项目资料专用章管理与协议范文

一、项目资料专用章管理办法（一）总则1.目的：为规范项目资料专用章的使用与管理，防范用章风险，保障项目资料的真实性、合法性与有效性，结合项目实际情况，制定本办法。2.适用范围：本办法适用于[项目名称/所属单位]在项目实施过程中涉及的项目资料专用章（以下简称“专用章”）的刻制、保管、使用、停用及销毁等全流程管理。3.专用章定义：项目资料专用章是用于项目资料（如报告、验收材料、进度文件、往来函件等）签署、确认的专用印章，仅对加盖范围内的项目资料承担效力，不得替代公章、合同章等其他印章的法定用途。（二）印章的刻制与备案1.刻制申请：由项目管理部门提出刻制需求，附具项目立项文件、用章范围说明等材料，报单位分管领导审批。审批通过后，委托具备合法资质的刻章机构制作，印章样式需明确标注“项目资料专用章”及项目名称（或编号），字体、尺寸符合规范要求。2.备案管理：专用章刻制完成后，需在单位行政部门及属地公安机关备案，留存印模。备案信息包括印章名称、样式、使用范围、保管人等，确保印章管理可追溯。（三）印章的保管1.保管责任人：指定专人（以下简称“保管人”）负责专用章的日常保管，保管人应具备良好的职业操守与保密意识，与单位签订《印章保管责任书》。2.保管要求：专用章应存放于带锁保险柜（或密码箱）内，钥匙/密码由保管人专人掌管；非工作时间需将印章妥善封存。保管人离职、调岗时，需办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由项目负责人监交并留存记录。（四）印章的使用流程1.用章申请：使用人需填写《项目资料专用章使用申请表》，注明用章事由、材料名称、份数、接收方等信息，并附具需用章的资料原件（或复印件）。2.审批流程：申请表经项目负责人初审（确认资料真实性、用章必要性），报单位相关部门（如法务、行政）复核；重大事项需分管领导审批。审批通过后，使用人方可凭申请表使用印章。3.用章登记：保管人需在《项目资料专用章使用台账》中记录用章时间、事由、材料名称、份数、使用人、审批人等信息，使用人需签字确认。台账需长期留存，以备查验。4.用章规范：加盖印章时，应确保印章清晰、完整，与资料内容对应；不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖专用章。如遇特殊情况需先盖章后填写内容，需经分管领导审批，并在资料填写完成后及时补全台账信息。（五）印章的停用与销毁1.停用情形：项目竣工结算、资料归档完成，或专用章损坏、项目终止等情形下，需停用专用章。停用前应发布《印章停用通知》，告知相关合作方、内部部门，明确停用时间及后续资料用章的替代方式。2.销毁流程：停用的专用章需交回单位行政部门，由行政部门、项目管理部门、保管人共同监销，填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、方式、监销人等信息，销毁过程需留存影像资料。二、项目资料专用章使用协议（范文）甲方（委托方）：[项目管理单位全称]乙方（受托方/保管人）：[姓名/单位全称]鉴于条款鉴于甲方为[项目名称]的管理单位，需规范项目资料专用章的使用与管理；乙方受甲方委托负责该专用章的保管与合规使用，双方经协商一致，就专用章管理事宜达成如下协议：第一条管理责任约定1.甲方责任：按《项目资料专用章管理办法》完成专用章的刻制、备案，向乙方交付印章及管理文件。对乙方的用章行为进行监督、检查，定期核查用章台账与资料存档情况。为乙方提供必要的培训，明确用章规范与风险防控要求。2.乙方责任：严格遵守本协议及《项目资料专用章管理办法》，妥善保管专用章，非经审批不得擅自使用。如实填写用章台账，留存用章资料复印件（或扫描件），每月向甲方提交《用章情况月报表》。发现印章遗失、被盗或违规使用风险时，立即向甲方报告，并配合采取补救措施（如登报声明、报警等）。第二条使用权限约定1.专用章仅限用于[项目名称]的合法项目资料（如进度报告、验收申请、技术文件、往来函件等），不得用于签订合同、出具担保、借款等超越用章范围的行为。2.乙方应按《项目资料专用章管理办法》规定的申请、审批流程使用印章；无审批手续的，乙方有权拒绝用章。第三条违规责任1.若乙方违反本协议约定，擅自使用专用章或未按流程用章，给甲方造成损失的，乙方应承担赔偿责任（包括直接损失、间接损失及维权费用）。2.若因乙方保管不善导致印章遗失、被盗，乙方应立即配合甲方采取补救措施，且甲方有权视情节轻重追究乙方的行政或法律责任。3.若甲方未按规定提供印章或审批流程存在瑕疵，导致用章风险的，甲方自行承担相应责任。第四条争议解决本协议履行过程中发生争议，双方应协商解决；协商不成的，可向[甲方/项目所在地]仲裁委员会申请仲裁（或向[甲方/项目所在地]人民法院提起诉讼）。第五条其他约定1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至项目资料归档完成且专用章销毁之日止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________________法定代表人/授权代表（签字）：______日期：______年____月____日乙方（签字/盖章）：______