财务报销制度及流程标准模版

为规范公司财务报销行为，强化费用支出的合规性与可控性，保障资金使用效率，结合公司运营实际需求，特制定本财务报销制度及流程。本制度适用于公司全体员工（含试用期员工、兼职人员），涵盖日常经营活动中各类费用的报销管理。一、总则（一）制定目的通过明确报销范围、规范审批流程、细化执行要求，实现费用支出的“合规、真实、节约、透明”，既满足业务开展需求，又防范财务风险，维护公司与员工双方权益。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构因公务发生的费用报销，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、通讯费、交通费等。员工个人消费、违规支出及未经审批的费用除外。（三）基本原则1.合规性原则：报销凭证、流程需符合国家财税法规及公司内部规定，严禁伪造、变造票据或虚报冒领。2.真实性原则：费用支出需与公务活动直接相关，票据内容与实际业务一致，严禁虚构事由套取资金。3.节约性原则：倡导“必要、合理、节约”的支出理念，同类费用选择性价比最优的方案，避免铺张浪费。4.分级审批原则：根据费用金额、业务性质，实行“部门初审+财务审核+授权领导终审”的分级审批机制，确保权责清晰。二、报销范围及标准（一）差旅费1.交通费：飞机出行：总监及以上职级可乘坐经济舱；经理及以下职级原则上选择高铁/动车二等座、硬卧或长途汽车，确因业务紧急需乘坐飞机的，需提前经总经理审批。市内交通：出差期间市内交通凭合规票据实报实销，原则上每日不超过50元；若公司提供车辆或统一安排接送，则不再报销市内交通费。2.住宿费：总监及以上职级：不超过800元/天；经理职级：不超过500元/天；普通员工：不超过300元/天；住宿费需提供正规发票，且发票抬头、日期、金额等信息与出差行程一致，超标部分由个人承担。3.餐饮费：出差期间餐费实行定额补助，按出差天数计算，标准为：总监及以上150元/天，其他人员100元/天；若因业务需要招待客户，需单独申请招待费报销，不再享受当日餐费补助。（二）办公费1.日常办公用品（如纸张、笔、文件夹等）：由行政部门统一采购、发放，各部门按需申领；确因特殊需求自行采购的，需提前报行政部门备案，凭发票报销，单次金额不超过500元。2.办公设备（如打印机、电脑配件等）：单价超过2000元的设备需纳入固定资产管理，采购前需提交《采购申请单》，经部门负责人、行政部、财务部审批后执行，凭发票、验收单报销。（三）业务招待费1.招待费支出需提前填写《招待申请单》，注明招待对象、事由、预计金额，经部门负责人初审、总经理终审后方可执行。2.招待标准：单次招待人均费用不超过200元，特殊情况需超标的，需附详细说明并经总经理特批。3.报销时需提供发票、招待清单（含时间、地点、参与人员、事由），严禁用餐饮发票报销非招待性质的支出。（四）通讯费1.公司为岗位需要的员工（如销售、外勤人员）提供通讯费补贴，标准为：经理及以上500元/月，普通员工300元/月；2.补贴随工资发放，员工需确保工作电话畅通，因个人原因导致通讯中断影响工作的，视情节扣减补贴；3.若因业务需要产生额外通讯费（如国际长途、大额流量费），需凭发票报销，报销前需经部门负责人审批。三、报销流程（一）事前申请（依费用类型而定）1.差旅费、招待费、大额办公费等需事前申请：员工填写《费用申请单》，注明事由、预计金额、时间、参与人员等，经部门负责人审批后生效；2.紧急业务可先执行，后补申请，但需在费用发生后3个工作日内完成补批，否则不予报销。（二）票据收集与整理1.报销票据需为合法有效凭证（增值税发票、财政收据等），发票抬头需与公司名称一致，内容清晰、无涂改、盖章完整；2.票据需按费用类型分类粘贴（如差旅费按交通费、住宿费、餐费分开粘贴），并在《费用报销单》上注明“票据张数”“合计金额”，同时附《费用申请单》（若有）、出差审批单、招待清单等附件；3.若票据丢失，需提供开票方出具的证明（注明发票号码、金额、内容），经部门负责人、财务负责人审批后，方可作为报销依据（仅适用于小额票据，大额票据丢失原则上不予报销）。（三）审批流程1.部门初审：报销人提交《费用报销单》及附件至部门负责人，部门负责人审核“业务真实性”（如出差行程是否合理、招待对象是否属实），确认无误后签字；2.财务审核：财务部审核“票据合规性”（如发票真伪、金额是否超标、附件是否齐全），同时核对预算执行情况，提出审核意见（如“票据合规，同意报销”或“票据不合规，退回重填”）；3.终审审批：单笔金额≤2000元：由部门分管领导审批；单笔金额>2000元：需总经理（或授权人）终审；审批时效：部门初审≤1个工作日，财务审核≤1个工作日，终审≤2个工作日，特殊情况需说明延期原因。（四）报销支付1.财务部复核审批流程无误后，按公司支付方式（银行转账、现金、对公支付等）办理付款；2.员工报销款原则上支付至本人工资卡，严禁转至他人账户（特殊情况需提供书面说明及收款人授权书）；3.对公支出（如供应商货款、办公设备采购）需直接支付至对方对公账户，禁止以个人名义垫付后报销（特殊情况需经财务负责人审批）。四、报销要求（一）时间要求1.日常费用（如办公费、交通费）需在费用发生后5个工作日内提交报销申请，当月费用尽量当月结清；2.差旅费需在出差结束后7个工作日内完成报销，跨月出差的，需在次月5日前提交；3.年度截止日前15天，停止受理当年费用报销，未及时提交的视为自动放弃。（二）金额要求1.报销金额需与票据金额一致，大小写需相符，若有“分”位，大写需写“整”或“正”；2.超标准、超预算的费用，需附“超支说明”及额外审批（如总经理特批），否则财务不予受理；3.备用金借款需在业务完成后5个工作日内冲销，逾期未冲销的，从工资中扣回。（三）特殊情况处理1.借款管理：员工因公务需借款的，填写《借款单》，经部门负责人、财务负责人审批后，由财务部预支款项；借款原则上不超过5000元，且需在15天内冲销；2.代垫报销：员工代垫费用（如替客户垫付的招待费），需提供对方签收证明或合同约定，经审批后报销；3.电子发票：需提供发票原件（PDF或OFD格式），并在报销时注明“电子发票已验真”，避免重复报销。五、监督与责任（一）财务监督财务部需定期抽查报销凭证，核查业务真实性、票据合规性，发现问题及时反馈并要求整改；每季度出具《费用报销分析报告》，向管理层汇报费用支出趋势、异常情况。（二）员工责任1.报销人需对所提交票据的真实性、合法性负责，若发现虚报、冒领、伪造票据等行为，除追回款项外，视情节轻重给予警告、记过、解除劳动合同等处分，涉嫌违法的移交司法机关；2.部门负责人需对本部门费用支出的“必要性、合理性”负责，审核失职导致违规报销的，连带承担管理责任（如扣减绩效、通报批评）。（三）违规处理1.票据不合规（如假发票、抬头错误）：退回报销人重新提供，逾期未补的不予报销；2.流程不完整（如未经审批、附件缺失）：退回补全，补全时效为3个工作日，超期的视为放弃；3.虚报冒领：追回款项，并处以虚报金额1-3倍的罚款，同时计入员工诚信档案。六、附则1.本制度由财务部负责解释，未尽事宜可制定补充规定，补充规定与本制度具有同等效力；2.本制度自发