年会承办协议书

年会承办协议书甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办年会，委托乙方提供年会承办服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、服务内容及要求1.年会整体策划乙方负责根据甲方需求，制定年会整体策划方案，包括年会主题、流程安排、活动环节设计等，确保年会内容丰富、形式多样，符合甲方企业文化及形象。2.场地布置乙方需根据年会策划方案，负责年会场地的布置工作，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光设计、背景布置、桌椅摆放、装饰物品悬挂等，营造出与年会主题相符的氛围。场地布置应达到安全、美观、舒适的标准，满足甲方及参会人员的使用需求。3.餐饮服务乙方提供年会期间的餐饮服务，包括午餐、晚餐或茶歇等。餐饮种类应丰富多样，保证食品质量安全，符合卫生标准，且能满足不同参会人员的口味需求。餐饮服务应按时供应，确保用餐秩序良好。4.节目安排乙方负责年会节目的组织与安排，包括节目筛选、排练指导、现场表演等。节目内容应积极向上、富有创意，能够展现甲方企业精神风貌及员工风采，为年会增添欢乐氛围。乙方需确保节目表演的质量和效果，提前做好各项准备工作，避免出现节目中断、失误等情况。5.人员服务乙方提供年会现场的工作人员服务，包括礼仪接待、引导人员、设备操作及维护人员等。工作人员应具备良好的服务态度和专业素养，熟悉年会流程及相关安排，能够及时、有效地为甲方及参会人员提供服务，解决现场出现的问题。6.摄影摄像乙方安排专业的摄影摄像人员，对年会全过程进行拍摄记录，包括会议流程、领导讲话、节目表演、员工互动等环节。拍摄完成后，乙方应及时对影像资料进行整理、编辑，并在[具体时间]内交付甲方，交付形式为高清电子文件，文件格式应便于甲方后期使用和保存。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的服务方案、场地布置、节目安排等提出意见和建议，要求乙方进行调整和改进，以确保年会符合甲方预期。有权在年会举办前及举办过程中对乙方的服务质量进行监督检查，如发现乙方存在服务不到位或违反协议约定的情况，有权要求乙方及时整改。有权获取乙方提供的与年会承办相关的各类文件、资料及影像记录等。2.义务向乙方提供举办年会所需的相关信息，包括企业文化、参会人员构成、年会预算、特殊要求等，确保乙方能够准确理解甲方需求，制定合理的服务方案。按照协议约定的时间和方式向乙方支付承办费用。协助乙方办理年会举办过程中涉及的相关审批手续（如需），提供必要的文件和支持。在年会举办前，组织参会人员配合乙方进行场地布置、节目排练等相关准备工作，确保准备工作顺利进行。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照协议约定提供相关信息和协助，以便顺利开展年会承办工作。按照协议约定收取承办费用。2.义务严格按照本协议约定的服务内容及要求，制定详细、合理的年会承办方案，并提交甲方审核确认。在方案实施过程中，根据甲方意见及时进行调整和优化，确保年会达到预期效果。自行承担承办年会所需的各项费用，包括场地租赁、设备采购、人员薪酬、餐饮采购、装饰物品购置等，但协议另有约定的除外。确保所提供的服务符合法律法规及行业规范要求，保证年会场地布置安全可靠，餐饮服务卫生达标，并采取必要措施保障参会人员的人身安全和财产安全。对年会承办过程中涉及的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，不得将本协议项下的服务内容转包或分包给第三方。在年会举办过程中，如遇突发情况或不可抗力因素，应及时采取有效措施进行处理，并及时通知甲方，尽力减少损失。同时，应根据实际情况调整服务方案，确保年会能够继续顺利进行。三、费用及支付方式（一）费用总额本次年会承办服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。（二）费用构成1.策划费用：人民币[X]元，包括年会整体策划方案的制定、修改及完善等工作。2.场地布置费用：人民币[X]元，涵盖舞台搭建、音响灯光设备租赁及安装、背景布置、装饰物品采购及摆放等费用。3.餐饮服务费用：人民币[X]元，包含午餐、晚餐及茶歇的食材采购、制作、配送及现场服务等费用。4.节目安排费用：人民币[X]元，涉及节目筛选、排练指导、道具服装租赁及表演人员薪酬等费用。5.人员服务费用：人民币[X]元，用于支付礼仪接待、引导人员、设备操作及维护人员等的薪酬。6.摄影摄像费用人民币[X]元，包括摄影摄像设备租赁、人员薪酬及后期影像资料整理编辑等费用。7.其他费用：人民币[X]元，用于支付年会承办过程中不可预见的其他费用，如临时增加的设备采购、场地清洁等费用。（三）支付方式1.甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付承办费用总额的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.在年会场地布置完成并经甲方验收合格后[X]个工作日内，甲方支付承办费用总额的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.年会举办结束后[X]个工作日内，甲方根据年会实际效果及乙方服务情况进行最终结算，支付剩余承办费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照协议约定的时间和方式支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停年会承办服务，并要求甲方支付已完成服务部分对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致年会无法按时举办或出现其他损失，甲方应承担全部赔偿责任。2.若甲方未按照协议约定向乙方提供相关信息或协助，导致乙方无法正常开展年会承办工作，延误年会举办时间或影响年会效果的，甲方应承担相应的赔偿责任，赔偿金额根据实际损失情况确定，但最低不低于承办费用总额的[X]%。3.若甲方擅自变更年会的时间、地点、参会人员规模或其他关键信息，导致乙方已制定的服务方案需要重大调整，增加乙方承办成本的，甲方应根据乙方实际增加的费用进行补偿。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容及要求提供年会承办服务，或提供的服务质量不符合约定标准，乙方应负责免费整改直至达到约定要求。如因乙方原因导致年会无法达到预期效果或给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任，赔偿金额包括甲方因此遭受的直接经济损失及预期利益损失。2.若乙方未按照协议约定的时间完成年会承办工作，每逾期一日，应按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的全部费用，同时乙方应按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方逾期导致甲方遭受其他损失的，乙方应承担赔偿责任。3.若乙方擅自将本协议项下的服务内容转包或分包给第三方，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的全部费用，同时乙方应按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。乙方转包或分包行为给甲方造成损失的，还应承担赔偿责任。4.若乙方违反保密义务，向第三方泄露甲方商业秘密或参会人员信息，乙方应立即采取措施消除影响，并向甲方支付人民币[X]元的违约金。如因乙方泄密行为给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任，赔偿范围包括但不限于甲方因此遭受的直接经济损失、商誉损失及为调查处理泄密事件所支付的合理费用。五、争议解决本协议在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本