份-月份-会议类型”分类，便于后续查阅）。会议记录模板（含填写示例）一、会议基本信息项目内容会议名称市场部Q3工作推进会会议时间2023年X月X日14:00-15:30会议地点3号会议室（线上会议：腾讯会议X）主持人*经理记录人*助理参会人员主管、专员、专员、专员（共5人）缺席人员及原因*主管（因客户拜访，已提前提交书面意见）会议主题总结Q2工作，讨论Q3工作计划及跨部门协作需求二、会议议程与讨论记录序号议程项发言人/部门讨论要点决议/结论1Q2工作总结汇报*主管Q2完成活动3场，销售额达成目标的85%，主要未达标原因为竞品促销活动冲击。-Q2工作整体符合预期，竞品应对策略需优化（详见附件1）。2Q3工作计划讨论*专员建议重点推进“新品上市”和“老客户复购”两大活动，预算需增加5万元。-同意Q3聚焦两大活动，预算调整方案由*专员于X月X日前提交财务部审核。3跨部门协作需求确认*专员（技术部）新品上市需技术部配合完成产品页面优化，需在7月15日前上线。-技术部负责页面优化，*专员对接需求，7月10日前确认具体排期。4其他事项*经理下次会议增加“客户反馈专题”环节，需提前收集近期客户投诉及建议。-各部门于下次会议前3天提交客户反馈汇总表，由*专员整理。三、待办事项清单序号任务描述负责人完成时间备注（如所需资源、协作部门）1提交Q3预算调整方案*专员X月X日需财务部、*经理审批2确认新品页面优化排期*专员（技术部）7月10日对接市场部*专员，明确需求细节3收集并整理客户反馈汇总表各部门负责人下次会议前3天按产品类别分类，标注高频问题记录要点与注意事项一、客观中立，避免主观评价记录需忠实反映会议内容，不添加个人观点或情绪化描述（如“经理的方案不合理”应改为“经理提出方案需优化成本”）。对争议性内容，需平衡记录各方观点，不偏袒任何一方。二、突出重点，简化冗余信息聚焦“决议、待办、争议”三类关键信息，对一般性讨论可提炼核心观点（如“讨论了活动形式”可简化为“确定采用线上+线下结合形式”），避免逐字记录导致信息冗余。三、及时整理，保证信息时效性会后尽快整理记录，趁记忆清晰时补充细节，避免因间隔过长导致信息遗漏。重要会议的记录需在24小时内完成审核与分发，保证相关人员及时获取信息。四、规范格式，便于查阅存档统一使用模板格式，表格结构清晰、字段完整（如待办事项必须包含“负责人”和“完成时间”