质量管理体系检查表及改善措施表

质量管理体系检查表及改善措施工具模板说明一、适用场景与价值本工具适用于企业质量管理体系运行的日常监督、内部审核、第三方认证审核、客户验厂及问题整改闭环管理等场景。通过标准化检查流程与问题改善机制，可帮助系统识别体系运行中的不符合项，推动责任部门精准整改，持续提升质量管理水平，保证体系符合ISO9001等标准要求及企业自身管理规范。二、详细操作流程（一）检查准备阶段明确检查目的与范围根据管理需求确定检查目标（如“体系条款符合性检查”“生产过程质量控制检查”等），界定检查范围（如特定部门、产品线、过程环节或全部体系要素）。示例：若为“季度体系运行检查”，范围可覆盖“管理职责、资源管理、产品实现、测量分析改进”四大过程。组建检查团队由质量管理部门牵头，抽调具备体系知识、熟悉业务流程的人员组成检查组，明确*组长（负责整体统筹）及组员（分工负责不同检查模块）。保证团队具备独立性，避免检查人员检查自身负责的工作。准备检查依据与资料收集检查依据：ISO9001标准、企业质量手册、程序文件、作业指导书、法律法规要求、客户特定要求等。准备检查工具：检查表（见模板）、记录表、相机（用于现场取证）、相关文件记录（如近期内审报告、客户投诉记录等）。制定检查计划明确检查时间、地点、人员分工、检查方法（如查阅文件、现场观察、员工访谈、记录核查等），并提前3个工作日通知被检查部门，保证其配合准备。（二）现场检查实施阶段首次会议检查组与被检查部门负责人及相关人员召开会议，说明检查目的、范围、流程及注意事项，确认检查计划，解答疑问。按计划开展检查文件检查：查阅体系文件、记录（如管理评审记录、培训记录、设备校准记录、检验报告等），核对文件版本有效性、记录完整性及规范性。现场检查：观察生产/服务现场的实际操作是否符合文件规定，如设备状态、标识管理、在制品存放、员工操作规范性等。人员访谈：随机抽取岗位员工（如操作工、检验员、班组长），询问其对体系文件要求的理解、岗位职责及异常处理流程，验证培训效果。记录检查发觉对检查过程中符合项简要记录，对不符合项详细描述“事实证据”，保证客观、可追溯（避免主观表述如“记录不完整”，改为“3月生产记录中，第5批产品未填写检验员签名，日期为2024-03-15”）。现场拍照或复印记录作为证据，需经被检查部门人员签字确认。（三）问题汇总与不符合项判定检查组内部评审检查结束后，组员汇总各自检查结果，*组长组织内部会议，对发觉的问题进行分类（体系性、实施性、效果性），判定是否为“不符合项”（未满足规定要求）。与被检查部门沟通确认向被检查部门通报不符合项，解释判定依据，听取其意见并记录，双方签字确认结果（如有异议，可在检查报告备注中说明）。编制检查报告汇总检查情况、符合项统计、不符合项清单（含问题描述、严重程度分级），提出体系改进建议，报送管理层审批。（四）改善措施制定阶段原因分析责任部门针对不符合项，采用“5Why法”“鱼骨图”等工具分析根本原因（如“未按时记录”的根本原因可能是“检验员未接受过记录填写培训”或“记录表格设计不合理”）。制定纠正与预防措施纠正措施：针对已发生的不符合项，消除其影响（如“补充缺失的检验员签名”）。预防措施：针对潜在不符合风险，防止其发生（如“增加记录填写频次培训，优化表格设计”）。措施需明确“具体行动方案、责任部门/人、完成时限、预期效果”，保证可执行、可验证。措施审批与分发质量管理部门审核措施的有效性、可行性，经*分管领导批准后，分发至责任部门实施，并跟踪进度。（五）效果跟踪与闭环管理措施实施验证责任部门在规定时限内完成措施实施，检查组通过现场复查、查阅记录等方式验证效果，确认不符合项是否消除，是否引入新风险。闭环与记录归档验证通过后，在“改善措施表”中记录验证结果，关闭不符合项；未通过则要求责任部门重新制定措施，直至验证合格。整理检查报告、改善措施记录、验证报告等资料，按质量记录管理要求归档保存，保存期一般不少于3年。三、工具模板示例（一）质量管理体系检查表（模板）检查项目检查内容（依据体系条款/文件要求）检查方法检查结果（符合/不符合）不符合项描述（含证据）严重程度（一般/严重）文件管理《质量手册》是否为最新版本，是否经*总经理批准发布查阅文件版本号、批准页符合——文件管理生产部门现场使用的《作业指导书》版本号为V2.0，但最新版本为V3.0（发布日期：2024-03-01）现场文件核查、版本对比不符合现场发觉1份《装配作业指导书》（编号：SOP-001）版本为V2.0，与最新版本V3.0不一致，证据编号：JL-2024-005一般过程控制关键工序“焊接”参数记录是否完整（电流、电压、焊接时间）查阅3月10日-15日焊接记录不符合3月12日焊接记录中，第3批次未记录焊接电流，记录员：*，证据编号：JL-2024-012严重资源管理检验员是否持有有效资格证书查阅培训档案、证书复印件符合——（二）质量管理体系改善措施表（模板）序号不符合项描述（引用检查表编号）根本原因分析改善措施责任部门/人完成时限验证结果（含证据）备注1SOP-001作业指导书版本未更新（检查表编号：1）文件发放流程未规定“新版本发布后24小时内回收旧版本”机制1.修订《文件控制程序》，增加旧版本回收条款；2.3月25日前完成旧版本回收并填写《文件回收记录》质量部/2024-03-251.《文件控制程序》V2.1已发布，条款3.4明确回收要求；2.《文件回收记录》（编号：JL-2024-020）显示旧版本已全部回收，符合要求已关闭2焊接记录缺失电流参数（检查表编号：2）检验员未掌握记录填写规范，未设置复核环节1.3月20日前组织检验员进行记录填写培训；2.焊接记录增加“班组长复核”栏位，每日下班前复核生产部/赵六2024-03-221.培训签到表及考核记录显示培训合格；2.3月22日-25日焊接记录完整，班组长复核签字齐全，符合要求已关闭四、使用关键提示检查依据需动态更新：保证检查引用的体系文件、标准版本为最新，避免因文件过期导致检查结果偏差。问题描述要客观量化：不符合项描述需基于事实，包含“时间、地点、人物、事件”等要素，避免模糊表述（如“记录混乱”改为“3月生产记录中，7处日期填写错误，3处未填写操作工姓名”）。改善措施需聚焦根本原因：避免仅针对表面现象制定措施（如“记录缺失”仅补充记录为纠正措施，需通过“培训+复核机制”