行政物资采购与领用标准化操作手册

行政物资采购与领用标准化操作手册前言为规范公司行政物资的采购与领用管理，提高物资使用效率，保障各部门工作有序开展，明确各环节职责分工，特制定本手册。本手册旨在通过标准化流程，保证行政物资采购的合规性、经济性，领用的合理性、可追溯性，为公司运营提供坚实的物资保障。一、适用范围与场景说明本手册适用于公司各部门（含分支机构）的行政物资采购与领用管理，涵盖办公文具、办公设备耗材、清洁用品、劳保用品、办公家具等非生产类物资。具体场景包括：部门日常办公所需常规物资的补充采购；新设部门或人员扩张导致的物资新增需求；办公设备故障维修、耗材更换等专项物资采购；各类行政物资的领用、发放与登记管理。二、行政物资采购标准化流程（一）需求提报与审批需求发起各部门根据实际工作需要，由指定人员（一般为部门综合管理员或负责人）填写《行政物资采购申请表》（详见第五章表5.1），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途及使用人等信息。常规物资（如A4纸、签字笔等）可按月度汇总提报；临时或专项需求（如新购打印机、维修配件等）需提前3个工作日提交申请。审批流程部门内部审批：申请表经部门负责人审核，确认需求合理性及必要性后签字。金额分级审批：单次采购金额≤1000元：由行政部主管审批；1000元＜单次采购金额≤5000元：由行政部主管审核后，报财务部经理审批；单次采购金额＞5000元：需经行政部主管、财务部经理联合审核，报公司分管领导审批。审批通过后，申请表流转至行政部采购组；审批未通过的，由申请人根据意见修改后重新提报。（二）供应商选择与采购执行供应商筛选行政部采购组根据采购需求，优先从公司《合格供应商名录》中选择供应商（名录内供应商不足时，需启动新增供应商流程）。单次采购金额≥2000元的，需至少对比3家供应商的报价（含产品规格、价格、交货周期、售后服务等），填写《供应商比价表》，附在采购申请表后作为审批依据。采购订单下达审批通过后，采购组与供应商确认最终需求，签订采购合同（单次采购金额≥5000元时需签订合同），或通过公司采购系统下达电子订单，明确物资名称、数量、单价、交货地址、交货时间及付款方式等。紧急采购（如突发故障需立即更换的耗材）可先通过电话沟通需求，采购后24小时内补办审批手续。（三）物资验收与入库到货验收物资送达后，行政部采购组组织申请人（或部门指定人员）、仓库管理员共同验收，核对物资名称、规格型号、数量是否与订单一致，检查外观是否完好、质量是否合格。验收合格后，三方在《物资验收单》（详见第五章表5.3）上签字确认；验收不合格的，采购组需及时联系供应商退换货，并记录退换原因及处理结果。入库登记验收合格的物资，由仓库管理员录入库存管理系统，更新库存台账，标注物资编码、存放位置等信息，并通知申请人领用。（四）付款与结算票据核对供应商根据采购合同/订单开具合规付款凭证（需注明公司名称、税号、物资明细及金额），采购组核对验收单、采购申请表、订单及付款凭证信息一致性，确认无误后提交财务部。付款审批财务部审核票据合规性后，按公司资金审批流程办理付款：金额≤5000元：由财务部经理审批；金额＞5000元：需报公司分管领导审批。付款完成后，财务部将付款凭证复印件反馈至行政部备案。三、行政物资领用标准化流程（一）领用申请与审批领用发起员工根据工作需要领用物资时，通过OA系统或填写《行政物资领用登记表》（详见第五章表5.2），注明领用部门、领用人、物资名称、规格型号、数量、领用事由等信息。部门通用物资（如打印机墨盒、文件夹等）需由部门综合管理员统一申领；个人专属物资（如工牌、办公椅等）需由本人申领。审批流程部门内领用：常规物资由部门负责人审批；单次领用金额≥500元的，需经部门负责人及行政部主管联合审批。跨部门领用：需领用部门负责人及物资所属部门负责人共同审批。（二）物资发放与登记物资发放审批通过后，领用人携带《行政物资领用登记表》至行政部仓库，由仓库管理员核对领用信息与库存情况，发放物资并要求领用人当场检查物资数量及质量。登记确认仓库管理员在《行政物资领用登记表》上签字确认，更新库存台账（减少对应物资数量），并将登记表复印件交领用人留存，原件由行政部每月汇总归档。（三）异常情况处理物资短缺若库存不足，仓库管理员需及时告知领用人，并协调采购组优先处理，明确预计到货时间。质量问题领用后发觉物资存在质量问题的，领用人需在24内向行政部反馈，行政部核实后联系供应商退换，并记录问题物资批次及处理结果。离职交接员工离职时，需将个人领用的办公物资（如笔记本电脑、办公电话等）交还行政部，办理交接手续，未交还的需在离职流程中注明并承担相应责任。四、常用表单模板及填写说明（一）行政物资采购申请表字段名称填写说明申请部门填写申请物资的部门全称申请人填写发起申请的员工姓名联系方式填写申请人的办公电话或分机号申请日期填写提交申请的日期（年/月/日）物资名称填写物资全称（如“A4复印纸”“无线鼠标”）规格型号填写物资的具体规格（如“80g白色”“蓝牙5.0”）单位填写物资计量单位（如“包”“个”“箱”）数量填写申请采购的具体数量预估单价填写该物资的市场预估单价（保留两位小数）预估总价数量×预估单价（保留两位小数）用途说明简述物资使用目的（如“部门日常打印”“新员工入职配备”）部门负责人意见由部门负责人签字，确认需求合理性行政部意见由行政部主管或指定采购人员填写审批意见及签字财务部意见由财务部经理填写审批意见及签字（金额≥1000元时需填写）分管领导意见由公司分管领导*签字（金额＞5000元时需填写）备注填写其他需要说明的事项（如“紧急采购”“指定供应商”）（二）行政物资领用登记表字段名称填写说明领用日期填写实际领用物资的日期（年/月/日）领用部门填写领用物资的部门全称领用人填写实际领取物资的员工姓名物资名称填写物资全称规格型号填写物资的具体规格（与采购申请表一致）单位填写物资计量单位数量填写实际领用的数量领用事由简述领用原因（如“新员工入职”“补充耗材”）审批人填写审批该领用流程的负责人姓名领用人签字由领用人本人签字确认发放人签字由仓库管理员或行政部发放人员签字确认备注填写其他需要说明的事项（如“旧物资换新”“跨部门借用”）（三）物资验收单字段名称填写说明验收日期填写物资验收的日期（年/月/日）采购申请单号填写对应采购申请表的编号物资名称填写验收物资的全称规格型号填写物资的具体规格单位填写物资计量单位采购数量填写采购申请中的数量实收数量填写实际验收的数量质量情况描述物资质量（如“外观完好，功能正常”“包装破损，需联系供应商”）验收人由行政部采购人员或申请人签字仓库管理员签字由仓库管理员确认数量及入库信息申请人签字由部门申请人对物资质量签字确认处理意见验收不合格时填写处理方式（如“退换货”“折价接收”）五、操作规范与风险提示（一）操作规范需求真实性：各部门需根据实际工作需要提报需求，严禁虚报、多报物资，避免资源浪费。审批时效性：审批人需在收到申请后1个工作日内完成审批，紧急需求需加急处理。供应商管理：行政部每季度对《合格供应商名录》进行评估，更新供应商资质及履约情况，保证供应商服务质量。台账管理：仓库管理员需每日更新库存台账，保证账实一致；行政部每月与财务部核对物资采购及领用数据，保证信息准确。节约使用：各部门应倡导节约用物，鼓励使用可循环物资，降低行政成本。（二）风险提示采购合规风险：严禁未经审批擅自采购物资，或指定未经认可的供应商，保证采购流程符合公司制度及国家相关规定。质量风险：验收时需