企业人事档案归档管理模板

企业人事档案归档管理通用模板一、适用范围与应用场景新员工入职建档：员工正式入职时，收集基础信息并建立初始档案；在职信息变更：员工岗位调整、薪资变动、学历提升、培训经历等动态信息更新；离职档案移交：员工离职时办理档案交接，保证档案完整性和连续性；年度档案核查：定期对现有档案进行整理、核对与补充，保障档案信息时效性；企业资质申报/审计：配合外部检查或内部管理需求，提供标准化档案材料。二、档案归档操作流程（一）信息收集与材料准备明确收集范围：根据员工身份（在职/离职/试用期）及档案类型（基础档案、动态档案、专项档案），确定需收集的材料清单（见“三、档案模板表格”中各模块对应内容）。材料完整性检查：保证收集的材料无缺页、无涂改，关键信息（如证件号码号、合同期限）准确无误，必要时要求员工或相关部门补充签字确认。（二）档案信息录入与填写选择对应模板：根据员工情况，选择“新员工档案登记表”“在职员工动态信息更新表”或“离职员工档案交接表”等基础模板。规范填写信息：基础信息（姓名、性别、出生日期等）需与证件号码、入职材料一致；动态信息（岗位变动、培训记录等）需注明变更日期、审批人及依据文件（如《岗位调整审批单》）；专项信息（奖惩记录、劳动合同等）需附相关证明材料复印件，并注明“与原件核对一致”及经办人签字。（三）审核与校对部门初审：由员工所在部门负责人审核档案信息的真实性（如岗位职责、工作经历），保证与实际工作内容相符。人事部复核：人事专员对档案的完整性、规范性进行全面检查，重点核对：必填项是否无遗漏；信息逻辑是否一致（如入职时间与合同起始时间是否匹配）；证明材料是否齐全（如学历证需附复印件，并加盖“与原件核对一致”章）。审批确认：复核通过后，由人事部负责人签字确认，档案正式生效；若存在问题，退回原部门或员工重新补充材料。（四）分类整理与编号档案分类：按“在职-离职-试用期”三大类划分，每类下再按部门、入职时间细分（如“在职-市场部-2023年入职”）。档案编号：采用“部门代码-入职年份-流水号”规则（如“MKT-2023-001”），其中部门代码可自定义（如MKT代表市场部，HR代表人事部），流水号按年度从001开始连续编排，保证编号唯一性。材料排序：档案内材料按“基础信息-合同文件-动态记录-证明材料”顺序排列，首页附《档案目录》（模板见附件1），注明材料名称、页码及份数。（五）归档保存与调阅存储管理：纸质档案：装入统一档案袋（标注编号、员工姓名、部门），存放于带锁档案柜，按编号顺序排列；电子档案：扫描纸质材料（保证清晰可读），按编号分类存储于企业内部服务器，设置“查阅-修改-删除”三级权限，仅人事专员及授权人员可操作。调阅流程：内部调阅：需填写《档案调阅申请表》（模板见附件2），经部门负责人及人事部负责人签字后，由人事专员陪同查阅，查阅后立即归位；外部调阅：需凭单位介绍信及法定手续，经企业分管领导审批，由人事专员负责提供复印件并加盖公章，原件不外借。三、档案模板表格附件1：人事档案目录序号材料名称页码份数备注（如原件/复印件）1新员工入职登记表1-21原件2证件号码复印件31加“与原件核对一致”章3劳动合同4-81原件4岗位调整审批单91原件……………附件2：新员工档案登记表（基础信息模块）基本信息动态信息姓名明（曾用名：华）入职日期2023-10-08性别男试用期期限2个月民族汉转正日期2023-12-08出生年月1995-05-12现任岗位市场专员政治面貌群众岗位职责简述负责市场推广活动执行证件号码号310直接上级张经理（市场部）学历大学本科联系方式5678（内部号）毕业院校及专业XX大学市场营销专业紧急联系人李女士（母亲）健康状况良好紧急联系人电话1399012（内部号）附件3：在职员工动态信息更新表（示例：岗位变动）员工姓名*明原岗位市场专员新岗位高级市场专员变动日期2024-03-01变动类型岗位晋升审批人王总变动原因年度考核优秀，符合晋升条件新岗位职责负责区域市场策略制定及团队管理附件《岗位调整审批单》（编号：ZT202403001）备注薪资同步调整，详见《薪资调整通知单》附件4：离职员工档案交接表员工信息交接信息姓名*明离职日期2024-06-30部门市场部档案编号MKT-2022-015岗位高级市场专员移交人*明（员工签字）入职日期2022-07-15接收人刘芳（人事专员签字）离职原因个人原因监交人张经理（部门负责人签字）档案清单1.劳动合同（原件）2.离职申请表（原件）3.培训记录复印件4.绩效考核表（2022-2024年度）交接日期2024-06-30四、使用与管理要点（一）信息准确性保障员工基本信息变更（如联系方式、学历）时，需在变更后3个工作日内提交《信息更新申请表》及相关证明材料，人事部审核后同步更新档案；每年12月开展“档案年度核查”，由人事部牵头，各部门配合核对在职员工档案信息，保证“人档一致”。（二）保密与安全要求人事档案属于企业内部敏感信息，接触档案人员需签订《保密协议》，严禁擅自复制、外传或泄露档案内容；纸质档案存放环境需防火、防潮、防虫，电子档案定期备份（每月1次），防止数据丢失或损坏。（三）档案更新与维护动态信息（如培训、奖惩）发生后，相关部门需在5个工作日内将材料移交人事部，保证档案信息实时性；对于离职员工档案，应在离职手续办结后1个月内完成归档，单独存放并标注“已离职”，保管期限至离职后5年（法律法规另有规定的除外）。（四）规范与合