企业行政管理流程标准手册

企业行政管理流程标准手册一、总则（一）手册目的为规范企业内部行政管理行为，统一工作标准，提高行政服务效率，保障各项行政事务有序开展，特制定本手册。本手册旨在明确行政管理工作中的职责分工、操作流程及执行要求，为企业各部门及员工提供标准化指引。（二）适用范围本手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖办公物资管理、会议组织、印章使用、档案管理、车辆调度等核心行政事务。（三）基本原则规范高效：流程设计简洁清晰，操作步骤明确，避免冗余环节，保证工作效率。责任明确：各部门及岗位职责清晰，杜绝推诿扯皮，保证事事有人管、件件有落实。安全保密：严格执行保密规定，对涉密文件、信息及物资采取必要防护措施。二、办公物资管理流程（一）流程适用范围本流程适用于公司各部门日常办公所需物资（如文具、设备耗材、劳保用品等）的申领、采购、入库、领用及盘点管理。（二）标准化操作步骤1.需求提报责任主体：各部门物资申领人。操作说明：（1）根据部门实际需求，填写《办公物资申领单》，注明物资名称、规格型号、申领数量、用途及预计使用时间。（2）申领人需核实物资库存情况，避免重复申领或过量申领；对于非常规物资（如专业设备），需附简要使用说明。（3）申领单经部门负责人签字确认后，提交至行政部。2.需求审核责任主体：行政部物资管理员、行政部负责人。操作说明：（1）行政部物资管理员核对申领需求的合理性（如是否符合部门预算、是否为必备物资），检查申领单填写完整性。（2）对常规物资，由行政部负责人直接审批；对单次申领金额超过[具体金额，如1000元]或特殊规格物资，需报请公司分管领导审批。（3）审核通过后，物资管理员汇总需求，制定采购计划；审核未通过的，需反馈至申领部门说明原因。3.采购执行责任主体：行政部物资管理员、采购专员。操作说明：（1）采购专员根据审批通过的采购计划，选择合格供应商（优先从公司合格供应商名录中选择），进行询价或比价。（2）对于单价超过[具体金额，如500元]的物资，需签订采购合同或明确采购协议，保证物资质量及售后保障。（3）采购过程中需保留报价单、采购订单等凭证，保证采购过程可追溯。4.入库验收责任主体：行政部物资管理员、申领部门指定人员。操作说明：（1）物资送达后，物资管理员核对实物与采购订单信息是否一致（名称、规格、数量、质量等），确认无误后办理入库手续。（2）对存在质量问题的物资，需立即联系供应商退换货，并记录问题详情；对数量不符的，需在24小时内反馈至采购专员协调处理。（3）入库后，物资管理员及时更新《库存物资台账》，保证账实相符。5.领用登记责任主体：申领部门申领人、行政部物资管理员。操作说明：（1）申领人持审批通过的《办公物资申领单》到行政部领用物资，物资管理员核对单据信息后发放物资。（2）领用时，双方在《物资领用登记表》上签字确认，注明领用日期、物资名称、数量及领用人。（3）严禁代领特殊情况需代领的，需提供领用人书面委托及代领人身份信息，事后由领用人补签确认。6.定期盘点责任主体：行政部物资管理员、财务部专员、各部门负责人。操作说明：（1）每月最后一个工作日，行政部组织对库存物资进行全面盘点，《月度库存盘点表》，列出物资名称、账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏数量及原因。（2）对盘盈物资，需核查是否为漏登入库；对盘亏物资，需分析原因（如损耗、遗失等），并由责任人出具说明报告。（3）盘点结果经财务部审核后，报行政部负责人及分管领导审批，并根据审批结果调整库存台账。（三）配套表单模板表2-1办公物资申领单申领部门申领人申领日期物资名称规格型号单位部门负责人签字：行政部审核意见：分管领导审批（如需）：表2-2库存物资台账物资编号物资名称规格型号单位入库数量出库数量结余数量存放位置最近更新日期表2-3月度库存盘点表物资名称账面数量实盘数量盘盈数量盘亏数量盈亏原因责任人处理意见（四）关键执行要点需求合理性：申领部门需结合实际工作需求提报，避免盲目申领造成资源浪费。采购合规性：严格执行采购审批流程，优先选择合格供应商，保证采购过程公开透明。库存准确性：物资管理员需及时更新台账，保证账实相符；每月盘点必须全覆盖，不得漏盘。责任追溯：物资领用需签字确认，明确责任人，防止物资流失或滥用。三、会议组织管理流程（一）流程适用范围本流程适用于公司各部门组织的各类会议，包括但不限于部门例会、专题研讨会、项目推进会、年度总结会等。（二）标准化操作步骤1.会议发起责任主体：会议发起部门/发起人。操作说明：（1）根据工作需要，确定会议主题、目的、拟参会人员、建议时长及时间地点（如需外部场地，需提前勘察）。（2）填写《会议申请单》，注明会议基本信息（名称、时间、地点、议程、参会人员等）及所需支持（如设备、材料、茶歇等）。（3）会议申请单经部门负责人审批后，提交至行政部统筹安排。2.会议审批与筹备责任主体：行政部会议管理员、发起部门负责人。操作说明：（1）行政部会议管理员审核会议申请，确认会议必要性及资源占用情况（如会议室、设备是否冲突），必要时与发起部门沟通调整会议安排。（2）审批通过后，行政部负责预订会议室（或协调外部场地）、准备会议设备（投影仪、麦克风、白板等），并根据需求通知参会人员。（3）发起部门负责准备会议材料（如议程、PPT、背景资料等），提前1天发送至参会人员及行政部。3.会议召开责任主体：会议主持人、发起部门、行政部。操作说明：（1）会议开始前15分钟，行政部工作人员到场检查设备调试情况，摆放席卡、资料及饮用水等。（2）主持人准时宣布会议开始，明确会议议程及时间要求，引导参会人员围绕主题发言，控制会议节奏。（3）行政部安排专人记录会议内容（重点讨论事项、决议事项、待办事项等），形成《会议记录初稿》。4.会议纪要与归档责任主体：会议记录人、主持人、行政部档案管理员。操作说明：（1）会议结束后24小时内，记录人根据《会议记录初稿》整理正式《会议纪要》，经主持人审核确认后，发送至参会人员及相关部门。（2）《会议纪要》需包含会议基本信息、讨论要点、决议事项、责任人及完成时限等关键内容。（3）行政部档案管理员负责将会议申请单、会议纪要、参会签到表等资料整理归档，保存期限不少于[具体年限，如3年]。（三）配套表单模板表3-1会议申请单会议名称会议类型发起部门发起人会议时间会议地点参会人员预计时长会议议程：所需支持：部门负责人审批：行政部审核意见：表3-2会议签到表会议名称：会议时间：会议地点：序号姓名部门——————表3-3会议纪要模板会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员：会议议题：讨论要点：决议事项：待办事项：主持人签字：（四）关键执行要点提前筹备：会议需至少提前1天申请，保证场地、设备及材料准备到位；紧急会议需提前4小时通知行政部。效率优先：主持人需严格控制会议时间，避免偏离主题；发言需简明扼要，聚焦议题。记录完整：会议记录需准确反映讨论内容及决议，明确责任人和完成时限，保证会后可追溯。资料归档：会议资料需及时整理归档，便于后续查阅及工作复盘。四、印章使用管理流程（一）流程适用范围本流程适用于公司公章、合同章、财务章、法定代表人名章等印章的刻制、启用、保管、使用及销毁管理。（二）标准化操作步骤1.印章刻制与启用责任主体：行政部、法务部、公司分管领导。操作说明：（1）因新增业务或印章磨损需刻制新印章时，由行政部填写《印章刻制申请单》，说明刻制原因、印章类型、规格及用途。（2）申请单经法务部审核（确认印章名称、图案合法性）、行政部负责人及分管领导审批后，交由公安机关指定单位刻制。（3）新印章刻制完成后，行政部负责验收，并在印章管理台账中登记印章编号、类型、保管人及启用日期。启用时需发布《印章启用通知》，明确印章使用范围及权限。2.印章保管责任主体：行政部印章保管员。操作说明：（1）印章由专人保管，实行“专人专管、专柜存放”制度，保管柜需配备防盗锁，钥匙由保管人随身携带。（2）严禁擅自将印章带出办公区域，确因特殊情况（如异地签约）需带出的，须经行政部负责人及分管领导审批，并由指定人员（保管人或授权人）携带，全程监督使用。（3）印章保管人离职或岗位变动时，须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由监交人（行政部负责人或指定人员）签字确认。3.印章使用责任主体：印章申请人、印章保管人、审批人。操作说明：（1）申请人填写《印章使用申请单》，注明用印文件名称、份数、用途、用印日期及申请人信息，并附用印文件电子版或纸质版。（2）用印文件需经部门负责人审核；对于合同、协议等重要文件，需经法务部审核及公司分管领导审批。（3）审批通过后，印章保管人核对用印文件内容与申请单信息是否一致，确认无误后方可加盖印章；对不符合规定的用印申请，有权拒绝并说明原因。（4）用印后，保管人在《印章使用登记表》上记录用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人等信息，保证用印过程可追溯。4.印章停用与销毁责任主体：行政部、法务部、公司分管领导。操作说明：（1）因公司名称变更、机构撤销等原因需停用印章时，由行政部填写《印章停用/销毁申请单》，说明停用原因及处理方式。（2）申请单经行政部负责人、法务部审核及分管领导审批后，停用印章交由行政部封存管理。（3）需销毁的印章（如旧印章、作废印章），由行政部会同法务部、财务部共同监督销毁，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、监销人等信息。（三）配套表单模板表4-1印章刻制申请单申请部门申请人申请日期刻制原因：印章类型：印章规格：法务部审核意见：行政部负责人审批：分管领导审批：表4-2印章使用申请单用印部门申请人用印日期用印文件名称：文件份数：用印用途：部门负责人审核：法务部审核（如需）：分管领导审批（如需）：表4-3印章使用登记表使用日期用印文件名称文件份数用印用途申请人审批人保管人签字（四）关键执行要点专人专管：印章必须由指定人员保管，严禁交由他人代管或随意放置。审批严格：重要文件用印需经多级审批，保证用印内容合法合规。用印核对：保管人需仔细核对用印文件与申请单信息一致，杜绝空白纸张或未审批文件用印。规范交接：印章保管人变动时，必须办理书面交接，明确交接责任。五、档案管理流程（一）流程适用范围本流程适用于公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、合同、会议纪要、影像资料等各类档案的收集、整理、归档、保管、借阅及销毁管理。（二）标准化操作步骤1.文件收集责任主体：各部门档案管理员、行政部档案管理员。操作说明：（1）各部门在文件形成后3个工作日内，将需归档的文件（原件或复印件）整理齐全，交至本部门档案管理员。（2）归档文件需内容完整、字迹清晰、手续齐全（如签字、盖章），对于电子文件，需同时提交纸质版及电子版（刻录光盘或存储至指定服务器）。（3）行政部档案管理员定期（每月末）向各部门收集档案，核对文件完整性，对缺失文件要求部门补充。2.分类整理责任主体：行政部档案管理员。操作说明：（1）按照档案类别（如文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、项目档案等）对收集的文件进行分类。（2）每类档案按年度-问题-保管期限进行组卷，填写《档案卷内目录》，注明文件标题、文号、责任者、日期、页号等信息。（3）档案卷内目录需一式两份，一份装订入卷，一份作为检索工具。3.归档登记责任主体：行政部档案管理员。操作说明：（1）档案整理完成后，填写《档案归档登记表》，注明档案名称、类别、卷号、件数、归档部门、归档日期及保管期限。（2）登记表经行政部负责人审核后，录入档案管理系统，建立电子档案目录，实现纸质档案与电子档案对应。（3）档案入库前，需进行消毒、防虫处理，保证档案实体安全。4.档案保管责任主体：行政部档案管理员。操作说明：（1）档案存放需符合“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。（2）定期（每季度）检查档案存放环境，发觉问题及时处理；对重要档案（如合同、法律文件）需进行备份，防止档案损毁或丢失。（3）档案柜需张贴档案标签，注明档案类别及卷号，便于查找。5.档案借阅责任主体：借阅申请人、行政部档案管理员。操作说明：（1）因工作需要借阅档案时，申请人填写《档案借阅申请单》，注明档案名称、卷号、借阅用途、借阅期限及申请人信息。（2）借阅申请经部门负责人审批；对于涉密档案或借阅期限超过[具体天数，如7天]的，需报请行政部负责人及分管领导审批。（3）审批通过后，档案管理员核对档案信息，办理借阅手续；借阅人需在指定区域查阅，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案内容。（4）借阅期限届满需续借的，须提前1天办理续借手续；逾期未还的，档案管理员需催还，并记录逾期原因。6.档案销毁责任主体：行政部档案管理员、鉴定小组、公司分管领导。操作说明：（1）对超过保管期限的档案，由行政部档案管理员编制《档案销毁清册》，注明档案名称、卷号、保管期限、销毁原因等信息。（2）由行政部、法务部、财务部组成鉴定小组，对拟销毁档案进行鉴定，确认无保存价值后，报分管领导审批。（3）档案销毁时，需由鉴定小组及档案管理员共同监督，采用销毁设备（如碎纸机）进行销毁，并在《档案销毁登记表》上记录销毁时间、地点、监销人等信息。（三）配套表单模板表5-1档案归档登记表归档部门归档日期档案名称档案类别卷号件数保管期限部门负责人签字：表5-2档案借阅申请单借阅部门借阅人借阅日期档案名称：卷号：借阅用途：借阅期限：部门负责人审批：行政部审批（如需）：表5-3档案销毁清册序号档案名称卷号保管期限销毁原因鉴定意见（四）关键执行要点及时归档：各部门需在文件形成后3个工作日内提交归档，保证档案收集的及时性。分类规范：严格按照档案类别及保管期限进行整理，避免混卷、错编。借阅控制：涉密档案及重要档案借阅需严格审批，借阅过程全程监督，保证档案安全。销毁合规：档案销毁必须经鉴定小组确认并审批，严禁私自销毁或随意丢弃档案。六、车辆调度管理流程（一）流程适用范围本流程适用于公司公车的日常调度、使用、维护、保养及费用报销管理，涵盖公务出行、客户接待、紧急事务等用车场景。（二）标准化操作步骤1.用车申请责任主体：用车申请人、部门负责人。操作说明：（1）用车人需提前1个工作日填写《用车申请单》，注明用车部门、申请人、用车事由、出发地、目的地、用车时间、乘车人数及所需车型（如轿车、商务车）。（2）用车事由需为公务用途（如外出办事、客户接送、紧急事务处理等），私人用车不予批准。（3）《用车申请单》经部门负责人审核后，提交至行政部车辆调度员。2.用车审批与派车责任主体：行政部车辆调度员、行政部负责人。操作说明：（1）车辆调度员审核用车申请的合理性（如行程必要性、车辆调度可行性），根据车辆使用情况（如是否空闲、是否需保养）进行统筹安排。（2）对于常规用车，由行政部负责人审批后直接派车；对于长途用车（单程超过[具体公里数，如100公里]）或节假日用车，需报请公司分管领导审批。（3）审批通过后，调度员通知司机准备车辆，并向申请人反馈派车信息（车辆编号、司机姓名、出发时间）。3.用车执行责任主体：司机、用车申请人。操作说明：（1）司机需提前检查车辆状况（油量、车况、证件等），保证行车安全；用车人需按时到达指定地点乘车。（2）行车途中，司机需遵守交通规则，安全驾驶；用车人需配合司机确认行程路线，如需变更路线需提前告知司机。（3）用车结束后，司机在《车辆使用登记表》上记录行驶里程、加油量、停车费等信息，并由用车人签字确认。4.费用报销责任主体：司机、行政部车辆调度员、财务部。操作说明：（1）用车结束后，司机整理费用凭证（如加油发票、停车费票据，禁止出现“发票”一词，改为“相关费用凭证”），在3个工作日内填写《车辆费用报销单》。（2）《车辆费用报销单》需附《车辆使用登记表》及费用凭证，经行政部车辆调度员审核、行政部负责人审批后，提交至