人事部门劳动合同续签流程说明

人事部门劳动合同续签流程说明劳动合同续签是企业规范用工管理、维护劳资双方合法权益的核心环节。科学严谨的续签流程，既能保障员工职业发展的稳定性，也能助力企业优化人力资源配置。以下从续签前准备、协商沟通、手续办理及后续管理四个维度，详细说明劳动合同续签的全流程操作要点。一、续签前准备阶段（一）合同到期时间梳理人事部门需提前30日（或依据地方劳动法规要求的时限），通过劳动合同台账、HR管理系统等工具，梳理即将到期的劳动合同信息，明确员工姓名、岗位、合同到期日、原合同期限及薪资标准等核心内容，形成《劳动合同到期预警表》。（二）员工信息与表现评估1.信息核验：核对员工入职以来的岗位调整、薪资变动、奖惩记录等信息，确保与原合同及企业档案一致；2.绩效与胜任力评估：联合用人部门，结合员工年度考核、项目成果、岗位适配度等维度，评估其是否符合续签条件（如核心岗位员工需重点评估专业能力稳定性，基层岗位需关注合规性与执行力）。二、协商沟通阶段（一）续签意向通知以书面或邮件形式向员工送达《劳动合同续签意向书》，明确告知合同到期时间、企业初步续签意向（如续签期限、薪资调整建议等），并要求员工7个工作日内反馈意向。若员工逾期未反馈，需再次沟通确认，避免因疏忽导致事实劳动关系风险。（二）双方协商与条款确认1.员工意向收集：员工反馈续签意向后，需同步确认是否接受企业拟定的合同条款（如岗位、薪资、工时制度等）；若员工提出调整诉求（如薪资涨幅、岗位变动），人事部门需联合用人部门评估可行性，形成书面反馈；2.特殊情况处理：若员工明确不续签，需要求其提交《不续签劳动合同确认书》，并启动离职交接流程；若企业因业务调整、绩效不达标等原因不续签，需提前与员工沟通补偿方案（依据《劳动合同法》第46条等法规执行），并留存沟通记录。三、手续办理阶段（一）新劳动合同拟定根据协商结果，使用企业法务审核通过的劳动合同模板，填写续签期限（如固定期限、无固定期限，需符合《劳动合同法》第14条关于无固定期限合同的触发条件）、岗位、薪资、福利、违约责任等条款，确保内容与协商一致且无法律漏洞。（二）合同审核与签订1.内部审核：人事部门需对新合同进行合规性复核（如薪资结构是否符合当地最低工资标准、工时制度是否匹配岗位性质），必要时提交法务部门二次审核；2.签订与存档：员工确认合同内容后，由企业法定代表人（或授权代表）与员工签字盖章。合同签订后，企业与员工各执一份，人事部门将员工留存联装入员工档案袋，企业留存联按“部门-员工-合同期限”分类归档，同时更新电子台账。（三）备案与社保衔接若地方政策要求劳动合同备案，需在签订后15日内向当地人社部门提交备案材料（如合同文本、员工花名册等）；同时，同步更新社保、公积金等系统的劳动合同期限信息，确保用工信息与社保缴纳周期一致。四、后续管理阶段（一）员工档案更新将续签后的劳动合同、《续签意向书》《协商记录》等文件归入员工个人档案，确保档案材料完整可查；若员工岗位或薪资有调整，需同步更新《员工信息登记表》《薪资调整单》等附属材料。（二）履约跟踪与预警在新合同履行期内，人事部门需每季度抽查劳动合同履约情况（如岗位变动是否书面确认、薪资发放是否与合同一致）；同时，提前60日启动下一次续签的预警机制，形成“到期预警-续签-履约-再预警”的闭环管理。五、注意事项1.法律合规性：所有流程需严格遵循《劳动合同法》《社会保险法》等法律法规，尤其关注无固定期限合同的签订条件、经济补偿标准等条款，避免因流程疏漏引发劳动仲裁；2.沟通灵活性：与员工沟通时，需结合其职业发展诉求（如晋升、培训）调整续签策略，通过“情感化沟通+合规化操作”降低续签纠纷概率；3.档案完整性：所有书面材料需留存至少2年（或按地方档案管理规定），电子台账需定期备份，确保劳动争议发生时可提供完整证据链。劳动合同续