基金会法人证书管理操作规程范例

基金会法人证书管理操作规程范例一、引言为规范基金会法人证书的管理，保障基金会依法合规开展公益活动，依据《基金会管理条例》及相关登记管理规定，结合本基金会实际运营需求，制定本操作规程。本规程适用于本基金会法人证书的申领、保管、使用、变更、补换发、注销及监督等全流程管理，旨在明确管理职责、规范操作流程，维护基金会合法权益与社会公信力。二、法人证书申领（一）申请条件基金会筹备工作完成，符合《基金会管理条例》规定的登记条件，包括：具备规范的名称、明确的公益宗旨和业务范围；原始基金达到法定最低数额且来源合法；有与其业务活动相适应的组织机构、负责人；有固定的住所；理事人数符合法定要求。（二）提交材料向登记管理机关提交以下材料（原件及复印件，复印件需加盖筹备组公章）：1.登记申请书（需载明基金会名称、宗旨、业务范围、原始基金、住所、理事等核心信息）；2.章程草案（需明确组织架构、决策机制、财产管理、公益活动开展等内容）；3.验资证明（由具备资质的会计师事务所出具，证明原始基金已足额到位且来源合法）；4.住所证明（产权证明或租赁合同，需体现基金会对住所的合法使用权）；5.理事名单及身份证明（含姓名、职务、身份证复印件，拟任理事长、副理事长、秘书长需附简历）；6.业务主管单位同意设立的文件（如基金会需业务主管单位前置审查，需提供该文件）。（三）审核流程1.提交与受理：申请人将材料提交至登记管理机关，工作人员当场检查材料完整性，符合要求的出具《受理通知书》，材料不齐的一次性告知补正。2.审查与核查：登记管理机关自受理之日起60日内，对材料的合规性（如章程是否符合公益宗旨、理事构成是否合法）进行审查，必要时实地核查住所、组织机构设置情况。3.决定与反馈：经审查符合条件的，作出准予登记决定，向申请人出具《准予登记通知书》；不符合的，书面说明理由并告知救济途径。（四）领取方式申请人凭《准予登记通知书》及有效身份证明，在规定时限内到登记管理机关领取法人证书（正、副本），领取时需在《证书发放登记表》上签字确认。三、法人证书保管（一）保管责任指定专人（如办公室主任或专职档案管理员）为证书保管人，保管人需签订《证书保管责任书》，明确保管职责与失责后果。（二）存放要求证书需存放于带锁的防火、防潮文件柜内，与印章、财务凭证等重要文件分柜（或分层）保管，避免与易燃、易损物品混放。保管场所需安装监控设备（如条件允许），非工作时间锁闭。（三）台账管理保管人需建立《法人证书管理台账》，记录证书编号、领取时间、使用次数、存放位置等信息。每季度末对证书进行实物核对，确保台账与实物一致，核对结果需签字存档。四、法人证书使用（一）使用范围法人证书仅限基金会开展合法公益活动时证明主体身份，包括但不限于：签订捐赠协议、开设银行账户、办理税务登记、参加公益项目招投标、接受政府部门检查、开展对外交流合作等。（二）审批流程2.对外使用：如需出示原件或对外提供复印件（如签订合同、办理资质），需经理事长（或授权副理事长、秘书长）批准，批准后填写申请表，注明使用对象、用途、有效期，保管人登记后提供证书或复印件，并在复印件上加盖“仅供XX用途使用，有效期至XX年XX月”字样。（三）复印管理复印件需由保管人统一复印，严禁使用人私自复印。每份复印件需标注使用用途、有效期，并加盖基金会公章（骑缝章），保管人需在《复印登记台账》记录复印时间、份数、领取人、用途。（四）禁止行为严禁涂改、伪造、出租、出借、转让法人证书；严禁将证书用于超出业务范围的活动或非法目的；严禁在未获批准的情况下将证书带离保管场所。五、法人证书变更（一）变更情形基金会名称、住所、宗旨和业务范围、法定代表人、原始基金、业务主管单位等事项发生变化的，需办理变更登记。（二）变更流程1.决议与申请：基金会召开理事会，就变更事项形成决议（需理事签字确认），向登记管理机关提交《变更登记申请书》、理事会决议、修改后的章程（或章程修正案）、相关证明材料（如名称变更需提供核名通知书，法定代表人变更需提供新任职文件及身份证明，住所变更需提供新住所证明）。2.审核与决定：登记管理机关自受理之日起30日内审查材料，必要时实地核查，符合要求的作出准予变更决定，出具《准予变更通知书》。3.换发证书：基金会凭《准予变更通知书》交回原法人证书（正、副本），登记管理机关收回后换发新证书，新证书编号延续原编号，原证书作废。六、法人证书补换发（一）遗失补办1.声明作废：在省级以上报刊刊登《法人证书遗失声明》，声明原证书（正/副本）作废，注明证书编号、作废日期。2.提交申请：向登记管理机关提交《补办申请书》、理事会决议、遗失声明报纸原件、法定代表人身份证明。3.审核与补发：登记管理机关审核通过后，补发新证书，新证书编号变更，原编号作废，补发流程参照“申领流程”简化执行。（二）损坏换发1.提交申请：向登记管理机关提交《换发申请书》、理事会决议、损坏的原证书（需能辨认编号及核心信息）。2.审核与换发：登记管理机关审核后，收回损坏证书，换发新证书，新证书编号与原编号一致，换发后原证书作废。七、法人证书注销与缴销（一）注销情形基金会完成公益宗旨、自行解散、分立合并、被依法撤销登记或吊销登记证书的，需办理注销登记。（二）注销流程1.清算与备案：基金会召开理事会，成立清算组（由理事、监事及专业人员组成），对基金会财产、债权债务进行清算，编制《清算报告》，报业务主管单位（如有）和登记管理机关备案。2.申请注销：向登记管理机关提交《注销登记申请书》、理事会决议、《清算报告》、业务主管单位同意注销的文件（如有）。3.审核与缴销：登记管理机关受理后，审查清算报告的合法性、完整性，准予注销的，向基金会出具《准予注销通知书》，基金会需在15日内将法人证书（正、副本）、印章、财务凭证等交回登记管理机关，登记管理机关注销登记并公告基金会终止。（三）缴销要求注销时，法人证书需完整交回，登记管理机关在证书上加盖“作废”章后存档（或按规定销毁），销毁需履行登记手续，由两名以上工作人员签字确认。八、监督与责任（一）内部监督基金会监事会（或监事）每半年对证书管理情况进行检查，重点核查台账记录、使用审批流程、证书存放安全性，检查结果形成《监督报告》，报理事会审议。发现违规行为的，责令责任人限期整改。（二）违规处理1.内部追责：保管人或使用人违规使用、保管证书的，视情节给予批评教育、调离岗位、扣减绩效等处分；因个人过失导致证书遗失、损坏或被滥用，造成基金会损失的，依法承担赔偿责任。2.外部处罚