合同管理标准化模板合同审核与执行流程表

合同管理标准化模板合同审核与执行流程表一、适用范围与核心场景本流程表适用于企业各类业务合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等类型，覆盖合同从发起、审核、签订到执行、变更、归档的全生命周期管理场景。适用于业务部门发起合同需求、法务部门进行合规审核、财务部门审核资金条款、管理层审批决策及执行部门跟踪履约等环节，旨在通过标准化流程降低合同风险、提高管理效率、明确责任分工。二、合同审核与执行全流程操作指引（一）合同准备与发起责任主体：业务部门（合同发起人）操作说明：需求确认：业务部门根据业务需求，明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式、双方权利义务等核心要素，形成《合同需求确认单》（需部门负责人签字确认）。合同起草：根据需求确认结果，使用企业标准合同模板（如无模板，可参考行业通用模板并标注“非标合同”）起草合同文本，保证条款清晰、无歧义，重点约定违约责任、争议解决方式等关键内容。材料准备：收集与合同相关的附件材料，包括但不限于：对方主体资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、技术规格书、招投标文件、过往合作记录等，保证材料真实、完整。输出文件：《合同需求确认单》、合同草案（含电子版及纸质版）、附件材料清单（二）合同审核责任主体：法务部门、财务部门、业务部门（复核）审核顺序及要点：法务合规审核（法务部门，1-2个工作日）：审核合同主体是否适格（对方是否具备相应民事行为能力、资质是否在有效期内）；审核合同条款是否合法合规（是否符合法律法规、行业规范及企业内部制度）；审核权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰；审核合同文本是否完整（包括附件、补充协议等），是否存在歧义条款。输出：法务审核意见书（明确“通过”“修改后通过”或“不通过”，并注明具体修改意见）。财务条款审核（财务部门，1个工作日）：审核合同金额、定价策略是否合理，是否符合预算审批流程；审核付款方式、付款节点、票据要求（如发票类型、开具时间）是否符合企业财务制度；审保函、保证金等资金安全条款是否明确。输出：财务审核意见书（重点标注资金风险点及修改建议）。业务部门复核（业务部门，0.5个工作日）：针对法务、财务提出的修改意见，结合业务需求进行复核，确认是否可调整；保证合同内容与业务需求一致，无遗漏关键条款。输出：业务部门复核确认书（签字确认同意修改或说明异议理由）。（三）合同审批与签订责任主体：管理层（按权限审批）、授权签订人、行政档案部门操作说明：分级审批：根据合同金额及重要性，确定审批权限（例如：金额≤5万元由部门负责人审批；5万＜金额≤50万元由分管副总审批；金额＞50万元由总经理审批）。审批人需在《合同审批表》中签署明确意见（“同意”“不同意”或“补充说明”）。文本定稿：审核通过后，业务部门根据各方意见修改合同文本，最终形成定稿版本（需法务部门确认终稿）。合同签订：纸质合同：由授权签订人（需附《授权委托书》）在合同文本上签字并加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；电子合同：通过企业指定的电子签约平台签订，保证签约主体身份真实、电子印章合法有效。分发与备案：签订完成后，合同文本原件至少2份（企业留存1份，对方1份），复印件分发至法务、财务、业务部门备案；电子合同同步至企业合同管理系统。输出文件：《合同审批表》、授权委托书（如需）、签订完成的合同原件及复印件、电子合同存证文件（四）合同执行与跟踪责任主体：业务部门（执行人）、财务部门（付款监督）、法务部门（履约监督）操作说明：履行计划制定：合同签订后3个工作日内，业务部门根据合同条款制定《合同履行计划》，明确各阶段节点（如交付时间、验收时间、付款时间）、责任人及输出成果，报部门负责人备案。进度监控：执行人按履行计划跟踪合同进展，对可能出现的延迟、变更等风险及时预警（如提前5个工作日向法务部门提交《履约风险预警表》）。验收与确认：合同标的交付后，业务部门组织验收（可邀请技术、质量部门参与），形成书面《验收报告》，由双方授权代表签字确认；涉及服务类合同的，需按阶段出具《履约情况确认书》。对账与结算：财务部门根据合同约定及验收报告，核对付款金额、节点，办理付款手续；执行人配合完成对账，保证资金往来与合同一致。输出文件：《合同履行计划》、《履约风险预警表》（如需）、《验收报告》、《履约情况确认书》、付款凭证（五）合同变更与终止责任主体：业务部门（发起）、法务部门（审核）、管理层（审批）操作说明：变更流程：因业务需求变化、政策调整等需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请说明》，明确变更内容、原因及影响；变更申请经法务部门审核（重点审核变更条款合法性、对原合同权利义务的影响）、财务部门审核资金变更条款后，按原审批权限报批；审批通过后，签订《合同补充协议》（作为原合同组成部分），同步更新履行计划并通知相关部门。终止流程：合同到期自然终止：执行人在合同到期前15个工作日检查履约情况，确认无遗留问题后办理归档；协商终止：双方协商一致，签订《合同终止协议》，明确终止后责任（如已履行部分的结算、违约责任豁免等）；单方终止：符合合同约定或法定终止情形的，由业务部门提交《终止合同说明》，经法务部门审核合法性后报批，书面通知对方并留存送达凭证。输出文件：《合同变更申请说明》、《合同补充协议》、《合同终止协议》、终止通知及送达凭证（六）合同归档责任主体：行政档案部门、业务部门（配合）操作说明：归档范围：合同全生命周期文件，包括但不限于：需求确认单、合同草案、审核意见书、审批表、签订文本、履行计划、验收报告、变更/终止协议、付款凭证、沟通函件等。归档要求：合同履行完毕或终止后10个工作日内，业务部门将相关材料整理成册（纸质版需逐页编号、签字盖章齐全，电子版分类命名），移交至行政档案部门；档案部门按“合同编号+合同名称”分类存放，建立电子台账，保证可快速检索；合同保存期限：一般合同不少于10年，重要合同（如不动产、重大采购）不少于20年，法律法规另有规定的从其规定。输出文件：合同档案册（纸质+电子）、《合同归档台账》三、标准化流程执行表单阶段步骤责任部门/人操作说明输出文件时限要求合同准备与发起需求确认业务部门/发起人明确合同核心要素，形成部门确认的书面需求《合同需求确认单》1个工作日合同起草业务部门/发起人使用标准模板起草，标注非标条款合同草案（含附件）2个工作日合同审核法务合规审核法务部门审核主体、条款合法性、权利义务等法务审核意见书1-2个工作日财务条款审核财务部门审核金额、付款方式、资金安全等财务审核意见书1个工作日业务部门复核业务部门确认修改意见符合业务需求业务部门复核确认书0.5个工作日合同审批与签订分级审批管理层（按权限）按金额及重要性审批，签署明确意见《合同审批表》按审批流程时限合同签订授权签订人签字盖章，严禁空白合同；电子合同通过指定平台签订完成的合同原件审批通过后3个工作日合同执行与跟踪履行计划制定业务部门/执行人明确节点、责任人，报备部门负责人《合同履行计划》签订后3个工作日进度监控与验收业务部门/执行人跟踪进展，组织验收并形成书面报告《验收报告》《履约风险预警表》按履行计划执行合同变更与终止合同变更业务部门/法务部门申请-审核-审批，签订补充协议《合同补充协议》变更需求提出后5个工作日合同终止业务部门/法务部门确认终止情形，签订终止协议或通知，处理善后《合同终止协议》终止条件满足后7个工作日合同归档材料整理与移交业务部门/档案部门整理全生命周期文件，分类移交合同档案册终止/到期后10个工作日四、关键风险控制与注意事项（一）材料完整性审核发起合同前，业务部门需保证对方主体资质（如营业执照、行业许可证）、授权委托书等材料真实有效，避免因主体不适格导致合同无效。涉及特殊行业（如建筑、食品），需核验其专项资质证书。（二）审核意见闭环管理法务、财务审核提出的修改意见，业务部门必须在合同定稿前逐项落实并反馈，未通过审核的合同不得进入审批流程；对存在重大分歧的条款，需组织相关部门协调解决，必要时上报管理层决策。（三）执行过程动态跟踪业务部门需定期（如每周/每月）向部门负责人及法务部门提交《合同履行进展报告》，对延迟履行、质量不达标等问题及时采取补救措施；财务部门在付款前需核对验收报告与合同条款一致，避免超付、错付。（四）变更与终止书面化合同变更或终止必须签订书面补充协议或终止协议，口头约定无效；单方终止合