公司档案管理考核细则

公司档案管理考核细则为规范公司档案管理工作，提升档案资源利用效率，保障档案安全完整，结合公司实际运营需求，特制定本考核细则。本细则适用于公司各职能部门及承担档案管理职责的岗位人员，旨在通过科学的考核机制，推动档案管理工作标准化、规范化开展。一、考核内容与标准（一）档案收集工作在档案收集环节，各部门需于业务事项办理完毕后及时完成资料收集（具体时限参照《公司档案管理办法》对应业务类别要求）。重点考核以下内容：档案收集的完整性：业务全流程资料（如合同审批单、项目验收报告、会议纪要等）是否齐全，有无重要文件缺失；移交的及时性：是否按规定时间向档案管理部门移交档案，延迟移交需说明合理事由并经审批。（二）档案整理与编目档案整理需严格遵循《归档文件整理规则》及公司档案分类方案，确保规范化管理。考核要点包括：分类准确性：档案类别（如行政类、业务类、财务类等）划分是否清晰，有无跨类、错类情况；编目规范性：档号编制、文件目录著录（如题名、日期、页数等）是否准确完整，检索工具（电子目录、纸质索引）是否便于查阅；装订与装具：纸质档案装订是否牢固、无破损，装具（档案盒、卷皮）是否符合规格，标识标签是否清晰规范。（三）档案保管与防护档案保管环境需满足安全要求，保障档案实体与信息安全。考核内容涵盖：库房管理：档案库房温湿度是否符合《档案库房技术管理暂行规定》（温度14-24℃，相对湿度45%-60%），防潮、防火、防盗、防虫、防光等防护措施是否到位；档案实体安全：纸质档案有无霉变、虫蛀、破损，电子档案存储介质（硬盘、光盘等）是否定期检测、备份，有无数据丢失风险；档案调阅登记：档案借出、归还是否严格履行登记手续，借阅期限内是否按时归还，有无擅自涂改、抽取档案行为。（四）档案利用服务档案管理部门需为公司经营决策、业务开展提供高效利用服务，考核标准如下：响应效率：收到档案查阅/借阅申请后，是否在1个工作日内完成审核（特殊档案需审批的除外），并提供档案服务；利用效果：是否根据需求提供精准档案支持（如审计、项目复盘时的资料调取），有无因档案缺失或错误导致业务延误；利用反馈：是否定期收集利用部门的反馈意见，针对问题及时优化服务流程。（五）档案安全与保密管理档案涉及公司商业秘密、员工隐私等重要信息，需严格落实安全保密要求。考核重点为：保密制度执行：档案管理人员是否严格遵守保密规定，有无违规泄露档案信息的行为；应急处置：是否制定档案安全应急预案（如火灾、系统崩溃等），并定期开展演练，确保突发情况下档案安全。（六）制度与责任落实各部门及档案管理人员需严格执行《公司档案管理办法》等制度，考核内容包括：岗位责任：档案管理岗位人员是否清晰职责，有无推诿、失职行为；培训与学习：是否参加公司组织的档案管理培训，对新出台的档案政策、技术规范（如电子档案归档要求）是否及时掌握并应用；台账管理：是否建立档案管理工作台账（收集移交、借阅登记、设备维护等），台账记录是否真实、完整。二、考核方式与周期（一）考核方式1.定期检查：每季度末由档案管理部门联合行政、审计等部门开展专项检查，对照考核标准逐项评分；2.不定期抽查：针对重点部门、高风险档案（如合同、财务档案），由档案管理部门随机抽查，核实管理现状；3.部门自评与交叉互评：各部门每半年开展档案管理自评，同时参与跨部门交叉互评，分享经验并指出问题；4.利用反馈评估：通过查阅利用登记、收集业务部门反馈，评估档案服务的满意度与实效性。（二）考核周期季度考核：每季度最后一个月下旬完成，重点考核日常管理规范性；年度考核：每年12月结合季度考核结果、年度档案工作目标完成情况进行综合评定。三、考核结果应用（一）绩效挂钩考核结果纳入部门及个人绩效考核体系：考核得分≥90分（优秀）：部门及个人在绩效考核中加分，优先推荐评优评先；80分≤得分＜90分（良好）：绩效等级为“良”，按公司制度享受对应奖励；60分≤得分＜80分（合格）：绩效等级为“合格”，需针对薄弱环节整改；得分＜60分（不合格）：绩效等级为“不合格”，部门负责人需向公司提交整改报告，个人需接受档案管理专项培训。（二）奖惩措施奖励：对档案管理工作表现突出的部门或个人，给予通报表扬、奖金激励或职业发展推荐；对在档案利用中为公司避免重大损失、创造显著价值的，额外给予专项奖励。惩处：因档案管理不善导致文件丢失、泄密、业务延误的，视情节轻重给予部门负责人及直接责任人警告、罚款、调岗等处罚；造成重大损失的，依法依规追究责任。（三）整改与提升考核不合格的部门或个人，需在15个工作日内提交整改方案，档案管理部门跟踪整改效果。连续两次考核不合格的，调整档案管理岗位人员，或对部门分管领导进行问责。四、附则1.本细则由公司档案管理部门负责解释，未尽事宜参照