华财沈阳分公司内部控制存在的问题

华财沈阳分公司内部控制现状北京华财会计股份有限公司（股票简称：华财会计；股票代码：830769），拥有财税专业服务人员三百余名，在十余年的成长过程中，华财会计整合了投资顾问、账务服务、会计外包、税务顾问、商务咨询、创业服务、专业培训等多项业务。北京华财会计股份有限公司沈阳分公司(以下简称华财沈阳分公司），主要经营项目为代理记帐；投资咨询；商务信息咨询；美术设计；家政服务；展览展示服务。目前华财沈阳分公司拥有30多名员工，2018年营业收入达到140万。2.1华财沈阳分公司内部控制主要流程图公司业务流程如下：表2.1华财沈阳分公司业务流程序号业务内容负责人1销售接受客户委托销售人员2签订委托合同销售主管3结算委托代理费用经理4如果只是代理记账，先给客户分会计，然后给会计下代理记账业务委托书会计主管如果只是办理工商事宜，给商务部下办理工商事宜委托书商务部主管如果既办理工商又代理记账，先给客户分会计然后在给商务部下委托会计主管将报税截图发给客户代理纳税申报进行账务处理接受客户原始票据承接代理记账业务公司财务部工作流程如下：将报税截图发给客户代理纳税申报进行账务处理接受客户原始票据承接代理记账业务代理纳税申报代理纳税申报图2.1华财沈阳分公司财务部工作流程图公司财务部在接到销售部的委托，就开始接手客户的以前做的账以及原始票据，会跟客户单线连线有关做账报税的事宜。在每月月初会计会提醒客户将上个月发票以及银行对账单送过来，以免耽误会计做账报税。由于每个会计都负责几十家公司的代理记账业务，做的账难免会有会计主管没有审核过。有的会计专业水平高，不会出现大的失误账目清晰，而有的会计专业水平有限，账目就会有些混乱，导致实习生在帮其整理凭证时就有可能凭证与发票对不上的情况发生。2.2华财沈阳分公司应收账款分析应收账款周转率三年内的以及与同行业的分析表2.2华财沈阳分公司2016-2018年应收账款周转情况2016年2017年2018年主营业务收入（万元）182.64175.74145.94应收账款（万元）43.5747.3256.53应收账款平均余额（万元）41.7345.4546.93应收账款周转率（次）4.373.872.81应收账款周转天数（天）82.3893.02128.11由上表可以看出，从2016年到2018年华财沈阳分公司的应收账款周转率在逐年下降，但是在2018年创下新低。正是因为这一年经济不太景气，以及近几年国家推出政策企业信用将会影响法人的个人信用，很多客户选择将自己名下的公司注销。很多客户会选择在注销完事之后将费用结清，注销一家公司需要大概两个月左右，不排除麻烦的需要四个月甚至半年时间，导致应收账款无法按时收回。应收周转天数逐年增加，使企业资金流动性降低，变现能力减弱，容易出现坏账损失。3华财沈阳分公司内部控制存在的问题3.1职责分配不合理目前华财沈阳分公司的职责分配不合理，权利分配太过集中，导致企业内部的人员调整和分工完全由领导决定，使得企业的责任分配被忽视，这样会导致分工、责任和权利的混乱[3]。虽然华财沈阳分公司企业灵敏性较强，但是规模较小，员工人数有限，这就会出现企一个员工身兼数职的情况发生，比如出纳人员兼管银行对账和费用报销的批准，以及企业的经理不仅作为设计内部控制的主体，也是监管内部控制的最高领导者，但是却无视内部控制制度，认为内部控制制度不能约束他，只需要企业其他员工来遵守就可以。最高领导者无视内部控制制度的行为，就会导致其他员工心里放下戒备不会把内部控制制度放在眼里。就会出现做账和审批凭证都是一个人虽然是不同的名字等不好的现象出现，内部控制制度如同虚设。一旦发生事故，这种无序的分工现象大大降低了企业内部监督效率，并且给企业造成损失时，就会出现互相指责推卸责任的现象，既不利于企业的健康发展，也不利于企业财产安全的保护。企业受人力、物力、财力等的制约，同一名员工兼任多种不相容的职位，权责关系的混乱，使得企业内部的人员分工和管理难度增加，影响到了企业的正确运行，企业管理者必须要认识到权责明确的重要性[4]。在外部监管方面，华财沈阳分公司的外部监管机制尚不完善。华财沈阳分公司的监管只是形式主义，监管不够。主要原因如下：第一，最完整的内部控制规范是《企业内部控制基本规范》及其配套指南，但它是基于大型上市企业的现状，并不是专门针对企业制定的内部控制规定，不适用于企业，影响其内部控制的效果。其次，企业的外部管理比较困难，因为企业没有直接负责部门，缺乏监管。3.2对预算控制的不重视华财沈阳分公司做预算时没有健全的全面预算体系，也没有明确的制度。只有重要的部门才编制预算比如销售部和财务部这两个部门会在年末时针对今年的情况做出明年的预算，而且在华财会计沈阳分企业做预算时，参与预算编制的只有分企业经理、销售部主管以及财务部主管这三个人。每年的预算目标都是经理决定的，根据这个目标简单做一下收入预算和资金预算，他们认为预算编制就是全面预算了，跟实际工作没有太大关系。全面预算的特点是企业的全部经营活动都需要纳入预算体系中，并且这些经济活动的事前、事中、事后也都需要纳入预算管理过程。在整个编制和实施的过程中要求各部门、各岗位、各级人员共同参与其中[8]，而华财沈阳分公司没有按照这个体系在做预算。华财沈阳分公司应该意识到留存货币资金的必要性，不能一味的靠着企业盈利来支付日常的支出，如果盈利不能及时的支付员工的工资、日常办公费用以及管理费用、按时缴纳的税款等一系列情况的发生。另外没有留存货币资金的话，如果由于企业员工出现失误导致不能将客户委托事宜按期完成，客户将要求解约，按照合同需要赔偿客户，这笔赔偿款拿不出来，将会影响企业的信誉问题。由于华财沈阳分公司没有编制详细的现金预算，没有采取有效措施对现金在日常活动中进行控制，导致现金管理有很大的随意性，可能就会出现上述情况。企业有时候会出现没有执行规定库存现金限额的现象，以及留存库存现金超出限额也不及时送存银行的情况发生。而且企业内部的现金没有不定期进行盘点，这很有可能出现私存挪用现金等一些违法情况发生。3.3对逾期应收账款催收力度不够华财沈阳分公司对逾期应收账款催收力度不够，导致企业应收账款拖欠现象非常严重，影响企业的利益，甚至会导致企业出现亏损的情况。需要注意的是，内部控制的执行情况，关系到企业的长期稳定发展，要贯穿在企业生产经营的各个环节中。华财沈阳分公司的资金回笼速度较慢，表明企业的应收账款不能按时足额的收回。华财沈阳分公司在销售业务发生之后没有及时的对应收账款进行追踪，企业的财务人员没有定期分析应收账款的情况也没有根据应收账款的情况制定账龄分析表，未跟进了解客户的日常经营情况变化和信用状况的变化[15]。该企业由于有存货积压的压力，需要一定的时间进行资金周转，所以企业一直忽视对应收账款进行追踪和催收，只由财务人员不定期的采取电话和邮件方式进行催收。应收账款的催收应该根据客户的信用状况和经营状况等变化来随时做出调整，华财沈阳分公司的催收不及时导致有些客户忽视了自己的还款任务。对于还款的积极性不高，这样就导致了该企业的应收账款出现很多回收期长，收回困难的情况，减慢了该企业的资金回笼，影响了企业日常经营所需的流动资金。3.4绩效考评制度不健全华财沈阳分公司会计人员专业水平有限，因为目前，我国代理记账企业的规模普遍较小，再加之其服务对象主要是小型企业或个体户，使得代理记账企业对内部控制不甚重视，对从业者的业务能力和个人素质等的要求也不高[5]。华财沈阳分公司虽然服务于中小型企业和个体户，但是整体而言，华财沈阳分公司的会计人员的受教育程度不一，文化水平也不同，但是却从事相同的工作。在此情况下，有的员工会出现心理不平衡、工作懈怠，以及人员流动性较大等一系列问题。华财沈阳分公司还没有一个健全的绩效考评控制制度。没有将员工的本职工作以及是否对财经法规和新的税收制度等及时的了解，与绩效考评联系在一起，没有制定详细的绩效考评制度，没有对员工的业绩以及实际工作做出准确评价。就会出现比如报税时漏报了某一个税情况发生，这个后果就是客户会对公司的专业性产生怀疑，很有可能提出解约。华财沈阳分公司绩效考评的结果同职位晋升，薪酬分配挂钩过于简单化。在调查中就出现了这种情况，华财沈阳分公司刚招进一批实习生，并且在刚进企业经理就会说，在实习期间经理以及各部门主管都会观察实习生的平时工作表现以及考勤情况。表现良好的就会安排让总企业面试，面试成功留下进入辅助组或者商务部。并没有提到在这期间实习生具体会接受什么样的考核，达到什么标准之后才有资格得到总企业面试。只是单纯的根据经理和各部门主管的喜好来决定，并不会将考评的结果与实习生面谈，这对于一些实习生就是不公平的。这就是因为考评标准设定的不合理，以及考评标准没有具体化而且只是采用上级对下级进行的单一综合标准来衡量每位员工，没有很好的顾及员工能力等级差异这一客观因素。企业生存都有着一定的绩效考评制度，绩效考评制度是激励员工提升业务能力的手段之一，但是华财沈阳分公司只是单纯的考核员工工作绩效以及考勤情况，并没有建立有效的方法。企业中还存在一种现象就是，同一级别的不同岗位之间的工作量大小以及难易程度差别较大，其他方面表现差不多。但是很多时候工作量大和工作难度较高的岗位的员工没有被评为优秀，这就是没有进行职位分析导致很难进行科学的考评。4华财沈阳分公司内部控制的对策及建议4.1合理分配岗位职能由于华财沈阳分公司人手有限以及管理者对职责分配的不重视，才会出现一人多职的情况。建议公司应当招聘更多人才，来弥补职位空缺的现象，或者完善内部控制制度中的岗位责任制[17]。岗位责任制度是根据每位员工的工作范围、特点以及应该承担的责任而设置的。将岗位责任制重新制定了之后，要求员工签字确认，并且在今后工作中执行。这样在工作中出现任何的情况都有据可查，有据可依，避免出现互相推卸责任，不会出现经理找不出应该承担责任的人是谁的情况发生。华财沈阳分公司应当由经理来监督岗位责任制的执行情况，保障企业内部的岗位分工合理规范，权责分明，实现岗位之间的相互制衡。出纳岗和会计岗不能由同一人担任，要做好岗位的合理分工和监督制约。会计核算过程中，不管企业的人手多少，要注意保障分工的合理，避免管理秩序的混乱，杜绝一人兼任多个财务岗位的情况[11]。在人手相对紧张的情况下，企业也要尽量保障钱账分离。4.2加强对预算控制的重视预算是一种计划也是一种对未来的预测，最主要的是一种控制手段[18]。华财沈阳分公司在做预算时，应当做到全面预算，各种经营活动的事前计划，事中控制以及事后分析评价都要做到预算里，不要只是让经理以及各部门主管参与到编制预算的过程中，各级人员都需要参与到其中。华财沈阳分公司应该按照这个体系进行预算，在编制预算之前要先计划，这就是事前预算。在对下一会计年度做预算时，应当包括销售预算和财务预算，不要只重视从财务预算。华财沈阳分公司销售部在进行新一年工作之前，应事先做好计划，比如：需要招聘销售人员数量、客户解约的数量、外包业务数量，外包的价格、签约代理记账客户数量及价格，签约办理工商事宜客户数量及价格等，财务部根据销售部提供的数据，来事先安排资金，看销售收入会有多少，然后在进行财务报表预算、合理安排公司其他支出。华财沈阳分公司事前计划结束之后，要对实施计划的整个过程进行控制，这是事中控制。在公司开展工作过程中，将计划于实际情况相对比，看是否符合。比如，销售部在签约客户及客户解约时，都会产生实际的现金流量，与计划对比看是否相符。若不相符，就要分析其原因，如果是计划制定不当，则要及时调整计划。但是如果是销售人员对待工作不积极导致客户签约数量少，就要建议销售主管对员工加强管理，严格执行计划。还需要注意的是，企业活动的各个环节都要围绕现金流入与现金流出，要根据预算严格的控制现金的日常收支，避免出现资金周转不开，并且难以偿还债务等财务危机情况发生。华财沈阳分公司对预算的事后控制，是在这一年的年末，分析、比较实际业绩与事前计划的目标之间的差异。然后采取相应的措施来纠正错误，并且给予造成公司重大损失的人一定的处罚。企业从制定经营目标到实际经营情况都会在预算的范围内进行可以控制，这样就会避免出现由于预算做的不够全面而给企业造成利益的损失。4.3建立有效的应收账款催收制度北京华财沈阳分公司应该设立独立的部门定期跟进各客户应收账款的情况，与客户及时沟通，不能说发生业务之后彼此就不再联络，根据应收账款的账龄，及时进行催款收款活动，当客户出现故意拖欠账款，逾期不偿还账款的时候，企业应采取法律手段保证自身的利益，保持自身稳定发展[14]。财务部门的责任重大，安排专人每三个月对本企业应收账款的账龄、是否收回以及是否该对客户进行催收的环节进行审查和分析，应收账款账龄较长的，进行打电话催收。在这期间应分清客户是否属于故意拖欠，对故意拖欠的应考虑通过法律途径来追回。同时按照实际情况提取适当的坏账准备，这是财务部门的重要职责之一。财务部门应该清醒的认识到自己的这个职责，承担自己的责任，对这个监督管理过程给予足够的关注和重视。销售部门在与客户签订合同中，要添加明确的各项交易条件，比如付款日期、最晚几日交付费用等。还要明确双方的违约责任，例如客户没有按时交款，就会将其需要办理的业务延后办理。或者超过合同规定最晚日期还没有交付费用，甲方有权提前结束合同。以上情况造成的后果由客户自己承担。一定要让客户感觉到债权人催收货款所施加的压力，让客户明确自己的付款责任，并且清楚的知道自己不按时付款的后果。这样做就可以极大的提高和保证应收账款的回收率，保证应收账款及时有效的收回，不让应收账款形成呆滞影响企业的正常运营。企业对应收账款的跟踪管理，能够有效的识别应收账款可能发生的逾期风险，以便及时的选择合理有效的追讨手段。4.4完善绩效考评制度针对华财沈阳分公司从业人员素质参差不齐的情况，建议企业应适当调高准入门槛，保证企业从业人员在进入企业伊始便具备良好的职业素养和专业素质基础[12]。企业应定期聘请专业讲师对员工进行业务知识讲座，保证员工的专业知识能够与时俱进。公司还应当选择一种有效的并且适合企业情况的绩效考评方法，在这之前应先完善考评的内容，考评内容不可能将各个岗位的所有工作包含在内，会选取某一岗位工作的主要内容进行考评，将各个岗位以及主要负责的工作分开就不会职责模糊的情况。为了绩效考评具有可靠性，还需将考评内容进行划分，将其细化为“主要任务”考评、“出勤情况”考评、“职业道德”考评和“工作态度”考评这四个指标。每个考核周期为一个月，公司会根据每月员工绩效考核情况，来确定绩效工资发放的比例及数额，为员工发放绩效工资，例外绩效工资不得超过该员工当月应发工资总额的10%。考核结果最终以A、B、C、D四个等级呈现出来。这样就不会出现因为用一个综合标准去评价每个员工，而导致没有顾及员工能力差异的情况。同时，应重视对员工的培养，在企业树立“正直、客观、独立、保密、道德自律”的思想作风，并鼓励会计人员不断丰富自身业务知识，提高业务水平。绩效考评是从企业经营目标出发进行评价，做出的评价