人力资源部员工离职流程规范

人力资源部员工离职流程规范员工离职管理是企业人力资源体系中不可或缺的一环，规范的离职流程既能保障企业运营的连续性、维护企业合法权益，也能妥善处理员工离职相关事宜，传递企业人文关怀，降低劳动纠纷风险。本规范结合企业管理实际与劳动法律法规要求，对员工离职全流程进行明确，确保离职工作有序开展。一、离职申请阶段（一）员工主动离职申请1.申请时限：试用期内员工提出离职，需提前3个工作日以书面形式（含邮件、OA系统申请等企业认可的形式）向直属上级提交离职申请；正式员工需提前30日提交书面离职申请（若岗位涉及核心业务、关键技术或需较长交接周期，经双方协商一致可适当延长申请期，但最长不超过60日）。2.申请要求：离职申请需清晰说明离职意向、预计离职日期，若因个人发展、职业规划等原因离职，可简要阐述背景（非强制）。申请需经直属上级确认接收，避免因沟通不畅导致流程延误。（二）公司依规辞退/协商解除1.合规性前提：公司因员工严重违反规章制度、不胜任工作且经培训/调岗后仍无法胜任、客观情况重大变化等法定情形辞退员工时，需确保辞退依据充分、流程合法（如涉及严重违纪，需留存员工违纪证据、经工会/职工代表大会沟通等）；协商解除需与员工就解除时间、补偿方案等达成书面协议。2.通知要求：非过错性辞退（如不胜任、客观变化）需提前30日以书面形式通知员工，或支付代通知金后即时解除；过错性辞退可即时通知，但需同步向员工说明辞退理由及依据。二、离职审批阶段（一）层级审批流程1.直属上级初审：直属上级需与离职员工沟通离职原因，评估岗位空缺影响，同步向HR部门反馈员工离职意向及岗位交接初步安排。若为公司辞退，上级需确认辞退依据合规性，并协调后续工作交接。2.HR部门复核：HR需核查员工劳动合同履行情况（如考勤、薪资福利发放、培训协议/竞业协议约束等），确认离职申请是否符合流程要求，同步启动离职面谈安排、工作交接清单制定等工作。3.高层审批（按需）：核心岗位（如高管、核心技术人员、掌握重大客户资源的员工）离职需经总经理/董事会审批，审批内容包括离职对公司业务的潜在影响、竞业限制协议履行要求等。（二）审批权限说明普通员工（基层岗位）：直属上级+HR负责人审批；中层管理者：直属上级+HR负责人+分管副总审批；高层管理者/核心技术岗位：需经总经理办公会/董事会审议，HR全程跟进合规性。三、工作交接阶段（一）交接内容与要求1.工作资料交接：包括电子文档（如项目方案、客户资料、技术文档等）、纸质文件（如合同、报表、档案等），需按企业文档管理规范完成归档或移交，确保资料完整、可追溯；涉及保密信息的资料，需按《保密协议》要求处理，不得留存或泄露。2.未完成工作交接：需明确未完成任务的进度、待办事项、关键节点、协作方信息等，企业可根据岗位特性制定《工作交接清单》，明确交接项、标准及完成时限，由交接双方及直属上级签字确认。3.系统权限与资产交接：IT部门需协助注销员工办公系统账号（邮箱、OA、业务系统等）、收回门禁卡、工牌、电脑、办公设备等企业资产，确保无信息安全隐患；财务部门需核对员工借款、备用金等财务事项，完成清算。（二）交接监督与确认直属上级需指定交接监督人（可由直属上级或同岗位资深员工担任），监督交接过程，确保交接内容无遗漏、无差错。交接完成后，监督人需在《工作交接清单》上签字，HR部门同步更新员工在岗状态，启动离职手续办理。四、离职手续办理阶段（一）离职面谈HR需在员工离职前（或离职当日）开展离职面谈，内容包括：了解离职真实原因（如薪酬、职业发展、管理风格等），记录员工对公司管理、文化的建议；重申《保密协议》《竞业限制协议》（若有）的履行要求，明确违约后果；确认离职后联系方式（如个人邮箱、电话），便于后续必要沟通（如档案转移、证明开具等）。面谈需形成《离职面谈记录》，由HR与员工签字确认，作为企业优化管理的参考依据。（二）薪资与福利结算1.薪资结算：离职当月薪资按实际出勤天数结算，发放时间与公司正常发薪日一致；若员工存在未休年假，需按《职工带薪年休假条例》核算未休年假工资（公司提出解除且员工未休的，需支付；员工主动离职且未休的，协商处理）。2.福利停缴：HR需在员工离职后15日内办理社保、公积金停缴手续，确保停缴时间与离职日期衔接，避免多缴或漏缴；若员工需办理失业登记，HR需协助提供《解除劳动合同证明》等材料。（三）离职证明与档案转移1.离职证明开具：HR需在员工离职手续办结后3个工作日内开具《解除/终止劳动合同证明》，内容需符合《劳动合同法实施条例》要求（含劳动合同期限、解除日期、工作岗位、在本单位工作年限等），并加盖公章。2.档案与社保转移：员工需在离职后15日内（或按当地政策要求）提交档案转移申请（如转入户籍地人才中心、新单位等），HR需配合办理档案转出、社保关系转移手续，确保转移流程合规、高效。五、离职后管理与反馈（一）离职员工信息归档HR需将员工离职相关文件（离职申请、面谈记录、交接清单、离职证明存根等）整理归档，保存期限不少于2年（或按当地劳动仲裁时效要求），便于应对潜在劳动纠纷。（二）竞业限制与保密义务监督若员工签订《竞业限制协议》，HR需在竞业限制期内（通常不超过2年）定期核查员工就业情况（如通过背景调查、社保查询等合规方式），确保员工未违反竞业限制约定；若发现违约，需及时启动法律程序维权。（三）离职数据分析与管理优化HR需定期统计离职率、离职原因分布（如薪酬类、发展类、管理类等），结合离职面谈反馈，分析企业管理短板（如薪酬竞争力不