合同管理与审查标准流程

合同管理与审查标准流程工具指南一、适用业务场景与协作范围本流程适用于企业各类业务合同的全生命周期管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。涉及部门包括业务发起部门（如市场部、采购部）、法务部门、财务部门、分管领导及管理层，覆盖合同从需求提出到履行完毕的各环节，保证合同签订的合规性、风险可控性及业务高效性。二、标准操作流程详解（一）合同需求发起与立项操作内容：业务部门根据实际业务需求（如合作方接洽、项目启动等），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、合作方基本信息、预计金额、主要条款框架（如标的、履行期限等），并附上合作方资质初步证明材料（如营业执照复印件、授权书等）。责任部门/角色：业务经办人、业务部门负责人输出成果：《合同立项申请表》（含附件）（二）合同文本起草操作内容：业务部门根据立项审批通过的内容，组织起草合同文本，优先使用企业标准化合同模板；无模板时，需参考行业通用范本，保证核心条款完整。合同文本应包含以下核心要素：合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息）；合同标的（名称、型号、规格、数量等）；权利义务（双方主要职责、履行方式、地点、期限）；价款及支付方式（金额、币种、支付条件、发票类型等）；验收标准与方式（如适用）；违约责任（违约情形、赔偿范围、争议解决方式）；保密条款（如涉及敏感信息）；合同生效与终止条件；其他双方约定事项。责任部门/角色：业务经办人、业务部门负责人输出成果：合同初稿（含电子版及纸质版签字版）（三）多部门协同审核操作内容：业务部门初审：业务部门负责人对合同内容的真实性、准确性、完整性进行审核，重点核对需求与条款的一致性，保证无业务逻辑漏洞。法务部门审核：法务部门对合同的法律合规性、条款严谨性进行审核，重点包括：主体资格（合作方是否具备签约资质、是否超范围经营）；条款合法性（是否存在违反法律法规的约定，如格式条款是否公平）；权利义务对等性（是否存在明显加重己方责任、减轻对方责任的情形）；争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确、有效）；风险提示（对潜在法律风险提出修改建议）。财务部门审核：财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，重点包括：价款合理性（是否符合市场价格、预算规定）；支付方式（资金安排是否合理，是否影响企业现金流）；税费承担（发票类型、税率是否符合税务规定）；履约保证金/质保金（约定是否明确，是否纳入财务监控）。责任部门/角色：业务部门负责人、法务审核人、财务审核人*输出成果：《合同审核意见表》（各部门签字确认）（四）最终审批与签署授权操作内容：综合各部门审核意见后，业务部门修改合同文本，形成终稿，按企业审批权限逐级报批：金额低于[具体金额，如10万元]：由业务部门负责人、法务负责人、财务负责人联合审批；金额[具体金额，如10万-50万元]：增加分管领导审批；金额高于[具体金额，如50万元]：需提交总经理/总经理办公会审批。审批通过后，由授权代表（法定代表人或其授权人）签署合同，签署时需核对对方签约主体信息及授权权限，保证签字人持有有效授权委托书。责任部门/角色：业务经办人、分管领导、总经理、授权签署人输出成果：审批通过的合同终稿、签署授权书（五）合同签署与用印管理操作内容：合同签署一式[份数，如四份]（双方各执[份数，如两份]，企业留存原件[份数，如两份]，其中一份交财务部门备案，一份交法务部门归档）。企业用印前，由行政/综合管理部门核对合同文本与审批版本的一致性，检查签署页完整性（双方签字/盖章、日期齐全），确认无误后加盖企业合同专用章或公章（严禁用部门章代替）。签署完成后，业务部门在[时限，如2个工作日]内将对方签章的合同原件收回，同步在合同管理系统（如有）中登记合同状态为“已签署”。责任部门/角色：行政/综合管理部门、业务经办人输出成果：已签署的合同原件、合同管理系统登记记录（六）合同履行跟踪与归档操作内容：履行跟踪：业务部门作为合同履行主责部门，建立《合同履行台账》，实时记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对可能出现的履约风险（如对方延迟交货、质量不达标）及时预警，并协同法务、财务部门制定应对措施。验收与结算：合同履行完毕后，业务部门组织验收（如需），出具《验收合格证明》，提交财务部门作为付款依据；财务部门根据合同约定及验收单办理结算手续。归档管理：合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同正本、审批文件、审核意见表、履行记录（如验收单、付款凭证）等全套资料，交档案管理部门统一归档。归档资料需按“一合同一档”原则整理，编号规范（如“年份-部门-合同序号”），保存期限符合档案管理规定（一般为[年限，如10年]，重要合同长期保存）。责任部门/角色：业务经办人、财务部门、档案管理部门*输出成果：《合同履行台账》、《验收合格证明》、合同档案（电子+纸质）三、配套工具表格模板（一）合同基本信息登记表合同编号合同名称签约主体（甲方/乙方）合同类型合同金额（元）履行期限签署日期业务经办人*归档状态（二）合同审核意见表审核部门审核要点审核意见（通过/修改/不通过）修改建议（如适用）审核人*审核日期业务部门内容完整性、业务逻辑法务部门法律合规性、条款严谨性财务部门财务条款、资金风险（三）合同审批流程记录表审批节点审批人*审批意见（同意/否决/补充说明）审批时间备注业务部门负责人法务负责人财务负责人分管领导总经理四、关键风险控制要点（一）法律合规风险合作方资质审核：签约前需核实合作方的营业执照、相关资质证书（如行业许可证）、授权委托书（非法定代表人签署时），保证其具备履约能力，避免与无资质主体签约。争议解决条款：优先约定企业所在地法院管辖或明确仲裁机构，避免约定模糊导致争议无法有效解决。（二）条款完整性风险合同核心要素缺失：保证标的、数量、价款、履行期限、违约责任等必备条款完整，避免因条款歧义引发争议。授权风险：对方签约人需提供有效授权委托书，载明授权范围、期限，超越权限的签约行为可能导致合同无效。（三）审批流程风险越权审批：严格按照企业审批权限执行，不得简化流程或越级审批，重大合同需经集体决策（如总经理办公会）。审核意见未闭环：各部门提出的修改意见需在终稿中落实，未通过审核的条款需说明原因并重新报批。（四）履行跟踪风险履约监控不到位：业务部门需定期跟踪合同履行进度，对逾期履约、违约行为及时留存证据（如催告函、验收不合格报告），并启动应对机制。付款节