机关单位文书处理规范指南

机关单位文书处理规范指南一、引言机关单位文书是传递政务信息、规范工作流程、固化管理成果的核心载体，其处理质量直接关系行政效能与决策落实。为提升文书全流程管理的规范性、时效性与安全性，结合机关工作实际，制定本指南，为文书处理各环节提供实操依据。二、收文处理规范（一）签收与登记1.签收：文书管理人员接收来文时，需核对来文单位、文号、份数及文书完整性（如纸张破损、页码缺失等）；涉密文书需在专用场所由指定人员签收，同步登记签收时间。2.登记：建立《收文登记簿》，逐项记录文号、标题、来文单位、收文日期、密级（如需）、办理状态等信息，确保文书流向可追溯；电子来文需在政务系统中完成线上登记，与纸质文书信息一一对应。（二）初审与分办1.初审：文书管理人员对来文初步审核，重点检查：是否属本单位职权范围、是否需会办、是否符合文书格式规范。对不符合要求的来文，及时退回或商请补正。2.分办：根据来文内容与职责分工，提出拟办意见（如“请XX部门牵头办理，XX部门协办”），经办公室负责人签批后，将文书（含电子文档）转至承办部门；涉密文书需通过加密渠道传递，明确签收人。（三）承办与传阅1.承办：承办部门收到文书后，需明确办理时限（紧急文书按要求时限，常规文书原则上不超过工作日），指定专人负责。办理过程中需做好记录，涉及多部门协作的主动沟通；需反馈办理结果的，及时向来文单位或分办部门回复。2.传阅：需多部门或多层级阅知的文书，采用“专人传递、登记签字”方式，避免横传或延误。传阅单需标注阅知要求（如“请阅示”“请知悉”），阅文人需签署姓名与时间；文书管理人员定期检查传阅进度，防止滞留。（四）催办与办结1.催办：文书管理人员对超期未办结的文书，以书面或口头形式向承办部门催办，记录催办情况；对紧急或重要文书，可联合督查部门开展专项督办。2.办结：承办部门办结后，将文书及办理结果（如批复、报告）返回文书管理部门，注明“已办结”并附简要说明；文书管理人员核查后，在登记簿中更新办理状态，涉密文书按保密要求归档或清退。三、发文处理规范（一）拟稿与核稿1.拟稿：起草文书遵循“谁主办、谁拟稿”原则，内容需准确反映工作意图，引用政策法规需核对原文，数据、案例需真实可靠；格式上需符合《党政机关公文格式》要求，标注发文字号、主送单位、附件（如需）等要素；电子文稿需使用正版办公软件编辑，确保可兼容。2.核稿：拟稿部门负责人对文稿初审，重点检查内容合规性、逻辑严谨性、格式规范性；涉及其他部门职责的需会签确认，涉及重大决策或敏感事项的需经法律顾问或政策研究部门审核。（二）签发与复核2.复核：文书管理人员在印发前，需对文稿内容、格式、签发手续进行复核，确保与签发稿一致；发现问题的，及时退回拟稿部门修改，不得擅自改动。（三）缮印与用印1.缮印：正式印发的文书需使用机关专用文印设备，纸质文书采用A4纸双面打印（涉密文书除外），确保字迹清晰、排版规范；电子文书需按规定格式生成PDF版，作为正式归档文件。2.用印：文书用印需经签发人或其授权人员批准，印章管理人员核对发文稿纸与文稿内容一致后，在落款处“骑年盖月”用印，确保印章清晰、位置规范；电子印章使用需符合《电子签名法》要求，仅限指定系统操作。（四）登记与分发1.登记：建立《发文登记簿》，记录文号、标题、主送单位、发文日期、份数、密级等信息，电子发文需在政务系统中同步登记。2.分发：纸质文书按主送、抄送单位分类封装，通过机要通信、邮政特快或专人送达；电子文书通过政务内网、邮件系统或指定平台发送，确保送达至指定接收人；涉密文书需标注密级，使用加密渠道传递。四、文书归档与保管（一）归档范围凡反映本单位工作活动、具有查考价值的文书（含纸质、电子、音像等形式），均需归档。具体包括：发文原稿及正式文本、收文办理单及回复材料、会议纪要、调研报告、合同协议等。（二）归档要求1.纸质文书：需去除金属物，按年度、文号或主题分类整理，编制页码、卷内目录，装订成册（或装入档案盒），标注档号。2.电子文书：需转换为通用格式（如PDF、XML），刻录至不可擦写光盘或存储至专用服务器，建立电子档案目录，与纸质文书一一对应。3.归档时间：年度文书原则上在次年第一季度完成归档，专项工作文书在工作结束后1个月内归档。（三）保管与利用1.保管：文书档案需存放于专用档案室，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件；电子档案需定期备份（至少两地三备份），涉密档案需单独保管，按密级确定借阅权限。2.利用：内部查阅档案需履行登记手续，外单位查阅需持单位介绍信并经审批；复制、摘录档案内容需注明用途，涉密档案利用需严格遵守保密规定。五、常见问题与应对措施（一）文书格式不规范表现：发文字号错误、附件标注不清、落款不完整等。应对：定期组织文书格式培训，编制《文书格式示例手册》；核稿环节重点检查格式要素，发现问题即时整改。（二）流转环节延误表现：分办不及时、传阅滞留、催办不力等。应对：建立“文书处理时限表”，明确各环节办理时长；文书管理人员每日跟踪进度，对延误情况通报批评；推广电子政务系统，实现文书线上流转、自动提醒。（三）涉密文书管理疏漏表现：涉密文书未标注密级、传递渠道不加密、归档后未单独保管等。应对：开展保密专项培训，签订保密责任书；文书处理各环节严