办公设备维护与保养记录表

办公设备维护与保养记录表通用工具指南一、适用范围与应用场景本工具适用于各类企事业单位、机关、学校、医疗机构等组织对常用办公设备的维护与保养管理，具体场景包括：日常办公设备管理：如打印机、复印机、投影仪、电脑主机、显示器、扫描仪、碎纸机、空调等设备的定期保养与故障维修记录；设备生命周期跟踪：从设备启用、日常维护到故障维修、报废全过程的记录管理，保证设备状态可追溯；责任落实与成本控制：明确设备维护责任人，规范操作流程，减少因维护不当导致的设备损坏，降低维修成本；合规与审计需求：为设备管理提供数据支撑，满足内部审计或资产盘点时的维护记录查验要求。二、记录表填写与维护操作流程1.前期准备：明确责任与周期责任划分：由设备使用部门指定专人（如部门行政助理或设备管理员）作为设备维护责任人，负责日常保养、故障报修及记录填写；IT部门或后勤部门作为设备维护执行方，负责专业维修与定期检修。维护周期制定：根据设备类型和使用频率，制定维护周期（如打印机每周清洁1次，空调每季度深度保养1次，电脑每半年全面检修1次），并在记录表中标注“下次维护日期”。2.填写设备基础信息在记录表“设备基本信息”区域完整填写以下内容（保证信息唯一可追溯）：设备名称（如“HPLaserJetProM404n打印机”）、型号、设备编号（由资产管理部门统一分配）；使用部门、存放位置（如“市场部-前台区域”）、责任人姓名（用“某”代替，如“明”）；启用日期、保修期限（若有）、供应商信息（可仅记录公司名称，不涉及联系方式）。3.记录维护保养过程每次维护操作后，需在“维护保养记录”区域按时间顺序填写，具体字段及规范维护日期：精确到年月日（如“2023-10-26”）；维护类型：勾选“日常保养”“故障维修”“定期检修”中的一种（日常保养指清洁、简单调试等预防性操作；故障维修指设备出现故障后的修复；定期检修指按计划进行的深度检查）；维护内容：详细描述操作过程（如“清洁打印机进纸辊、更换硒鼓（型号CF280A）、检查电源线路”）；操作人：填写维护执行人姓名（用“某”代替，如“华”或“IT-*强”）；更换部件/耗材：若涉及更换配件或耗材（如硒鼓、墨盒、电源适配器），需记录名称、型号、数量（如“电源线：3C认证型号，1条”）；故障描述（仅故障维修时填写）：说明故障现象（如“打印出现黑条”“无法开机”）、故障发生时间；解决情况：描述处理结果（如“故障已排除，打印测试页正常”“设备恢复正常运行”）；使用部门确认：维护完成后，由设备使用部门责任人签字确认（用“*某”代替），保证维护效果符合需求。4.存档与汇总分析存档管理：纸质记录表由设备使用部门按月整理归档，保存期限不少于2年；电子版记录表同步备份至指定服务器或云端，便于查询和统计分析。定期汇总：每月/每季度由设备管理部门汇总维护记录，分析设备故障率、高频故障类型、维护成本等，形成《设备维护分析报告》，为设备更新、采购或维护流程优化提供依据。三、办公设备维护与保养记录表模板（一）设备基本信息项目内容设备名称设备型号设备编号使用部门存放位置责任人启用日期保修期限供应商下次维护日期（二）维护保养记录（可按需增加行数）日期维护类型维护内容操作人更换部件/耗材故障描述（若有）解决情况使用部门确认备注YYYY-MM-DD日常保养清洁设备表面及进纸口，检查连接线是否松动*某无无设备运行正常*某YYYY-MM-DD故障维修打印出现重影，更换硒鼓后测试IT-*强硒鼓（CF280A，1个）打印内容有重影重影现象消失，测试页正常*某YYYY-MM-DD定期检修检查内部风扇、清理散热口，升级驱动程序*华无无设备运行稳定，温度正常*某（三）设备历史维护汇总（可选）统计周期维护总次数日常保养次数故障维修次数定期检修次数故障率（%）主要故障类型2023年Q31585233.3打印卡纸、硒鼓寿命不足2023年Q41273225.0电源接触不良、进纸器故障四、使用与管理注意事项记录真实性：维护内容需如实填写，不得虚构或遗漏关键信息（如更换部件型号、故障现象），保证记录可追溯、可核查。操作规范性：日常保养由设备责任人完成（如清洁、简单检查），复杂维修需由专业人员执行，避免因操作不当导致设备二次损坏。安全第一：维护前务必切断设备电源，待设备完全冷却后再进行操作（如激光打印机内部部件高温）；涉及电路检修时，需由持证电工操作。耗材管理：更换的耗材（如硒鼓、墨盒）需建立台账，记录领用、更换及剩余数量，避免浪费或短缺；更换的旧配件需统一回收，按资产报废流程处理。保密要求：记录表中涉及设备位置、部门信息等内