行业采购申请单审批流程规范版

行业通用采购申请单审批流程规范版一、适用范围与场景本规范适用于各类企业、事业单位及社会组织内部采购活动的申请审批管理，涵盖办公物资、生产原材料、设备工具、服务外包（如维修、咨询）等各类采购需求。当因业务开展、日常运营或项目实施需要采购物品或服务时，均需按照本流程执行采购申请审批，保证采购活动合规、高效、透明，同时实现成本控制与资源优化配置。二、审批流程详解（一）采购申请发起执行人：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）操作说明：申请人根据实际需求，填写《采购申请单》（详见第三部分模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明及供应商建议（若有）。附件准备：如属首次采购或特殊物品，需附《需求说明书》（说明采购必要性、技术参数等）；若涉及大额采购，需附《市场询价对比表》（至少3家供应商报价）。提交申请：将填写完整的《采购申请单》及附件提交至部门负责人处，发起审批流程。（二）部门负责人审核执行人：需求部门负责人（如部门经理、主管）操作说明：审核重点：确认采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否为必需品）、数量及规格的准确性、预算金额是否在部门年度预算范围内。意见反馈：若审核通过，在《采购申请单》“部门负责人审核”栏签字确认；若需修改或驳回，注明原因并退回申请人调整后重新提交。时限要求：收到申请后1个工作日内完成审核，紧急采购（如影响生产经营或紧急办公需求）需在4小时内反馈。（三）财务部门审核执行人：财务部门专员/主管操作说明：审核重点：预算合规性（采购金额是否超出部门预算，若超预算需确认是否有追加预算审批流程）、资金支付安排（是否符合公司财务制度）、报价合理性（对比历史采购价格或市场价格，是否存在虚高）。意见反馈：审核通过后，在“财务审核”栏签字；若预算不足或价格异常，要求申请人补充预算说明或重新询价，并注明修改意见。时限要求：收到申请后1-2个工作日内完成审核，紧急采购需在8小时内反馈。（四）分管领导审批执行人：分管采购/业务的副总经理/总监操作说明：审核重点：采购事项的重要性（是否涉及核心业务或重大投入）、跨部门协调需求（如涉及多个部门共用资源，需确认各相关部门意见）、是否符合公司战略规划。意见反馈：根据采购金额分级审批（例如：单笔金额≤5000元，分管领导审批；5000元＜金额≤2万元，需分管领导+财务负责人双签；金额＞2万元，需提交总经理审批）。审核通过后签字确认，驳回时说明理由。时限要求：收到申请后1个工作日内完成审批，紧急采购需在6小时内反馈。（五）总经理/最终审批人审批执行人：总经理/分管行政的最高负责人操作说明：审核范围：仅适用于达到公司规定的高金额采购（如单笔金额＞2万元）或重大采购事项（如关键设备、战略供应商合作）。审核重点：采购事项对公司整体运营的影响、成本效益分析、是否符合公司年度经营目标。意见反馈：审批通过后签字确认；若需进一步论证，要求申请人补充《可行性研究报告》或组织专项会议讨论，明确补充材料提交时限。时限要求：收到申请后2个工作日内完成审批，紧急采购需在12小时内反馈。（六）采购部门执行执行人：采购部门专员操作说明：接收审批通过的《采购申请单》，核对审批手续是否完整，确认采购需求细节。供应商选择：根据申请单“供应商建议”或公司合格供应商名录，选择合适供应商（若需公开招标，按招标流程执行）。下单与跟进：与供应商签订采购合同（若金额较大），下达订单，跟进生产/供货进度，保证按时交付。反馈：采购完成后，将供应商名称、实际采购金额、交付时间等信息反馈至申请部门及财务部门。（七）归档管理执行人：采购部门/行政部档案管理员操作说明：采购部门将审批通过的《采购申请单》、合同、报价单、验收单等资料整理成册，每月末移交至档案管理部门。档案保存期限：常规采购保存3年，重大采购（如设备采购、战略合作）保存5年以上，保证资料完整可追溯。三、采购申请单模板采购申请单基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日申请编号（由采购部门统一填写，格式：CG-部门简称-年份-序号，如CG-XZ-2023-001）采购类别□办公物资□生产材料□设备工具□服务外包□其他（请注明）紧急程度□普通□紧急（请注明紧急原因及期望交付日期）采购明细序号物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明供应商建议（可选）12………合计金额（大写）合计金额（小写）￥审批流程审批环节审批人签字日期审批意见（可选）部门负责人审核财务审核分管领导审批总经理审批采购部门意见备注1.采购物品/服务特殊要求（如质量标准、交付时间、验收方式等）：2.其他说明：附件清单□《需求说明书》□《市场询价对比表》□《可行性研究报告》□其他（请注明）：四、关键注意事项（一）填写规范《采购申请单》需用黑色签字笔或电子文档填写，字迹清晰、信息完整，不得涂改；若需修改，需在修改处签字确认。“用途说明”需简明扼要，明确采购物品/服务与业务的关联性，避免模糊表述（如“办公用”需具体为“用于部门打印机耗材更换”）。“预估单价”和“预估总价”需基于市场调研或历史数据填写，偏差幅度不得超过±10%（特殊物品需附说明）。（二）审批时限各审批环节需在规定时限内完成，严禁拖延或积压；紧急采购需在申请单上标注“紧急”字样，审批流程可并行处理（如部门审核与财务审核同步进行）。若因审批人原因导致流程延误，超过规定时限2个工作日以上，申请人可向上一级领导反馈，督促审批。（三）特殊情况处理预算外采购：若采购金额超出部门预算，需提前提交《预算追加申请表》，经财务部门及分管领导审批通过后，方可发起采购申请流程。临时采购：因突发情况（如设备故障紧急维修）无法提前走完整流程，可由部门负责人口头向分管领导申请，获批后先采购，并在24小时内补填《采购申请单》，注明“临时采购”及原因。（四）附件要求首次采购、高金额采购（＞1万元）或技术复杂的采购（如专业设备），必须附《需求说明书》及《市场询价对比表》，保证采购依据充分。服务类采购（如保洁、IT维护）需附《服务需求说明书》，明确服务范围、标准、期限及考核方式。（五）采购执行与反馈采购部门需严格按照审批通过的《采购申请单》执行采购，不得擅自变更采购物品/服务名称、数量、规格等核心信息；若确需变更，需重新提交申请并审批。采购完成后，申请部门需在3个工作日内完成验收，并在《验收单》上签字确认；验收不合格的，需及时反馈至采购部门，由采购部门与供应商协商退换货或解决方案。（六）责任追溯申请人需对采购需求的真实性、准确性负责，若因虚假需求或信息错误导致采购损失，将承担相应责任。审批人