工程项目联系单管理流程与模板

工程项目联系单管理流程与模板工程项目实施过程中，参建各方因技术变更、进度协调、现场签证等事项需频繁沟通，联系单作为书面沟通载体，既是责任界定的依据，也是工程档案的核心组成。规范的管理流程与清晰的模板设计，能提升沟通效率、降低纠纷风险，保障项目顺利推进。一、联系单管理流程（一）发起环节发起主体：施工单位、监理单位、设计单位或业主均可作为发起方，依据合同约定、现场实际需求或设计文件要求发起。内容要求：需明确说明事项背景（如现场地质与勘察不符、设计优化需求等）、具体问题或变更内容、建议解决方案（含技术方案、工期调整、造价影响预估），必要时附图纸、照片等佐证材料。表述需逻辑清晰，避免模糊性描述，关键数据（如工程量、造价变动幅度）需准确量化。（二）审核环节内部审核：发起方内部需经技术、造价、法务等部门联审——技术部门确认方案可行性，造价部门评估成本影响，法务部门核查合规性（如是否符合合同条款）。外部初审（如需）：若涉及监理或业主，监理单位需审核方案是否符合规范及合同要求，业主方则关注投资控制与工期影响，提出修改意见后反馈发起方完善。（三）审批环节分级审批：根据事项的影响程度（如造价变动金额、工期调整天数）划分审批权限。小额变更或一般协调事项，项目经理或总监可审批；重大变更（如结构调整、大额造价变动）需报业主方高层或建设单位决策。审批时效：约定各层级审批时限（如监理3个工作日内反馈，业主7个工作日内批复），避免流程拖沓影响工程进度。（四）分发与执行分发范围：经审批的联系单需分发至所有相关方，包括施工班组、设计单位、监理、业主项目部等，确保信息对称。签收确认：接收方需在回执单签字确认，注明接收日期，发起方留存签收记录，作为责任追溯的依据。执行监督：监理单位需监督联系单要求的执行情况，施工单位按审批意见实施，遇问题及时反馈。（五）归档管理编号规则：采用“单位缩写-年份-流水号-类型”（如SG-____-BG，SG为施工单位缩写，BG为变更类），便于分类检索。存档方式：纸质版由各参建方档案部门留存，电子版同步上传项目管理平台或云文档，确保可追溯。保存期限：按工程档案管理要求，至少保存至工程竣工验收后规定年限（如5年或长期）。二、联系单模板设计（典型场景示例）（一）工程变更联系单编号：_________日期：_________发件单位：_________收件单位：_________（如业主/监理/设计）主题：关于_________工程变更的联系事项背景：简述变更触发原因（如现场条件变化、设计优化、业主需求调整等）。变更内容：1.原设计/施工要求：_________（附图纸编号、合同条款等依据）2.拟变更内容：_________（含技术参数、工程量变化、施工工艺调整等）影响分析：工期影响：□提前□延误□无影响，预计调整天数：_________造价影响：□增加□减少□无影响，预估金额：_________（附造价计算依据）建议方案：_________（详细技术方案、实施步骤）附件：□变更图纸□现场照片□造价分析表□其他：_________发件单位签字/盖章：_________日期：_________收件单位签收：_________日期：_________审批意见：□同意（需补充：_________）□不同意（理由：_________）□需进一步协商审批人签字/盖章：_________日期：_________（二）进度协调联系单编号：_________日期：_________发件单位：_________收件单位：_________（如施工班组/分包/监理）主题：关于_________工程进度协调的联系当前进度：_________（如某分项工程完成比例、关键节点滞后情况）问题描述：影响进度的原因（如材料供应延误、交叉作业冲突、天气影响等）。协调需求：1.需对方配合事项：_________（如调整施工顺序、增派人员、加快材料进场等）2.时间要求：需在_________前完成/响应。预期效果：_________（如确保某节点按时完成、减少工期延误天数）发件单位签字/盖章：_________日期：_________收件单位反馈：□同意配合，计划措施：_________□需协商，理由：_________签字/盖章：_________日期：_________（三）签证确认联系单编号：_________日期：_________发件单位：_________收件单位：_________（如业主/监理）主题：关于_________工程签证的确认签证事由：_________（如现场签证的原因，如设计变更、额外工作、不可抗力等）签证内容：1.工程量/工作内容：_________（详细描述，如土方开挖量、新增管线长度等，附现场测量记录）2.计价方式：□按合同单价□协商单价（单价：_________）□其他：_________造价计算：_________（工程量×单价，或按实结算说明）附件：□现场签证单□测量记录□照片□其他：_________发件单位签字/盖章：_________日期：_________监理意见：□同意□需核实□不同意（理由：_________）签字/盖章：_________日期：_________业主意见：□同意□需协商□不同意（理由：_________）签字/盖章：_________日期：_________三、管理注意事项1.内容准确性：联系单表述需严谨，避免“大概”“可能”等模糊词汇，工程量、造价等数据需经复核，附件材料真实有效（如照片需标注时间、地点）。2.时效性管理：事项发生后应及时发起联系单，尤其是涉及工期索赔、造价调整的事项，避免超过合同约定的时效期（如索赔需在事件发生后28天内提出）。3.签字盖章规范：需由授权人签字（如项目经理、总监），并加盖单位公章或项目章，确保权责清晰。4.留痕与追溯：所有沟通需以书面联系单为准，避免口头约定；签收记录、审批意见需完整保存，电子档需备份，便于后期审计或纠纷处理。5.争议处理机制：提前在合同中约定联系单的效力及争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼），出现分歧时优先依据流程和合同条款