商会理事会会议管理规范

商会理事会会议管理规范为规范商会理事会会议组织与决策流程，提升议事效率、保障会员权益，依据《社会团体登记管理条例》及本商会章程，结合工作实际，制定本管理规范。一、基本原则与适用范围（一）基本原则1.依法合规：会议组织、决策程序严格遵循国家法律法规及商会章程，确保合法合规。2.民主高效：保障理事平等参与权、表决权，聚焦核心议题简化流程，避免形式主义。3.公开透明：会议决议、执行情况向会员（代表）大会或全体会员适度公开，接受监督。（二）适用范围本规范适用于商会理事会（含常务理事会）召开的定期会议、临时会议及专项议事会议。二、会议类型与召集机制（一）会议类型1.定期会议：每季度（或半年，具体周期由章程确定）召开一次，审议商会工作报告、财务收支、项目推进等常规事项。2.临时会议：出现下列情形之一时，可召开临时会议：会长办公会提议，或三分之一以上理事联名提议；商会面临重大突发事项（如政策调整、重大合作机遇/风险）需紧急决策；监事会依法提出监督议题要求。（二）召集与通知1.召集主体：理事会会议由会长召集并主持；会长因故不能履职时，由副会长或秘书长代行职责。2.通知要求：定期会议提前5个工作日以书面（或电子文档）形式通知全体理事，附议题、背景材料等；临时会议一般提前2个工作日通知，特殊紧急情况可通过电话、即时通讯工具同步告知（事后补送书面材料）。三、会议筹备要求（一）议题管理1.议题来源：议题可由会长办公会、理事个人、会员单位、秘书处调研提出，经秘书长初审后报会长办公会筛选确定。2.议题质量：议题需明确背景、目的、拟决策方向（如“审议”“讨论”“通报”），材料数据真实、逻辑清晰，避免模糊表述。（二）材料准备与分发秘书处应在会议通知发出前，完成议题材料的整理、校对，以纸质或加密电子文档形式送达理事（涉密议题仅限现场传阅）。材料篇幅原则上不超过5页，重点突出核心诉求与决策选项。（三）会场与后勤保障1.会场安排：根据参会人数选择合适场地，提前调试音响、投影、投票设备（如需），确保网络稳定（线上会议时）。2.签到与记录：指定专人负责签到，同步准备会议记录模板（含议题、发言要点、表决结果等栏位）。四、会议流程与决策规范（一）会议启动会议由主持人宣布开始，核对理事到会人数（线下会议现场签到，线上会议通过视频/会议软件确认）。到会理事人数达到章程规定的“有效人数”（如三分之二以上）时，方可召开会议；未达有效人数的，主持人可决定延期或调整议题。（二）议题审议与讨论1.主持人按议题顺序引导审议，先由议题提出人（或秘书处代表）简要说明背景与诉求，再组织理事讨论。2.讨论应围绕议题核心，理事可充分发表意见，但需避免偏离主题或重复发言；主持人可根据情况限定发言时长（如每人不超过5分钟），确保效率。（三）表决与决议1.表决方式：一般事项可采用举手表决或线上投票，重大事项（如章程修改、大额资金使用、重要人事任免）应采用无记名投票。2.通过条件：决议需经到会理事过半数同意方为有效（章程另有规定的从其规定）。主持人当场宣布表决结果，记录员同步登记。（四）会议记录与纪要1.记录员如实记录会议全过程（含议题、发言要点、表决结果、未决事项等），形成《会议记录》，由主持人、记录员签字存档。2.秘书处应在会议结束后3个工作日内整理《会议纪要》，经会长审定后，以书面或电子形式分发给全体理事，并抄送监事会。五、决议执行与监督（一）任务分解与传达《会议纪要》中明确的决议事项，由秘书长牵头分解为具体任务，落实责任主体（理事或部门）、时间节点，并以《任务交办单》形式跟踪。（二）执行反馈与监督1.责任主体应在规定时间内以书面形式向秘书处反馈执行进度；遇特殊情况需延期的，应提前说明理由并申请调整。2.监事会对决议执行情况进行监督，可定期抽查执行材料，或要求责任主体当面汇报；发现执行不力的，可提请理事会审议问责。六、附则1.本规范由商会理事会负责解释，未尽事宜可制定《实施细则》补充。2.本规范自理事会审议通过之日起