甲方项目管理联系单模板

甲方项目管理联系单模板在工程建设、软件开发等项目管理场景中，甲方项目管理联系单是传递管理指令、协调协作方、记录关键沟通的核心工具。它既是明确责任边界的书面凭证，也是保障项目进度、质量、成本受控的重要手段。一份规范的联系单，需兼顾“指令清晰性”“责任明确性”与“可追溯性”，以下结合实践经验提供模板框架及使用指南。一、甲方项目管理联系单模板（核心要素）（一）基本信息区项目名称XX（项目全称）联系单编号XX项目-202X-LX-00X-----------------------------------------------------------发件日期202X年X月X日发件方XX公司（部门/经办人）收件方XX单位（部门/对接人）联系电话（选填，确保可联系）（二）联系事项描述1.事项类型（单选/多选，根据项目需求自定义）：□设计变更□进度协调□质量整改□款项支付□安全管理□其他（请注明：________）2.事项详情（需包含背景、问题/需求、具体要求，避免模糊表述）：例：因现场[地质条件/用户需求调整/政策要求]，需对[XX分项工程/功能模块]进行优化。现状为：________（描述当前状态）。现要求贵方：________（明确动作、标准、范围，如“于202X年X月X日前完成XX图纸的深化设计，需满足《XX设计规范》第X条要求”）。3.相关依据（引用合同、规范、会议纪要等，强化指令合法性）：依据《XX项目建设工程施工合同》第X条“________”条款、202X年X月X日《XX会议纪要》（编号：XXX），及[设计文件/勘察报告]（编号：XXX）。（三）处理要求完成时限202X年X月X日（或“XX个工作日内”，需明确截止节点）质量标准符合《XX规范》/设计图纸/合同约定（需量化描述）----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------成果提交纸质版X份（加盖公章）+电子版（发送至XX邮箱），提交至XX部门/经办人其他要求如“需同步抄送监理单位/设计单位”“需附自检报告”（四）回复要求回复时限：收到本联系单后X个工作日内（或“于202X年X月X日前”）回复形式：书面回复（需加盖公章）/项目管理系统反馈/专题会议沟通回复内容：需包含“是否认可要求”“计划完成时间”“需协调事项”等核心信息（五）附件清单附件名称份数备注（如版本号、出具日期）--------------------------------------------XX图纸1套202X年X月版XX报告1份编号：XXX（六）签署确认发件方确认签字：________日期：________（公章/部门章）------------------------------------------------------------收件方签收签字：________日期：________（公章/部门章）二、使用说明（提升联系单效力的关键细节）（一）编号规则（示例）采用“项目简称-年份-类型码-流水号”，如“商业广场-2024-LX-001”。类型码可自定义（如“LX”代表联系单，“BG”代表报告，“BH”代表变更），流水号按年度重置，便于归档检索。（二）填写要点1.精准描述：避免“尽快”“适当”等模糊词，用“于X年X月X日前”“误差≤Xmm”等量化表述。2.依据充分：引用合同条款时需标注具体条目（如“合同专用条款第3.2.1条”），附件需注明版本号、出具日期，确保可追溯。3.责任到人：明确发件、收件的对接人（如“XX公司工程部-张三”），避免“贵方”“我方”等笼统表述。（三）传递与留痕书面传递：要求收件方签字+盖章确认，留存签收单（可附在联系单后）。电子传递：通过项目邮箱、OA系统发送，要求对方“已读回执”或“系统签收”，并同步抄送监理、设计等关联方。三、注意事项（规避风险的核心原则）（一）法律效力边界联系单经双方确认后，视为合同附件或补充协议，需避免与主合同条款冲突。若涉及重大变更（如合同价款调整、工期顺延），需单独签订补充协议，联系单仅作为“启动沟通”的凭证。（二）时效性管理处理时限：结合项目节奏合理设置（如紧急事项1个工作日，常规事项3-5个工作日），逾期未回复且无正当理由的，甲方可按合同约定（如“视为认可要求，后果由乙方承担”）执行。回复质量：要求对方回复“可量化的计划”（如“3月10日前完成方案初稿，3月15日前提交审核”），而非“尽快处理”。（三）存档与追溯双方需按“项目-年份-类型”建立台账，纸质版与电子版同步归档（建议扫描后上传至项目管理系统）。涉及争议时，联系单可作为“已履行告知义务”的法律凭证，需确保签署、传递过程可追溯。四、总结甲方项目管理联系单的本质是“管理意图的标准化输出工具”，其价值不仅在于“传递指令”，更在于“固化责任、降低沟通成本、规避法律风险”。通过规范模板设