销售合同审查与签约标准化流程

销售合同审查与签约标准化流程工具一、适用业务场景本标准化流程适用于企业开展各类销售业务时，从合同需求发起至最终签署归档的全过程管理，涵盖产品销售、服务提供、定制开发等场景。具体包括：新客户首次合作合同签订、老客户续签合同、订单金额较大或条款复杂的专项销售合同、跨区域/跨部门协作的销售合同等。通过标准化流程，可保证合同条款合规、权责清晰，降低履约风险，提升签约效率。二、标准化操作流程（一）需求发起与合同起草责任主体：业务部门（销售代表/销售经理）操作说明：需求确认：业务部门与客户充分沟通，明确销售标的（产品/服务名称、规格型号、数量等）、价款（含单价、总价、税费承担方式）、交付时间与地点、付款条件、质量标准、违约责任等核心商务条款，填写《销售合同需求确认单》（附件1），经业务部门负责人*经理审批后，启动合同起草。合同起草：优先使用企业标准化合同模板（如《产品销售合同模板》《服务合同模板》），非标合同需提前向法务部门申请模板定制。合同内容需完整包含以下核心条款：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）、标的描述、数量与质量、价款及支付方式、履行期限与地点、验收标准与方法、违约责任、争议解决方式（优先约定企业所在地法院管辖）、保密条款、合同生效条件等。涉及特殊需求（如定制化开发、分期交付、质保期延长等），需在合同中明确具体约定，避免模糊表述。（二）内部多部门审查责任主体：法务部门、财务部门、业务部门（根据合同复杂程度可增加技术部门、采购部门等）操作说明：业务部门初审：业务部门负责人*经理对照《销售合同需求确认单》，审查合同内容是否与客户沟通结果一致，商务条款（如价格、交付周期）是否符合企业定价策略及库存/产能情况，重点核对标的物信息、数量、付款节点等关键数据，保证无遗漏或错误。法务部门审查：法务专员*律师对合同条款进行合法性、合规性及风险审查，重点关注：合同主体资格（客户是否为合法存续企业，经营范围是否涵盖合同标的，必要时需核查客户营业执照及授权委托书）；格式条款是否公平，是否存在免除己方责任、加重对方责任或排除对方主要权利的情形；违约责任是否明确、合理，争议解决方式是否符合企业要求；涉及知识产权、保密义务等特殊条款的合规性。法务部门填写《销售合同审查意见表》（附件2），标注修改建议及风险提示，反馈至业务部门。财务部门审查：财务专员*会计重点审查合同中的财务相关条款，包括：价款构成是否清晰（是否包含税费、运费、安装费等），是否符合企业收入确认原则；付款条件、支付方式（银行转账/承兑汇票等）、开票信息是否明确，是否存在资金回收风险；涉及预付款、质保金的，比例及支付节点是否合理，是否符合企业资金管理规定。财务部门在《销售合同审查意见表》中签署财务审查意见，反馈至业务部门。（三）合同修改与确认责任主体：业务部门、法务部门、财务部门操作说明：意见汇总与修改：业务部门收集法务、财务部门的审查意见，组织协调各方进行修改。对于争议较大的条款（如违约责任、付款节点），由业务部门牵头召开沟通会，必要时邀请部门负责人*总参与决策，保证修改后的条款兼顾合法性与商务可行性。内部确认：修改后的合同文本需再次提交法务、财务部门确认，保证所有审查意见已妥善处理。最终合同文本由业务部门负责人*经理签字确认，形成《销售合同终稿》。（四）客户沟通与谈判责任主体：业务部门、法务部门（必要时）操作说明：合同送达：业务部门将《销售合同终稿》正式送达客户，可通过邮件（扫描件）、纸质文件或企业协同系统发送，并保留送达记录（如签收回执、邮件发送截图）。客户反馈处理：若客户提出修改意见，业务部门需及时与法务部门沟通，评估修改风险：对于非原则性条款（如表述调整、交付时间微调），可在企业授权范围内协商修改；对于涉及重大权利义务变更的条款（如价款下调、违约责任调整），需报业务部门负责人*总及法务部门审批后，方可与客户确认。谈判记录：重大条款谈判过程需形成《合同谈判记录》（附件3），记录双方分歧点、协商结果及最终约定，由双方谈判代表签字确认（客户方签字需加盖公章或合同专用章）。（五）最终审批与签署责任主体：业务部门、法务部门、企业授权审批人（如总经理/分管副总）操作说明：审批流程：《销售合同签署审批单》（附件4）需附《销售合同终稿》《合同谈判记录》（如有）及各部门审查意见表，按审批权限逐级报批：金额≤10万元：业务部门负责人*经理审批；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人经理、法务部门负责人总监联合审批；金额＞50万元：业务部门负责人经理、法务部门负责人总监、总经理*总审批。合同签署：审批通过后，由业务部门安排签署。签署前需核对客户主体信息与营业执照一致，确认签字人是否为法定代表人或合法授权代表（需提供授权委托书原件）。合同签署需采用书面形式，一式两份（或按客户要求增加份数），双方加盖公章或合同专用章（公章需为清晰印鉴，避免覆盖合同文字），骑缝章（如合同页数较多）。签署完成后，业务部门收取客户合同正本，核对份数无误后，将其中一份正本返还客户，企业留存原件或复印件（复印件需注明“与原件一致”并加盖公章）。（六）合同归档与管理责任主体：业务部门、档案管理部门操作说明：资料整理：业务部门在合同签署后3个工作日内，整理完整合同资料，包括：合同正本、签署审批单、审查意见表、谈判记录、需求确认单、客户营业执照复印件、授权委托书（如有）等，形成“一合同一档案”。归档登记：将合同档案移交至档案管理部门，办理归档手续，录入企业合同管理系统，记录合同编号、签署日期、合同金额、履行期限、客户信息、归档人*等关键信息，保证可追溯。履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的跟踪，定期记录交付进度、回款情况等，发觉履约风险（如客户逾期付款、需求变更）及时上报并启动应对措施。三、关键表格模板附件1：《销售合同需求确认单》合同编号需求发起部门需求发起人日期客户名称统一社会信用代码联系人/电话销售标的规格型号/服务内容数量单价（元）总价（元）税费承担方式交付时间交付地点付款条件□预付%□发货付%□验收付%□质保金%（质保期个月）质量标准特殊需求（如定制、安装、培训等）业务部门负责人意见签字：日期：附件2：《销售合同审查意见表》合同编号审查部门审查人日期审查要点具体意见修改建议确认签字主体资格合法性商务条款（价格、交付等）财务条款（付款、开票等）违约责任其他审查结论：□同意□修改后同意□不同意（需说明理由）附件3：《合同谈判记录》合同编号谈判时间谈判地点客方参与人职务联系方式我方参与人职务联系方式谈判议题客户主要意见我方回应最终约定议题1议题2其他说明客方签字：日期：我方签字：日期：附件4：《销售合同签署审批单》合同编号合同名称签署日期客户名称合同金额（元）履行期限业务部门意见负责人签字：日期：法务部门意见负责人签字：日期：财务部门意见负责人签字：日期：审批意见：（10万元以下）业务部门负责人：（10-50万元）业务+法务负责人：（50万元以上）总经理：四、关键注意事项与风险提示（一）合同主体审查核对客户营业执照复印件（需加盖公章），保证与合同名称一致，避免与分公司、项目部等未独立承担民事责任的主体签约（确需签约的需提供总公司授权书）。客户为自然人的，需核实证件号码原件，留存复印件及联系方式。（二）条款完整性审查避免使用“详见附件”“另行约定”等模糊表述，所有附件需作为合同组成部分，在合同中明确附件名称及效力。价款条款需明确是否含税，税率及发票类型（如增值税专用发票/普通发票），避免后续开票争议。（三）风险条款控制违约责任需对等设置，避免仅约定我方违约责任而免除客户违约责任（如“客户逾期付款，我方承担违约责任”）。质保金比例一般不超过合同总价的5%，质保期根据产品特性合理设置（如电子产品质保期1年，设备类质保期2年）。（四）签署规范管理企业公章需为法定公章或合同专用章，严禁使用部门章、财务章等代替；客户方印章需核实为“合同专用章”或“