企业管理-公司会议作业指导书SOP

会计实操文库1/17企业管理-公司会议作业指导书SOP一、总则1.1目的为规范公司各类会议的组织、召开及后续跟进流程，明确各部门及人员在会议全周期中的职责，提升会议效率，确保会议决议有效落地，避免会议冗长、议题混乱、决议悬空等问题，保障公司信息传递顺畅、决策高效执行，特制定本作业指导书。1.2适用范围本标准适用于公司内部组织的各类会议，包括但不限于：高层决策会、部门例会、项目推进会、专题研讨会、全员大会、表彰大会、跨部门协调会等，覆盖会议从筹备、召开到后续跟进的全流程作业。1.3定义本指导书中所指“会议全周期”包含三个核心阶段：会前筹备阶段（会议发起、议程确定、通知下发、资料准备、会场布置等）、会中执行阶段（签到、议程推进、发言管控、会议记录等）、会后跟进阶段（纪要整理、决议分发、任务跟踪、资料归档等）。1.4职责分工-会议发起部门/人：负责提出会议需求，明确会议主题、议题、参会人员、会议时间及地点；牵头准备会议核心资料，发起会议申请并推动审批；配合行政部门完成会场筹备相关工作。-主持人：由会议发起部门指定或公司领导指派，负责把控会议节奏，引导参会人员围绕议题讨论，协调解决讨论中的分歧，确保会议按议程推进并达成预期目标；宣布会议开始与结束，明确会议决议及后续任务分工。-参会人员：按要求提前阅读会议资料，做好发言准备；准时参会，遵守会议纪律；积极参与议题讨论，发表明确观点；认领会议决议中的相关任务，按时完成并反馈进度。-记录人：由会议发起部门或行政部门指派，负责准确、完整记录会议要点（议题讨论情况、关键发言、决议事项、任务分工、完成时限等）；会后及时整理会议纪要，确保纪要内容真实、条理清晰。-行政部门：负责会议的统筹协调工作，包括会议室预约与布置、会议设备调试（音响、投影、麦克风、视频会议系统等）、会议物料准备（签到表、纸笔、茶水、资料打印等）；协助完成参会人员签到、会议资料分发；会后负责会场清理及会议物资回收。-任务责任人：认领会议决议中的具体任务，制定任务执行计划，按时推进任务落地；及时向任务督办人及相关领导反馈任务进展，遇到问题主动沟通协调；任务完成后提交验收材料。-任务督办人：由会议主持人或公司指定人员担任，负责跟踪会议决议任务的执行进度，督促任务责任人按时完成；定期汇总任务进展情况，向相关领导汇报；协调解决任务执行过程中出现的跨部门问题。二、公司会议作业流程2.1会前筹备阶段（责任人：会议发起部门/人、行政部门）2.1.1会议发起与申请1.会议发起部门/人填写《会议申请单》（见附件1），完整填写以下信息：-基础信息：申请日期、会议名称、会议类型、发起部门、发起人、联系方式；-核心信息：会议主题、核心议题（需逐条列明，明确讨论重点）、会议目的；-参会信息：参会人员名单（注明职务/部门）、是否要求线下参会、预计参会人数；-时间地点：建议会议时间（含开始时间、结束时间，预计时长不超过90分钟，特殊会议除外）、建议会议室；-其他信息：是否需要视频会议支持、是否需要打印会议资料、是否需要准备茶歇/其他物资。2.发起人将《会议申请单》提交至部门负责人审核，若为跨部门会议或公司级重大会议，需额外提交至公司分管领导审批。2.1.2申请审核与会议室预约1.部门负责人/分管领导审核：-审核会议必要性（是否可通过书面沟通替代）、议题合理性、参会人员完整性；-审核会议时间是否冲突（避免与重要工作、其他重大会议冲突）；-审核通过：签署“同意”意见，反馈至发起人及行政部门；审核不通过：注明驳回原因，退回发起人调整后重新提交。2.行政部门接收审核通过的《会议申请单》，根据会议需求及会议室使用情况，确认并预约会议室，同步在公司会议室预约系统更新信息；若需使用视频会议系统，提前完成系统调试与测试。2.1.3会议通知下发1.会议发起部门/人在会议召开前1-3个工作日（部门例会提前1个工作日，公司级会议提前3个工作日）下发会议通知，通知方式包括公司OA系统、企业微信/钉钉群、邮件等，确保所有参会人员收到通知。2.会议通知需包含以下内容：会议名称、主题、议题、参会人员、会议时间（精确到分钟）、会议地点（线下会议室地址/线上会议链接及登录方式）、需提前准备的资料/待讨论的问题、联系人及联系方式。3.发起人需确认参会人员是否能按时参会，对无法参会的人员，了解原因并协调是否需要调整会议时间，或安排他人代为参会（需提前告知代为参会人员会议核心内容及讨论要点）。2.1.4会议资料准备与会场布置1.会议资料准备：-发起部门准备会议核心资料（如议题背景资料、数据分析报告、方案草案、待审议文件等），确保资料内容准确、条理清晰；-需分发的资料由发起部门提前1个工作日提交至行政部门，行政部门按参会人数打印装订，准备签到表、纸笔等基础物料。2.会场布置：-行政部门在会议召开前30分钟完成会场布置，包括摆放桌椅（按会议类型排列，如圆桌会议、汇报式会议）、调试设备（音响、投影、麦克风、灯光、视频会议系统等，确保设备正常运行）、摆放会议资料、签到表、茶水等；-若为大型会议（如全员大会、表彰大会），需额外准备横幅、座签、奖品等物资，提前完成会场区域划分及引导标识设置。2.2会中执行阶段（责任人：主持人、记录人、行政部门、参会人员）2.2.1参会签到1.参会人员需提前10分钟到达会场，在签到表上签字确认；线上参会人员需提前5分钟登录会议系统，由记录人或行政人员核对参会情况。2.行政部门或记录人汇总签到情况，对未按时参会人员，及时告知发起人，由发起人联系确认原因及到会时间。2.2.2会议开场与议程说明1.主持人准时宣布会议开始，介绍会议主题、核心议题及会议目的，明确会议时长及发言规则（如每人发言时间不超过5分钟，围绕议题展开，避免无关讨论）。2.主持人介绍参会人员（若有跨部门新成员或外部人员参会），简要说明会议资料的核心内容，引导参会人员快速进入会议状态。2.2.3议题讨论与节奏把控1.主持人按预设议程逐条推进议题讨论，引导参会人员围绕议题核心发表观点，避免讨论偏离主题；对复杂议题，可组织分环节讨论，确保各参会人员充分表达意见。2.主持人把控会议节奏，若某一议题讨论超时，需及时提醒并总结核心观点；若讨论中出现分歧，引导参会人员理性沟通，聚焦解决方案，必要时可暂时搁置分歧，待会后进一步调研后再讨论。3.参会人员需遵守发言规则，发言简洁明了，突出重点；尊重他人观点，不随意打断他人发言；主动配合主持人推进会议进程。2.2.4会议记录1.记录人全程做好会议记录，重点记录以下内容：-基础信息：会议时间、地点、参会人员、缺席人员及原因；-核心内容：各议题的讨论要点、关键发言摘要、不同观点汇总；-决议事项：明确会议达成的各项决议、任务分工（责任人、责任部门）、完成时限、验收标准；-其他信息：未解决的问题、后续跟进安排、下次会议（若有）的初步计划。2.记录过程中，若对某一内容存在疑问，需及时向主持人或发言人员确认，确保记录准确无误；可采用录音辅助记录（需提前告知参会人员），但不可替代书面记录。2.2.5会议结束1.主持人总结会议核心内容，重申会议决议及任务分工，确认各任务责任人无异议；对未解决的问题，明确后续调研及讨论安排。2.主持人宣布会议结束，提醒参会人员带走个人物品及会议资料；若有需要留存的资料，交由行政部门统一收集。2.3会后跟进阶段（责任人：记录人、发起部门、任务责任人、任务督办人、行政部门）2.3.1会议纪要整理与分发1.记录人在会议结束后24小时内完成会议纪要整理，纪要需条理清晰、内容准确，重点突出决议事项及任务分工，避免冗余信息。2.会议纪要经主持人审核确认无误后，由发起部门通过公司OA系统、邮件等方式分发给所有参会人员及相关部门；公司级重大会议纪要需同步报送公司高层领导。3.参会人员收到纪要后，若对内容有异议，需在12小时内反馈给记录人，记录人核实后调整纪要；无异议则视为认可纪要内容及任务分工。2.3.2决议任务跟踪与推进1.任务责任人根据会议纪要中的要求，制定详细的任务执行计划，明确各阶段进度节点，按时推进任务落地；在任务执行过程中，若遇到无法解决的问题，需及时向任务督办人及发起部门反馈。2.任务督办人定期跟踪任务进展，每周汇总一次任务执行情况（可通过部门例会、书面报告等方式），对进度滞后的任务，及时督促责任人加快推进，协调解决跨部门协作问题。3.任务完成后，任务责任人向任务督办人提交任务完成报告及相关验收材料，督办人审核验收通过后，将结果反馈给发起部门及相关领导；验收不通过的，要求责任人限期整改。2.3.3会议资料归档与会场清理1.会议资料归档：-发起部门收集会议相关资料（会议申请单、会议通知、会议资料、签到表、会议纪要、任务完成报告等），整理后提交至行政部门归档；-行政部门按公司档案管理要求，对会议资料进行分类、编号、存档，确保资料完整可追溯。2.会场清理：-会议结束后，行政部门及时清理会场，回收剩余物料（纸笔、未分发的资料等）、关闭设备电源（音响、投影、灯光等）、整理桌椅；-对会议中产生的垃圾进行分类处理，确保会场恢复整洁；大型会议结束后，需额外检查是否有遗漏物品，及时联系相关人员认领。2.3.4会议效果评估（可选）1.对公司级重大会议或专项会议，发起部门可在会议结束后3个工作日内，通过问卷调查、一对一沟通等方式，收集参会人员对会议组织、议程设置、效率及效果的意见建议。2.发起部门汇总意见建议，形成《会议效果评估报告》，分析会议中存在的问题，提出改进措施，为后续优化会议组织流程提供参考。三、注意事项-严控会议时长：常规会议时长不超过90分钟，部门例会不超过60分钟；若议题较多，可拆分会议或优先讨论核心议题，避免冗长低效。-精简参会人员：遵循“必要参会”原则，仅邀请与会议议题直接相关的人员参会，避免无关人员到场导致效率低下；跨部门会议需明确各部门参会代表及发言重点。-规范会议纪律：参会人员需准时参会，不得无故迟到、早退；会议期间将手机调至静音或震动模式，避免随意走动、交头接耳；严禁在会议中处理与会议无关的工作（如回复无关消息、处理私人事务）。-确保决议落地：所有会议决议必须明确责任人、完成时限及验收标准，避免模糊表述；任务督办人需严格跟踪进度，确保决议事项闭环管理。-保护信息安全：涉及公司商业秘密、核心数据、未公开决策的会议，参会人员需严格遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容；会议资料需妥善保管，废弃资料需按规定销毁。-特殊情况处理：若需临时调整会议时间、地点或议程，发起部门需提前至少2小时通知所有参会人员，说明调整原因及新的安排；若会议被迫取消，需及时通知并协调后续沟通方式。-线上会议补充要求：线上参会人员需选择网络稳定、环境安静的地点参会，开启摄像头确保沟通顺畅；主持人需提前测试视频会议系统，明确线上发言顺序，避免发言混乱。四、附则4.1流程修订本SOP根据公司经营发展需求、会议组织实际情况，由行政部门牵头，联合各部门每1-2年修订一次，修