沟通平台使用规范及消息模板

内部沟通平台使用规范及消息模板一、规范目的与适用范围为规范内部沟通平台的使用，提升信息传递效率，保证跨部门协作顺畅，保障沟通内容的专业性与安全性，特制定本规范。本规范适用于全体员工通过内部沟通平台（如企业钉钉等）开展的工作沟通，涵盖日常协作、事务通知、进度同步等场景。二、典型沟通场景与需求说明（一）跨部门协作推进当项目需多部门配合（如市场部与产品部联合推广新功能），或需协调资源解决跨部门问题时，通过平台发起协作沟通，明确职责分工与时间节点，避免信息断层。（二）项目进度同步项目执行过程中，定期向团队成员、上级及相关方同步进展（如周报、里程碑完成情况），保证各方对项目状态有清晰认知，及时发觉并解决风险。（三）紧急事务通知遇突发情况（如系统临时维护、会议时间紧急调整），需快速告知相关人员，保证信息触达及时，减少因信息延迟造成的工作影响。（四）审批流程提醒员工发起审批（如报销、请假、用印申请）后，通过平台提醒审批人处理，同步审批进度，避免流程卡滞。（五）新人入职引导HR或部门负责人通过平台向新员工发送入职指引（如工位安排、账号开通、团队介绍），帮助新人快速融入团队。（六）知识经验分享员工将工作心得、行业资讯、操作技巧等通过平台分享，促进团队知识沉淀与能力提升。三、平台操作指引（一）基础设置与账号管理登录与状态设置：员工首次登录需完成实名认证，并根据工作状态设置“在线”“忙碌”“会议中”“离开”等状态，方便同事判断沟通时机。个人信息维护：及时更新联系方式、所属部门、岗位职责等信息，保证通讯录准确性；头像建议使用职业照，提升辨识度。（二）消息发送规范接收人选择：单对单沟通：明确对象，避免误发；群聊沟通：仅邀请直接相关成员，无关人员及时移出，群聊名称需体现核心主题（如“项目组-需求讨论群”）；部门通知：通过“部门公告”功能发送，保证全员覆盖。标题与内容撰写：标题简洁明了，包含核心事由（如“【审批提醒】*的差旅报销申请”）；内容条理清晰，优先使用分点、分段说明，关键信息（如时间、节点、负责人）可加粗或标红；避免发送与工作无关的内容（如闲聊、广告），群聊中减少刷屏式发言。文件传输要求：文件命名规范：格式为“文件主题-版本号-人-日期”（如“产品需求文档V1.0-*20231025”）；大文件建议使用平台“云盘”功能分享，附提取码或直接；敏感文件（如未公开的财务数据、战略规划）需加密并设置访问权限。（三）群聊与协作功能使用群聊管理：群主需定期清理inactive成员，明确群聊规则（如“工作时间内回复消息时限为2小时”）；重要群聊可设置“群公告”置顶关键信息。任务分配：通过平台“任务”功能创建任务，明确任务名称、描述、负责人、截止时间，完成后及时更新状态，便于跟进进度。日程同步：发起会议或约定时间节点时，使用“日程”功能邀请相关人员，系统自动同步至对方日历，避免时间冲突。（四）消息跟进与反馈未读消息处理：收到工作消息后，若无法立即处理，需回复“已收到，将在时间前回复”，避免对方误判；重要消息需在24小时内给予明确反馈。沟通闭环：任务或问题沟通后，需确认结果（如“需求文档已确认，按方案推进”），保证信息传递完整，避免“已读未回”。四、消息模板参考（一）跨部门协作消息模板场景模板内容项目协作发起【协作需求】项目-市场推广方案对接接收人：产品部、设计部、市场部1.协作背景：为推进产品上线，需联合产品、设计、市场部确定推广方案；2.核心需求：-产品部：提供产品核心功能卖点（10月28日前）；-设计部：根据卖点设计3版海报初稿（11月2日前）；-市场部：制定推广渠道预算（10月30日前）；3.时间节点：方案定稿时间为11月5日，请各部门提前预留沟通时间；4.联系人：市场部（电话：，企业：）。（二）项目进度同步模板场景模板内容周进度汇报【项目周报-10月第4周】组接收人：部门经理、项目组全员本周完成：1.完成用户调研报告初稿，覆盖100名目标用户；2.前端开发完成登录模块、首页UI搭建；下周计划：1.优化用户调研报告，补充竞品分析（11月1日前）；2.后端开发订单接口对接（11月3日前）；风险与支持：订单接口依赖第三方系统，需技术部*协助确认对接文档（11月2日前完成）。（三）紧急事务通知模板场景模板内容系统紧急维护【紧急通知】系统今晚22:00-24:00临时维护接收人：全体员工各位同事：因服务器升级，系统将于今晚22:00-24:00暂停服务，期间无法登录及使用相关功能；影响范围：线上业务办理、数据查询等功能暂停；替代方案：紧急事务可通过企业联系（电话：），或使用备用系统（路径：*）；感谢配合，由此带来的不便敬请谅解。（四）审批流程提醒模板场景模板内容报销审批提醒【审批提醒】的差旅报销申请（单号：）接收人：审批人经理您好，员工提交的10月差旅报销申请（单号：BP20231025-001）待您审批，报销金额合计元，主要费用：交通费元、住宿费元；审批入口：[此处跳转审批页面]（或：企业-工作台-审批中心）；截止时间：请于11月1日前完成审批，避免影响员工报销进度；如有疑问，可联系（电话：）。（五）新人入职引导模板场景模板内容入职第一天通知【欢迎新同事】加入部门！接收人：部门全员、HR各位同事：欢迎（岗位：）于今日加入部门，主要负责工作；入职指引：1.工位：3楼301室，工位号：A15；2.账号：企业已开通，密码初始为，请及时修改；3.今日安排：10:00HR*带领办理入职手续，14:00部门对接会；请大家多多关照，帮助新人快速融入团队！五、使用注意事项（一）信息准确性与时效性发送消息前需核对内容准确性，尤其是时间、金额、数据等关键信息，避免因错误信息导致工作失误；紧急通知需第一时间发送，并确认接收人已读，必要时通过电话二次提醒。（二）沟通礼仪与隐私保护使用文明用语，避免情绪化表达或攻击性言论，群聊中尊重他人发言，不随意打断；严禁泄露公司敏感信息（如未公开财务数据、客户隐私、商业计划），发送文件前检查是否包含涉密内容；不随意转发未经证实的信息，对来源不明的消息需核实后再传播。（三）平台功能合理使用非紧急情况避免在工作时间外发送消息，确需加班沟通的，可提前说明；定期清理无用群聊和文件，保持平台界面整洁，重要消息及时收藏归档；遇平台系统故障时，及时联系IT支持（电话：*），同时启用备