企业沟通纪要记录模板及跟进系统

适用场景：哪些沟通需要这份纪要？在企业日常运营中，以下场景需通过标准化纪要记录关键信息并跟进落实：部门例会：周/月度工作总结、计划对齐，明确任务分工；项目推进会：跨部门协作项目进度同步、问题讨论、决策确认；跨部门协调会：资源调配、流程优化等需多方协作事项的共识达成；问题研讨会：突发问题分析、解决方案制定及责任划分；决策评审会：重要方案、政策、预算等事项的审议结果记录。操作流程：从会前到跟进的全步骤指南一、会前准备：让沟通更聚焦高效明确会议目的与议题召集人需提前确定会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决生产部与供应链部协作瓶颈”），并列出具体议题（建议不超过5个，避免发散）。示例议题：①上周任务完成情况复盘；②新产品上线推广方案讨论；③客户投诉问题处理进展同步。确定参会人员与分工根据议题邀请相关决策人、执行人及必要支持人员（如涉及财务议题需财务部*经理参会），提前3天发送会议通知，明确时间、地点、议程及需提前准备的资料（如数据报表、方案初稿）。指定记录人（建议由熟悉业务且具备归纳能力的人员担任），提前准备会议签到表、纪要模板。准备会议物资确认会议室设备（投影仪、麦克风、白板）、纸质签到表、纪要模板，或准备线上会议工具（如腾讯会议、钉钉）的共享文档功能，方便实时记录。二、会中记录：关键信息不遗漏记录基本信息会议开始后，记录人需第一时间填写会议基础信息：会议名称（如“2023年Q3营销方案评审会”）；时间（年/月/日上/下午时分-时分）；地点（会议室A/线上会议）；主持人（总监）、记录人（专员）；参会人员（经理、主管、*专员等，标注“缺席”及原因）；会议类型（例会/项目会/决策会）。聚焦核心内容：讨论、决议、行动项讨论内容：按议题顺序记录关键发言要点，避免逐字记录，提炼共识与分歧。示例：议题1：上周任务完成情况*经理：销售部目标完成率85%，主要因华东区物流延迟导致3个订单未交付（附数据表）。*主管：生产部已协调物流部优化路线，本周内解决剩余订单问题。决议事项：对讨论结果达成一致的意见需明确标注，避免模糊表述。示例：决议：同意将华东区物流合作方从A公司更换为B公司，*经理负责3日内完成合同签订。行动项：这是纪要的核心，需包含“任务描述、负责人、截止日期、完成状态”，格式建议为：序号任务描述负责人截止日期完成状态备注1提交Q3营销方案最终版（含预算）*经理2023/7/15未开始需财务部审核预算2解决华东区物流延迟问题*主管2023/7/10进行中每日17:00同步进度实时确认与补充记录过程中，对存疑信息（如数据、责任人、时间节点）及时向主持人或发言人确认，避免会后反复核对。使用“待确认”标注不确定内容，会后24小时内补充完整。三、会后整理：让纪要更规范清晰整理与审核会议结束后2个工作日内，记录人整理纪要初稿，重点检查：行动项是否包含“任务、负责人、截止日期”三要素；决议事项是否明确无歧义；语言是否简洁（避免口语化，如“大概”“可能”改为“预计”“需进一步确认”）。将初稿提交主持人审核，确认无误后标注“最终版”，并同步给所有参会人员。分发与归档通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）分发纪要，要求参会人员阅读后回复“已阅”，未回复者由记录人单独提醒。将最终版纪要（含附件，如数据报表、方案文档）按“年-月-会议类型”分类归档至企业共享服务器（如“企业文件-会议纪要-2023年7月”），保存期限不少于2年。四、跟进落实：保证行动项闭环建立跟踪机制记录人作为跟进人，每周更新行动项完成状态（通过共享文档或项目管理工具，如飞书多维表格、Trello），标注“已完成/进行中/逾期/需延期”。对于逾期任务，提前1天提醒负责人；若需延期，需说明原因及新截止日期，由主持人审批后更新。定期复盘在下次例会中，优先回顾上次会议行动项完成情况，对未完成项分析原因（如资源不足、跨部门协作不畅），并明确下一步措施。每月对高频未完成行动项进行复盘，优化流程或责任分工，避免同类问题重复出现。纪要模板：标准化记录框架企业内部沟通纪要会议基本信息会议名称会议时间年月日时分-时分会议地点会议室A/线上会议（腾讯会议号：X）主持人记录人参会人员（标注“缺席”及原因，如：*主管—因出差未能参会）会议类型□例会□项目会□协调会□研讨会□决策会会议议程与讨论内容议题1：______________________讨论要点：1.2.决议事项：行动项：序号12议题2：______________________讨论要点：1.2.决议事项：行动项：序号1（可根据议题数量增减表格行数）下一步计划（需明确下次会议时间/重点跟进事项，如：下次例会时间：2023/7/2014:00，重点议题：Q3营销方案执行复盘）附件清单（如：Q3营销方案初稿、华东区物流数据报表等）分发范围（主持人、所有参会人员、相关领导，如：总经理办公室、人力资源部）记录人签字________________审核人签字________________日期年月日关键提示：让纪要发挥最大效力的要点避免“流水账”式记录：聚焦“讨论了什么、决定了什么、谁去做、何时完成”，而非详细发言过程。行动项可量化、可检查：任务描述避免“尽快”“尽快完成”，改为“7月15日前提交方案最终版（含预算明细）”。明确责任主体：每个行动项需指定唯一负责人，避免“相关部门负责”的模糊表述。跟进要