2026年人力资源档案保密协议

人力资源档案保密协议本协议由以下双方于______年______月______日签署：甲方（公司）：[公司全称]法定代表人：[法定代表人姓名]注册地址：[公司注册地址]统一社会信用代码：[公司统一社会信用代码]乙方（个人）：[个人姓名]身份证号码：[个人身份证号码]住址：[个人住址]联系电话：[个人联系电话]鉴于甲方是一家从事[公司主营业务]业务的公司，并负责管理其员工的人力资源档案信息；乙方将在甲方担任[乙方职位]职务，并将接触并可能使用甲方的人力资源档案信息。甲乙双方根据《中华人民共和国劳动合同法》及其他相关法律法规的规定，本着平等自愿、诚实信用的原则，就人力资源档案信息的保密事宜，达成如下协议：第一条定义1.1人力资源档案指甲方为管理员工的劳动关系而建立的，包含员工个人信息的文件、数据或记录，包括但不限于：1.1.1个人基本信息：姓名、身份证号、联系方式、家庭住址、银行账户信息、紧急联系人信息等；1.1.2就业信息：入职日期、离职日期、职位、部门、职位变动记录、薪资、奖金、绩效评估结果、培训记录、奖惩记录等；1.1.3健康信息：体检报告、特殊医疗需求等（如适用）；1.1.4背景调查信息：在征得乙方同意的情况下，甲方获取的乙方背景调查信息；1.1.5其他与劳动关系相关的信息：劳动合同、协议、保密协议等文件副本，离职信息，退休信息等。1.2保密信息指本协议中定义的人力资源档案信息，以及其他在协议有效期内，甲方未公开的与乙方个人或甲方利益相关的敏感信息。1.3保密义务指乙方不得以任何方式泄露、披露、使用或允许他人使用保密信息，除非获得甲方书面同意或法律要求。1.4披露指指以口头、书面、电子或其他任何形式向第三方透露保密信息。1.5工作需要指乙方因履行工作职责而必须接触、使用或处理保密信息的情形。第二条乙方的保密义务2.1乙方同意并承诺：2.1.1严格保密：乙方同意对在履行工作职责过程中接触到的所有保密信息严格保密，并采取合理的措施保护这些信息的安全，防止未经授权的访问、使用或披露。2.1.2限制访问：乙方仅能在工作需要的情况下访问人力资源档案信息，并仅限于其职责范围内使用。不得访问或试图访问与其工作无关的人力资源档案信息。2.1.3禁止披露：乙方不得向任何第三方披露保密信息，包括但不限于其他员工、前同事、竞争对手、合作伙伴、媒体、乙方家庭成员或朋友等。除非获得甲方书面同意或法律要求，否则不得以任何形式披露保密信息。2.1.4安全处理：乙方应妥善保管包含保密信息的文件和资料，防止丢失、被盗或泄露。乙方应使用安全的计算机系统和网络设施来存储和处理保密信息，并定期更新密码、进行安全检查。乙方在离职时，应将所有包含保密信息的文件、资料、数据存储介质（包括但不限于硬盘、U盘、手机等）归还甲方。2.1.5遵守法律：乙方应遵守所有适用的法律法规，包括但不限于《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》、《中华人民共和国劳动合同法》等，在处理人力资源档案信息时履行相应的法律义务。2.1.6禁止滥用：乙方不得将保密信息用于任何非法目的，或用于损害甲方利益或第三方利益的用途，例如：不得利用人力资源档案信息进行欺诈、骚扰、诽谤或其他不正当竞争行为。2.1.7离职后的保密义务：即使乙方与甲方解除或终止劳动合同，本协议中的保密义务仍然有效。乙方在离职后仍需继续履行保密义务，不得以任何方式泄露、披露、使用或允许他人使用在任职期间接触到的保密信息。无论乙方未来是否与甲方有业务往来，均不得利用在甲方任职期间了解到的保密信息。第三条甲方的义务3.1甲方同意：3.1.1保护信息安全：甲方应采取合理的措施保护人力资源档案信息的安全，包括但不限于：采取密码保护、访问控制、数据加密、定期备份、安全审计等措施，防止未经授权的访问、使用、修改或披露。甲方应定期评估和更新安全措施，以应对新的安全威胁。3.1.2限制访问权限：甲方应根据工作需要，基于最小必要原则，限制员工对人力资源档案信息的访问权限，并定期审查访问权限。3.1.3培训和教育：甲方应定期对员工进行数据保护和保密方面的培训和教育，提高员工的保密意识和对相关法律法规的认识。3.1.4向乙方说明：甲方有义务向乙方说明保密信息的范围、乙方的保密义务以及违约责任。第四条违约责任4.1乙方违反本协议中的任何保密义务，应承担相应的法律责任，包括但不限于：4.1.1赔偿损失：乙方应赔偿甲方因乙方违约行为而遭受的任何损失，包括直接损失（如直接的经济损失）和间接损失（如商誉损失、调查费用等）。甲方可要求乙方提供担保或采取其他措施以保障其损失得到弥补。4.1.2承担法律责任：乙方应承担因违反本协议而产生的任何法律责任，包括但不限于民事责任（如赔偿损失、赔礼道歉等）、行政责任（如罚款等）和刑事责任（如构成侵犯商业秘密罪等）。4.1.3解除合同：甲方有权在乙方违反本协议的情况下，单方面解除与乙方的劳动合同，且无需支付任何经济补偿。如果乙方违反保密义务的行为构成严重违纪，甲方还有权依法追究乙方的责任。第五条协议的生效、变更和终止5.1生效：本协议自双方签署之日起生效。5.2变更：本协议的任何变更，须经双方书面同意。任何一方变更联系方式，应提前书面通知对方。5.3终止：本协议在乙方与甲方解除或终止劳动合同时终止，但保密义务仍然有效。本协议的终止不影响双方在本协议有效期内以及终止后应承担的保密义务和违约责任。第六条争议解决6.1本协议的任何争议，应首先通过友好协商解决。双方应本着诚实信用原则，积极寻求解决方案。6.2协商不成的，任何一方均可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。第七条其他7.1整个协议：本协议构成双方之间关于保密信息的完整协议，取代双方之前就此问题达成的任何口头或书面协议。7.2可分割性：如果本协议的任何条款被认定为无效或不可执行，该条款应被视为从本协议中删除，但本协议的其他条款仍然有效，不影响其他条款的效力。7.3通知：与本协议相关的任何通知或通讯，应采用书面形式，并通过书面、传真或甲方指定的电子邮件地址等方式发送至本协议中载明的地址或邮箱，即视为