企业文件档案管理制度与表单

企业文件档案管理制度与表单一、制度适用范围与工作场景本制度适用于企业内部各类文件档案的全生命周期管理，涵盖日常办公文件、项目过程文件、合同协议、会议记录、人事档案、财务凭证等具有保存价值的纸质及电子资料。具体场景包括：新员工入职时需查阅的历史项目档案；部门协作中需传递的正式文件流转；审计检查时需提交的合规性资料；年度档案整理与移交工作；离职员工工作文件的交接与归档等。二、文件档案全流程管理规范（一）文件分类与编号分类标准：根据文件性质分为以下类别（可根据企业实际调整）：A类：行政管理文件（通知、制度、会议纪要等）；B类：项目管理文件（立项报告、进度计划、验收报告等）；C类：合同管理文件（采购合同、服务协议、保密协议等）；D类：人事管理文件（招聘记录、劳动合同、培训档案等）；E类：财务管理文件（报销凭证、审计报告、税务资料等）。编号规则：采用“类别-年份-流水号”格式，示例：A-2024-001（2024年行政管理第1号文件）。（二）文件形成与审核文件起草部门需保证内容真实、格式规范，明确文件标题、发文部门、日期、密级（公开/内部/秘密）等要素；部门负责人*对文件内容进行初审，重点审核合规性与准确性；涉及跨部门协作的文件，需会签相关部门负责人*；最终由分管领导*审批签字（电子文件需通过OA系统审批流程）。（三）文件归档流程归档时间：日常文件：每月5日前完成上月文件归档；项目文件：项目结束后15日内完成归档；年度文件：次年第一季度内完成上年度文件归档。归档要求：纸质文件需打印清晰、装订整齐，电子文件需存储至指定服务器（备份至云端）；填写《文件归档登记表》（见表1），注明文件名称、编号、份数、归档人、归档日期等信息；档案管理员*核对文件完整性，确认无误后签字接收。（四）档案保管与维护保管场所：纸质档案存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫；电子档案存储服务器需定期杀毒、备份（每月备份一次）；保管期限：根据文件价值分为永久（如公司章程、年度审计报告）、长期（10年以上，如合同、项目档案）、短期（3-5年，如日常通知）三类；定期检查：每季度对档案保管情况进行检查，发觉问题及时整改。（五）档案借阅与利用借阅权限：公开档案：员工可直接查阅电子档案库；内部/秘密档案：需填写《档案借阅申请表》（见表2），经部门负责人及档案管理员审批；借阅流程：借阅人提交申请表→审批通过→档案管理员*登记借阅信息→借阅（纸质档案限现场查阅，电子档案需设置查阅权限）；借阅期限：一般不超过3天，到期需续借需重新申请；保密要求：借阅人不得复制、摘抄涉密档案，不得将档案外传，违者将按公司规定处理。（六）档案鉴定与销毁对达到保管期限的档案，由档案管理员会同相关部门负责人进行鉴定，确认无保存价值后，填写《档案销毁审批表》（见表3）；销毁需经分管领导*审批，并由至少两人共同监销，保证档案信息无法恢复；销毁后，监销人需在审批表上签字确认，档案管理员*做好销毁记录。三、常用表单模板及填写说明表1：文件归档登记表文件编号文件名称类别形成部门形成日期份数密级归档人归档日期备注A-2024-001关于2024年春节放假的通知A行政部2024-01-153内部张*2024-02-01-B-2024-002项目立项报告B项目部2024-03-102内部李*2024-03-25附可行性研究报告填写说明：“文件编号”需按本制度编号规则填写；“密级”选填“公开/内部/秘密”；“备注”栏可填写附件名称或其他说明。表2：档案借阅申请表申请人部门联系方式借阅文件名称文件编号类别借阅用途借阅期限王*市场部项目合作方案B-2024-005B新项目筹备2024-05-10至2024-05-13审批意见：部门负责人：__________档案管理员：__________分管领导*：__________借阅记录：借出日期：_______归还日期：_______经手人：__________填写说明：“借阅用途”需具体说明，如“项目评审”“审计检查”等；审批栏需相关负责人签字（电子审批需审批截图）。表3：档案销毁审批表档案名称文件编号类别保管期限形成日期销毁原因鉴定小组意见2023年第四季度会议纪要A-2023-010-AA短期2023-10-15保管期限已满无保存价值，同意销毁审批意见：档案管理员：__________部门负责人：__________分管领导*：__________监销记录：监销人1：__________监销人2：__________销毁日期：_______填写说明：“销毁原因”选填“保管期限已满/无保存价值/其他”；鉴定小组需由档案管理员及相关部门负责人组成。四、执行要点与风险防范责任明确：各部门负责人为本部门文件档案管理第一责任人，档案管理员负责统筹协调与日常监督；及时归档：严禁文件积压，保证文件在完成后15日内完成归档，避免资料遗失；保密管理：涉密档案需单独存放，借阅需严格审批，电子档案设置访问权限，定期修改密码；规范操作：严格按照流程执行归档、借阅、销毁，杜绝私自复制、