采购需求及报价评估表

一、适用范围本工具适用于企业或组织在采购活动中，需对采购需求进行明确化梳理，并收集供应商报价后进行系统性评估的场景。包括但不限于：日常办公用品采购、设备采购、服务外包采购、项目材料采购等需要综合比选供应商、控制成本、保障质量的采购环节。通过标准化评估流程，保证采购决策的客观性、合规性和经济性。二、操作流程详解（一）采购需求确认与提报需求发起：由需求部门（如行政部、生产部、项目部等）根据实际工作需要，填写《采购需求明细表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、交付时间、预算上限等核心信息。需求部门负责人对需求的必要性及合理性进行初审。需求审核：采购部门对接收的需求进行合规性及完整性审核，重点核查需求是否符合公司采购政策、预算是否在可控范围内、技术参数是否清晰无歧义。若需求不明确或预算不足，与需求部门沟通调整后重新提报。需求冻结：审核通过的需求由采购部门统一登记，作为后续收集报价的基准，避免需求频繁变更影响采购效率。（二）供应商信息收集与报价供应商筛选：采购部门根据采购需求类型，从合格供应商库中筛选潜在供应商，或通过公开招标、邀请招标、询价等方式拓展供应商渠道。优先选择资质齐全、信誉良好、过往合作评价较高的供应商。发放询价单：向筛选出的供应商发放统一格式的《询价单》，明确采购需求明细、报价要求（如报价有效期、是否含税、交付方式、付款条件等）、响应截止时间及联系人信息。接收报价：在截止时间前，供应商需按要求提交书面报价（或电子报价），报价内容需与询价单要求一致，加盖公章（或电子签章）视为有效。采购部门对报价文件的完整性进行核对，缺失关键信息（如未注明含税价、未明确交付周期）的报价视为无效，要求供应商补充。（三）报价评估与供应商比选组建评估小组：由采购部门牵头，联合需求部门、财务部门、法务部门（必要时）组成评估小组，保证评估维度全面、专业。评估小组成员需签署《保密承诺书》，避免外部因素干扰。设定评估指标：根据采购需求特点，设定量化评估指标及权重，常见的评估维度包括：价格（30%-50%）：对比各供应商报价与预算上限，计算价格偏离率，优先选择价格合理且不超预算的供应商。质量保障（20%-30%）：供应商的质量认证体系（如ISO9001）、同类项目质量合格率、质保期及售后承诺等。交付能力（15%-25%）：供应商的生产/供货周期、物流配送能力、应急预案（如延迟交付的补救措施）。服务与资质（10%-20%）：供应商的行业口碑、售后服务响应速度、企业资质（如经营许可证、授权代理文件）、财务状况（如资产负债率）等。打分与汇总：评估小组根据评估指标，对有效报价进行独立打分（采用百分制，小数点后保留一位），去掉一个最高分和一个最低分后计算平均分，形成《报价评估汇总表》。综合评议：若出现评分接近的情况，评估小组可结合供应商合作历史、战略契合度等定性因素进行综合评议，必要时要求供应商进行现场答辩或补充说明。（四）评估结果确认与采购执行结果公示：评估结果由采购部门整理成《采购需求及报价评估报告》，附评估打分表、供应商报价文件等支撑材料，按公司审批流程报请相关负责人审批（如部门负责人、分管副总、总经理等）。合同签订：审批通过后，由采购部门向中标（中选）供应商发出《成交通知书》，并在规定时间内签订采购合同，明确双方权利义务、交付标准、验收方式、付款节点等条款。资料归档：采购需求文件、报价文件、评估报告、合同文本等资料由采购部门统一整理归档，保存期限不少于合同终止后3年，以备审计或追溯。三、评估表模板（一）采购基本信息表项目内容采购编号[按公司规则填写，如CG-2024-001]采购名称[如：办公电脑批量采购/年度保洁服务采购]需求部门[如：行政部/生产部]需求提出人[*]联系方式[内部办公电话，避免私人号码]预算金额（元）[如：50000]采购类型□货物□服务□工程交付时间[如：合同签订后15个工作日内]交付地点[如：公司指定仓库/项目现场]用途说明[简要说明采购物品/服务的使用场景，如“用于新员工办公设备配置”]（二）采购需求明细表序号物品/服务名称规格型号/技术参数单位数量质量要求备注1台式电脑CPU:i5-12400/内存:16G/硬盘:512GSSD台10需通过3C认证，质保期≥3年，包含主机、键盘、鼠标用于行政岗2清洁服务每日2次保洁，覆盖办公区、走廊、卫生间年1服务人员需持健康证，清洁工具符合环保标准，每月满意度调查≥90分日常办公（三）供应商报价信息表供应商名称[供应商A][供应商B][供应商C]报价编号[SQ-2024-001][SQ-2024-002][SQ-2024-003]报价金额（元）485004920047800是否含税□是□否（是）□是□否（是）□是□否（是）税率13%13%13%不含税金额429204354042301交付周期签约后12个工作日签约后10个工作日签约后15个工作日质保期3年3年2年售后服务承诺7×24小时响应，48小时上门5×8小时响应，24小时上门7×24小时响应，72小时上门资质文件（可附页）营业执照、ISO9001认证、3C证书营业执照、授权书、同类项目合同营业执照、环保认证、用户评价（四）报价评估汇总表评估维度权重供应商A评分供应商B评分供应商C评分评分标准说明价格（预算50000元）40%9585100报价≤预算且最低得100分，每超1%扣5分，最低0分质量保障25%909080质保期≥3年得20分，认证齐全得5分，同类项目好评率≥90%加5分，否则酌情扣分交付能力20%859580交付周期≤10天得20分，每超1天扣2分，无应急预案扣5分服务与资质15%908585售后响应及时得5分，资质齐全得5分，财务状况良好得3分，行业口碑2分加权平均分100%91.7588.7589.5（价格得分×40%）+（质量得分×25%）+（交付得分×20%）+（服务得分×15%）评估意见推荐备选不推荐供应商A价格合理、质保完善，综合评分最高评估小组成员签字[*采购经理][*需求部门主管][*财务专员]四、使用要点提示需求明确性是前提：采购需求中的技术参数、质量标准等需具体、可量化，避免使用“优质”“高效”等模糊表述，防止供应商理解偏差或后期履约争议。供应商资质合规不可忽视：需核查供应商的营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、税务登记证等资质文件，保证其具备合法经营资格。评估标准需统一透明：评估前需明确各维度的评分细则，所有供应商采用同一套标准打分，避免主观臆断。若需调整评分标准，需经评估小组全体成员确认并记录原因。价格非唯一决定因素：在满足需求的前提下，优先选择综合评分最高的供应商，而非单纯追求低价，警