部门工作联系单填写规范与模板

部门工作联系单填写规范与模板一、工作联系单的作用与规范填写的意义部门工作联系单是组织内部跨部门沟通协作、传递事务需求、确认工作安排的重要文书工具。它既承载信息传递功能，也为工作留痕、责任界定提供依据。规范填写工作联系单，能有效减少沟通误解、提升协作效率，确保事务推进的合规性与可追溯性，是保障部门间工作衔接顺畅的基础环节。二、填写规范要点（一）基本信息栏填写要求1.编号：由发起部门按内部规则编制（如部门简称+年份+流水号，例：HR-____），确保唯一性，便于后续检索与归档。2.日期：填写发起当日日期，格式统一为“YYYY年MM月DD日”（如2024年09月15日），避免手写潦草导致识别误差。3.发件/收件部门：填写全称或经认可的简称（需与组织架构一致，例：人力资源部、财务部），明确事务的发起方与承接方。4.联系人及方式：联系人填写真实姓名，联系电话优先填写内线（如“内线123”）或外线（如“____”），避免使用私人手机号，确保信息安全与工作沟通规范性。（二）事项说明栏填写规范1.主题：需高度凝练，包含核心事务与关键要素（例：“关于2024年第三季度员工培训计划的协作需求”），避免模糊表述（如“申请事项”“工作沟通”等无效主题）。2.内容描述：背景说明：简要阐述事务发起的原因或依据（如“因业务扩张需新增岗位，现需同步更新组织架构图”）。需求/要求：明确需对方配合的具体事项、标准或时间节点（如“请于9月20日前完成岗位编制调整的审核，并反馈意见”）。期望反馈：说明希望对方以何种形式、在何时反馈结果（如“请以书面意见或邮件形式反馈，截止日期为9月18日”）。内容需逻辑清晰、用词准确，避免歧义（如“尽快处理”需量化为“3个工作日内”）。（三）审批与会签栏填写要求1.发起部门意见：由发起部门负责人（或授权人）签字并注明日期，明确对事项的确认与责任归属。2.会签/协作部门意见：若需多部门会签，各部门需在对应栏位填写意见（如“同意协作，将按要求推进”“需补充XX材料后再行处理”），并由部门负责人签字确认，避免仅盖章无意见表述。3.审批层级：根据组织权限规定，由对应层级的审批人签字（如分管领导、总经理等），确保事务符合流程合规性。（四）附件栏填写规范1.附件类型：随单附上与事项相关的文件（如方案、合同、报表等）、图表或凭证，需确保附件内容与正文需求一一对应。2.标注方式：在“附件”栏按顺序标注“附件1：XX文件（份数：1份）”“附件2：XX图表（份数：2份）”，若附件为多页，需加盖骑缝章（如有要求），并在正文中说明“详见附件X”。三、工作联系单模板示例**部门工作联系单**------------------**编号**：XXX-XXXX-XXX**日期**：YYYY年MM月DD日**发件部门**：XXX部门**收件部门**：XXX部门**联系人**：XXX**联系电话**：XXX（内线/外线）**主题**：关于XXX事项的协作/申请/沟通**内容说明**：

1.背景：XXX（简要阐述事由）

2.需求：XXX（明确协作要求、标准、时间节点）

3.期望反馈：XXX（反馈形式、时间）**发起部门意见**：

签字：XXX日期：YYYY年MM月DD日**会签部门意见**：

部门：XXX签字：XXX日期：YYYY年MM月DD日

部门：XXX签字：XXX日期：YYYY年MM月DD日**审批意见**：

签字：XXX日期：YYYY年MM月DD日**附件**：

附件1：XXX文件（份数：X份）

附件2：XXX图表（份数：X份）四、常见问题与注意事项（一）常见填写失误1.信息缺失：漏填编号、日期或联系人方式，导致事务无法追溯或沟通中断。2.表述模糊：内容中“尽快”“适当”等模糊表述，引发执行标准争议；主题过于笼统，对方无法快速识别事务核心。3.审批遗漏：会签或审批栏空白，导致事务缺乏合规性签字，后续执行受阻。4.附件混乱：附件与正文需求不匹配，或未标注附件信息，增加对方理解成本。（二）关键注意事项1.提前沟通：重要事项发起前，建议先与对方口头沟通，明确需求合理性，避免因信息不对称导致联系单被退回。2.逻辑校验：填写后需自查内容逻辑，确保背景、需求、反馈的关联性，避免前后矛盾。3.留存备份：发起部门需留存联系单原件或扫描件，便于后续跟踪与责任追溯。4.格式规范：字体、字号、排版需统一（建议使用宋体小四、1.5倍行距），手写件需字迹清晰，避免涂改。五、结语规范填写部门工作联系单