办公室文秘工作职责及流程

办公室文秘工作职责及流程办公室文秘作为单位运转的“纽带”与“窗口”，肩负着保障行政事务高效有序开展的重要职责。其工作贯穿文书处理、会议组织、事务协调等多个环节，既需要严谨细致的职业素养，也需掌握规范清晰的工作流程，以支撑单位日常管理与决策执行的顺畅推进。一、工作职责（一）文书处理工作负责单位各类公文的全流程管理，包括起草、审核、收发、归档等环节。起草阶段需准确领会领导意图与工作要求，结合政策规范和实际情况撰写通知、报告、请示等公文；审核时重点核查格式规范、内容逻辑及政策合规性；收文环节需及时登记、分类并呈送相关领导批办，跟踪承办进度确保事项闭环；发文后按档案管理要求完成立卷归档，保障文书资料可追溯。（二）会议管理工作统筹会议全周期组织与服务。会前需协同相关部门确定会议主题、时间地点，拟定参会人员名单并发布通知，同步准备会议材料（如议程、汇报稿、背景资料），完成会场布置（设备调试、座签摆放、资料分发）；会中负责签到管理、会议记录（含音频/视频记录备份），及时传递会议信息、协调突发问题；会后整理会议纪要，明确任务分工与时间节点，跟踪督办决议事项，同步归档会议资料。（三）事务协调与服务1.日程管理：协助领导统筹日常日程，收集内外部会议、调研、接待等活动需求，结合工作优先级与时间冲突情况进行科学排期，提前以书面或电子方式提醒领导日程安排，根据实际变化动态调整并同步相关人员。2.沟通联络：承担单位内外沟通的枢纽角色，对接上级部门、兄弟单位及外部合作方的来访与事务衔接，准确传递信息、协调资源，同时做好内部部门间的工作联动，确保指令传达清晰、反馈及时。3.接待服务：根据接待规格与要求，筹备接待方案（含行程安排、食宿协调、陪同人员安排），提前检查接待场所与物资准备，接待过程中做好引导、讲解及突发情况应对，事后跟进接待反馈并整理相关资料。（四）信息管理工作建立常态化信息收集机制，通过文件、会议、调研等渠道汇总业务动态、政策更新、基层反馈等信息，按类别整理分析后形成简报、专报等材料，为领导决策提供数据支撑；同时负责单位信息公开工作的初审，确保对外发布内容准确合规，同步监测外部舆情动态，及时上报重要信息。（五）档案与资料管理对单位文书档案、业务档案等进行系统化管理，按年度、类别完成档案立卷、编号与保管，建立电子档案检索系统提升查阅效率；严格执行档案借阅制度，审核借阅申请、登记借阅信息并跟踪归还情况，定期开展档案清查与数字化备份，确保档案安全完整。（六）后勤保障支持统筹办公用品的申领、采购与分发，根据各部门需求制定采购计划，验收物资质量并建立领用台账；协助维护办公环境秩序，协调物业处理设施维修、环境卫生等问题，保障办公设备（如打印机、投影仪）的日常运维与耗材补给。二、工作流程（一）公文处理流程1.收文流程签收登记：收到外部公文或内部流转文件后，核对文号、份数、密级等信息，在收文登记簿上记录来文单位、标题、收文时间。拟办呈批：根据文件内容与性质，提出拟办意见（如呈送某领导阅示、转某部门办理），经办公室负责人审核后呈送相关领导批示。分办承办：根据领导批示，将文件转交责任部门或人员承办，同步登记承办人、办理时限，定期通过口头或书面方式催办，确保在规定时限内反馈办理结果。办结归档：承办事项完成后，收集办理过程中的相关材料，与来文一并整理立卷，按档案管理要求移交档案室归档。2.发文流程拟稿审核：承办部门或文秘人员起草公文，经部门负责人初审后，交办公室审核格式、内容合规性，重点核查行文逻辑、政策依据及表述准确性。签发印发：审核通过后，按权限呈送相关领导签发，签发后进行排版校对（含文号、格式、错别字等），确认无误后印发，同步留存电子档与纸质档。分发归档：按发文范围通过邮寄、内部流转等方式送达收文单位，发文底稿及相关材料整理后归档。（二）会议组织流程1.会前筹备需求确认：与会议发起部门沟通，明确会议主题、目的、参会人员范围、时间预算，初步拟定会议时间（避开重要日程冲突）。方案拟定：制定会议方案，包含时间地点、议程安排、材料清单、后勤保障（如食宿、交通）等内容，报领导审批后执行。通知发布：通过邮件、OA系统或书面通知发布会议信息，同步提醒参会人员准备汇报材料或议题建议，收集反馈确认参会情况。会场准备：提前1-2天布置会场（调试音响、投影，摆放座签、资料袋），准备会议所需物资（如纸笔、茶水、应急药品），会前1小时再次检查设备运行情况。2.会中服务签到管理：在会场入口设置签到台，通过纸质签到表或电子签到系统记录参会人员到会情况，及时反馈未到人员信息。会议记录：采用录音（经允许）结合手写记录的方式，完整记录会议议程、发言要点、决策事项，重点标注任务分工与时间节点。现场协调：关注会场秩序与设备运行，及时处理突发情况（如设备故障、人员临时离场），按会议主持人要求传递文件或补充物资。3.会后跟进纪要整理：会后24小时内完成会议纪要初稿，经参会部门核对、领导审定后发布，明确决议事项的责任主体与完成时限。督办反馈：建立督办台账，定期跟踪决议事项进展，每周/月向领导汇报督办情况，协调解决执行中的难点问题。资料归档：收集会议签到表、汇报材料、录音（或转录文本）、纪要等资料，按档案管理要求编号归档，便于后续查阅。（三）事务协调流程（以日程管理为例）1.需求收集：每日下班前收集领导及各部门次日（或本周）的活动需求，包括会议、调研、接待、出差等，记录活动时间、地点、参与人员及注意事项。2.统筹排期：结合领导工作优先级、时间冲突情况（如同一时段多个会议邀请），对需求进行分类排序，拟定初步日程安排（可采用甘特图或日程表形式）。3.审核确认：将初步日程报领导审核，根据反馈调整冲突事项（如协调会议时间、更换调研路线），最终形成正式日程。4.提醒执行：提前1天以邮件、短信或纸质便签方式提醒相关人员日程安排，会议类活动同步准备资料袋、设备调试提醒；活动当天提前半小时再次确认人员到位情况。5.动态调整：若遇突发情况（如会议延期、调研地点变更），第一时间更新日程并通知相关人员，同步调整后续关联安排（如车辆调度、会议室使用）。三、工作要点与职业素养（一）工作要点1.闭环思维：任何工作任务（如文件承办、会议决议）需跟踪至完成状态，形成“接收-处理-反馈-归档”的完整闭环，避免事项搁置。2.优先级管理：面对多任务并行时，按“重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急”四象限法则排序，优先保障核心工作（如领导重要会议、紧急公文处理）。3.细节把控：文书格式、会议座签顺序、档案编号规则等细节直接影响工作专业性，需建立自查清单（如公文审核清单、会场检查清单），逐项核对后执行。（二）职业素养1.保密意识：接触的文件、会议内容及领导日程多涉及单位机密，需严格遵守保密制度，非经授权不泄露任何工作信息，涉密文件单独保管、销毁。2.沟通能力：具备清晰的口头与书面表达能力，与领导沟通时准确领会意图，与部门沟通时简洁传递要求，与外部单位沟通时展现专业形象。3.学习能力：政策法规、办公软件（如Excel高级函数、Visio流