2025年学术会议项目合作合同协议

2025年学术会议项目合作合同协议鉴于各方有意合作举办“2025年XX领域国际学术会议”（以下简称“会议”），为明确合作各方的权利与义务，经友好协商，达成以下协议：第一条合作背景与目的各方基于促进XX领域学术交流与发展的共同目标，同意合作举办本会议。会议定于2025年[具体月份]在[具体城市][具体地点]举行，主题为“[会议主题]”。合作各方包括[主办方名称]、[承办方名称]、[协办方名称，如有]及[支持方名称，如有]（以下统称“各方”或单独列出）。第二条合作范围与目标2.1会议基本信息2.1.1会议名称：2025年XX领域国际学术会议2.1.2会议主题：[会议主题]2.1.3会议时间：2025年[具体日期]至[具体日期]2.1.4会议地点：[具体城市][具体地点]2.1.5会议形式：包括大会报告、专题研讨、学术论文海报展示等。2.2合作内容2.2.1主办方负责：(a)负责会议的总体策划、立项申请及相关审批工作；(b)确定会议总体议程、邀请重要嘉宾；(c)审批会议最终预算及重大事项决策；(d)管理会议整体品牌形象和知识产权；(e)[根据实际情况补充其他职责]。2.2.2承办方负责：(a)负责会议的具体组织实施与管理工作；(b)负责场地预订、布置及设备租赁与管理；(c)负责会议通知发布、在线注册系统建立与管理；(d)负责会议材料（如手册、证件）的设计、印制与分发；(e)负责参会人员、特邀嘉宾的接待安排；(f)负责稿件收集的初步整理与评审协调（如指定）；(g)负责现场流程管理、签到、茶歇等服务；(h)[根据实际情况补充其他职责]。2.2.3协办方/支持方负责：(a)[协办方/支持方名称]提供[具体支持内容，如资金赞助人民币[金额]元，用于会议[具体方面]]；(b)[协办方/支持方名称]提供[具体支持内容，如专家资源邀请]；(c)[协办方/支持方名称]提供[具体支持内容，如技术支持或设备]；(d)[根据实际情况补充其他职责]。2.3预期目标2.3.1预计参会人数：不少于[数字]人次；2.3.2征集论文：接收论文不少于[数字]篇，其中特邀/特邀报告[数字]篇；2.3.3参会代表构成：境外代表占比不低于[百分比]%；2.3.4会议成果：会议论文集正式出版，并在[指定数据库或平台]上线；2.3.5[其他量化或定性目标]。第三条各方权利与义务3.1主办方权利：(a)对会议的总体方向、议程安排、最终成果拥有最终决定权；(b)拥有会议名称、标识及相关知识产权的独家使用权（除协办方/支持方按约定获得的展示权外）；(c)有权获得会议的详细报告和成果汇编。3.1主办方义务：(a)按合同约定向承办方拨付会议所需资金；(b)提供举办会议所需的相关批准文件和指示；(c)负责协调主要邀请嘉宾；(d)对会议的宣传材料进行最终审核；(e)负责处理会议相关的重大危机事件。3.2承办方权利：(a)在主办方授权范围内，对会议的具体组织和执行工作拥有管理权；(b)有权按照合同约定收取报酬或使用协办方/支持方提供的资源；(c)有权要求主办方按时支付合同款项。3.2承办方义务：(a)严格按照合同及主办方要求，全面负责会议的组织执行工作；(b)确保会议各项服务（场地、设备、接待等）符合合同标准；(c)建立健全会议财务管理制度，确保资金使用合规、高效；(d)定期向主办方汇报会议筹备进展情况；(e)配合主办方及协办方/支持方进行会议的宣传推广工作。3.3协办方/支持方权利：(a)按合同约定获得品牌在会议各项场合的展示权益；(b)有权了解会议的总体情况及宣传效果；(c)[根据实际情况补充其他权利]。3.3协办方/支持方义务：(a)按合同约定及时足额提供资金、物资或服务支持；(b)提供的支持需符合约定标准，并满足会议需求；(c)配合承办方进行相关支持内容的落地执行；(d)如涉及品牌宣传，需遵守主办方宣传规范。第四条经费预算与支付方式4.1本会议项目总预算约为人民币[总金额]元，具体明细如下：(a)场地租赁费：[金额]元；(b)设备租赁与搭建费：[金额]元；(c)宣传推广费：[金额]元；(d)参会人员注册费（预计收入）：[金额]元；(e)专家劳务费：[金额]元；(f)工作人员劳务费：[金额]元；(g)其他费用（如差旅、餐饮、物料等）：[金额]元；(h)预备费：[金额]元。[注：此处为预算概述，详细预算表作为内部参考]4.2资金来源：(a)主办方提供启动资金及部分运营资金共计[金额]元；(b)承办方自筹资金[金额]元；(c)协办方/支持方赞助资金：-[协办方/支持方名称]赞助[金额]元；-[其他协办方/支持方名称]赞助[金额]元；(d)参会注册费收入。4.3资金管理：会议经费由[承办方名称或指定账户]统一管理，设立专项账户，收支账目需定期向主办方及协办方/支持方（如涉及）公开。重大支出需经[主办方/合同约定人员]审批。4.4支付方式与时间：(a)承办方向主办方提交详细预算及资金使用计划后，主办方在[时间]内将第一笔款项[金额]元支付至承办方指定账户，用于[具体用途]；(b)会议开始前[时间]，主办方支付第二笔款项[金额]元；(c)会议结束后[时间]内，承办方提交完整财务决算报告及发票，经主办方审核确认后，支付剩余款项[金额]元；(d)注册费收入扣除[百分比]%手续费后，余额用于冲抵会议成本。第五条知识产权归属与使用5.1会议名称“2025年XX领域国际学术会议”及官方标识（Logo）的知识产权归主办方所有。主办方有权授权各方在合作期间为推广会议目的合理使用该标识，但不得用于其他商业目的，且需遵守主办方制定的使用规范。5.2提交会议的学术论文、报告等作品，其知识产权归作者所有。作者授予主办方和承办方在会议期间及之后[时间期限，如两年]内，免费或按约定付费方式在全球范围内复制、发行、汇编、展示、表演、信息网络传播、翻译、改编、汇编该作品的权利（包括但不限于会议论文集、官方网站、数据库等）。5.3会议的录音、录像、照片等视听资料及会议数据（如参会人员信息、论文元数据）的知识产权由主办方和承办方共同享有，用于会议记录、存档、宣传等目的，但需保护个人隐私信息。5.4任何一方不得侵犯因履行本合同而获得知识产权的第三方权利。第六条宣传推广与品牌使用6.1各方同意共同参与会议的宣传推广工作，具体执行由承办方协调，重大宣传方案需经主办方批准。6.2承办方负责制作会议官方网站、宣传册、社交媒体账号等，并进行日常维护和推广。6.3主办方负责利用其官方渠道（如大学/机构网站、公众号、媒体关系等）推广会议。6.4协办方/支持方按约定在其自有渠道（如官网、行业媒体、客户群等）进行会议宣传，宣传内容须事先征得主办方审核同意。6.5品牌展示：(a)主办方Logo将出现在所有官方宣传材料和会议现场显著位置；(b)承办方Logo将作为会议执行方，其标识将出现在会议相关物料及现场指定位置；(c)协办方/支持方Logo将根据其赞助级别和合同约定，在会议手册、网站、现场背景板、签到台等处进行展示，具体位置和形式由承办方安排，需事先与协办方/支持方确认。第七条责任承担与风险分担7.1各方应恪守合同约定，履行各自义务。因一方违约给对方造成损失的，违约方应承担赔偿责任。7.2任何一方因违反保密义务，给守约方造成损失的，应承担赔偿责任。7.3因不可抗力（定义见第八条）导致合同无法履行或延迟履行，受影响方根据不可抗力影响程度，可部分或全部免除责任，但应及时通知其他方并采取措施减少损失。7.4在会议举办期间，如发生参会人员人身伤害或财产损失事件，由主办方和承办方承担主要责任，需购买相应的公众责任险和人身意外险。各方应根据事故性质和责任认定依法承担相应费用。7.5承办方需确保提供的服务（如场地、设备）符合安全标准，并对因服务缺陷导致的损失承担责任。第八条不可抗力8.1不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风）、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、禁令）、大规模传染病疫情等。8.2遭遇不可抗力的一方应在不可抗力发生后[时间，如七日]内书面通知其他方，并提供相关证明文件。各方应根据不可抗力对合同履行的影响，协商决定延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力解除合同的，已产生的费用按实际发生情况结算。第九条通知与送达9.1各方在本合同首页载明的地址为有效通讯地址。任何书面通知按该地址邮寄（以挂号信或快递为佳）或发送电子邮件至合同载明的联系人邮箱即视为有效送达。9.2任何一方变更通讯地址或联系人，应提前[时间，如五日]书面通知其他方，否则按原地址送达视为有效。第十条合同生效与其他10.1本合同自各方授权代表签字并加盖单位公章（或合同专用章）之日起生效。10.2本合同构成各方就合作举办本会议事宜的完整协议，取代之前所有口头或书面的约定。10.3合同任何条款的无效或不可执行，不影响其他条款的效力。10.4对本合同的任何修改或补充，均须经各方书面同意，并作为合同不可分割的一部分。10.5本合同未尽事宜，由各方协商解决。如协商不成，任何一方均有权向[具体仲裁委员会名称]申请仲裁；或向[具体法院名称，如合同履行地人