合同管理流程及标准文本工具

合同管理流程及标准文本工具指南一、适用业务场景本工具适用于各类企业及组织在对外合作中涉及的合同全生命周期管理，具体场景包括但不限于：采购业务：原材料采购、设备采购、服务外包等采购合同的起草与审批；销售业务：产品销售、服务提供等销售合同的签订与履约跟踪；合作项目：联合研发、市场推广、渠道合作等合作协议的规范管理；人力资源：劳动合同、保密协议、培训协议等员工相关文件的签订与管理；日常运营：租赁合同、维修服务、咨询委托等支持性事务的合同处理。二、全流程操作指引（一）合同发起与立项需求提出：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见表1），明确合作方基本信息、合同目的、主要条款（如标的、数量、金额、周期等）及立项依据（如项目批复、会议纪要等）。部门初审：部门负责人对申请的必要性、条款合理性进行审核，签字确认后提交至法务部门。（二）合同起草与模板选择模板匹配：法务部门根据合同类型（如采购、销售、服务等），从《标准合同模板库》（见表2）中选择对应模板，保证模板覆盖核心条款（主体信息、权利义务、违约责任、争议解决等）。内容填充：业务部门结合合作细节，填写模板中的空白项（如合同金额、履行期限、技术参数等），不得删除模板中的必备条款。如有特殊需求，需在“其他约定”栏补充说明，并附相关附件（如技术规范、验收标准）。内部校对：业务部门负责人对合同内容与业务需求的一致性进行校对，重点核对金额、数量、期限等关键信息，保证无遗漏或错误。（三）合同审核与修订法务审核：法务部门重点审核以下内容：合同主体资格（合作方是否为合法存续的法人/其他组织，是否具备相应资质）；条款合法性（是否符合法律法规及行业规范，是否存在无效或可撤销风险）；权利义务对等性（双方责任、权利是否明确，违约责任是否合理）；争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确）。法务审核后出具《合同审核意见表》，对存在问题的条款提出修改建议，业务部门需根据意见修订并重新提交。财务审核：财务部门审核合同金额的准确性、付款方式与公司财务制度的匹配性（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等），以及涉税条款的合规性。其他部门会签：根据合同类型，需相关部门会签（如采购合同需仓储部门确认交付能力，销售合同需生产部门确认供货周期），相关部门在2个工作日内完成审核并反馈意见。（四）合同审批与签署权限审批：根据合同金额及类型，按公司《合同审批权限表》（见表3）履行审批流程。例如：金额≤10万元：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总→总经理；金额＞50万元：需提交总经理办公会审议。最终确认：审批通过后，业务部门将终稿合同文本发送至合作方，双方就最终条款达成一致。签署生效：纸质合同：双方法定代表人或授权代表签字并加盖合同专用章（或公章），骑缝章齐全；电子合同：通过公司指定的电子签约平台（如e签宝、法大大等）完成签署，保证电子签章的合法性和有效性。（五）合同履行与跟踪履约交底：合同签署后3个工作日内，业务部门组织内部履约交底会，明确各部门职责（如采购部门负责催货，财务部门负责付款），并将合同复印件抄送相关部门。进度跟踪：业务部门建立《合同履约跟踪表》（见表4），定期记录履约进展（如供货时间、验收情况、付款节点等），对逾期履约或违约情况及时上报，并采取催告、协商等措施。验收与结算：合同履行完毕后，业务部门按约定组织验收（如产品验收、服务成果验收），出具《验收报告》，并提交财务部门办理结算手续。（六）合同归档与终止归档管理：合同原件（或电子合同签署文件）由行政部统一归档，编号规则为“合同类型-年份-序号”（如“采购-2024-001”），归档材料包括：合同文本、审批文件、附件、验收报告、结算凭证等。终止与备案：合同正常终止：履行完毕后，业务部门在《合同履约跟踪表》中标注“已终止”，并归档相关资料；合同提前终止：因违约或不可抗力导致终止的，业务部门需收集终止证据（如违约通知书、协商函），并书面通知法务部门备案，必要时通过法律途径处理争议。三、标准化工具表单表1：合同立项申请表申请部门申请日期合同名称合作方名称合作方地址联系人/电话合同标的□产品□服务□技术□其他：________预计金额履行期限自______年_月_日至______年_月_日立项依据主要条款摘要（标的、数量、质量、付款方式等核心内容）部门负责人意见签字：______日期：______法务初审意见表2：标准合同模板库（部分示例）合同类型模板名称适用场景核心条款采购合同《原材料采购合同模板》生产原材料采购1.产品规格、质量标准；2.交货方式、地点；3.验收标准；4.付款周期；5.违约责任（如逾期交货、质量不达标）销售合同《产品销售合同模板》标准产品销售1.产品型号、数量；2.价格及折扣政策；3.交付时间；4.质保期；5.售后服务条款劳动合同《劳动合同模板》员工劳动关系建立1.工作内容与地点；2.劳动报酬；3.工作时间；4.保密条款；5.解除/终止条件表3：合同审批权限表合同类型金额区间审批流程采购合同≤10万元业务负责人→法务→财务→分管副总10万-50万元业务负责人→法务→财务→分管副总→总经理＞50万元业务负责人→法务→财务→分管副总→总经理办公会销售合同≤20万元业务负责人→法务→财务→分管副总20万-100万元业务负责人→法务→财务→分管副总→总经理服务合同≤15万元业务负责人→法务→财务→分管副总＞15万元业务负责人→法务→财务→分管副总→总经理表4：合同履约跟踪表合同编号合同名称合作方履行期限履约节点计划时间实际时间完成情况（如：供货）2024-05-012024-05-03已交付（如：验收）2024-05-052024-05-07验收合格异常情况（如：逾期原因、违约描述）处理措施责任人四、关键风险提示主体资格风险：合作方需提供营业执照、法定代表人证件号码明等资质文件，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询其经营状态及失信信息，避免与无民事行为能力或被吊销执照的主体签约。条款完整性风险：合同中必须包含“标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决”等核心条款，避免因条款缺失导致权责不明。金额准确性风险：合同金额大小写必须一致，涉及多币种时需明确汇率及支付方式；付款节点应与履约进度挂钩，避免预付款比例过高导致资金风险。审批流程合规风险：严禁越权审批或简化审批流程，合同签署前需保证所有审批节点已完成，纸质合同需保留审批痕迹（如签字、日期），电子合同需审批日志。保密与知识产权风险：涉及商业秘密或技术信息的合同，需明保证