数字化工程档案管理与存储技术规范

数字化工程档案管理与存储技术规范范围本文件规定了数字化工程档案管理与存储的总体要求、技术要求、安全与访问控制要求、长期保存与迁移要求、利用服务与出库交付要求、监督检查与持续改进等内容与要求。本文件适用于工程建设活动及设施全生命周期运维过程中形成的具有保存价值的电子文件与数字化成果的管理与存储；对既有纸质档案数字化成果的接收、保管与利用，可参照本文件执行。规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T1.1—2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T22239信息安全技术网络安全等级保护基本要求DA/T31纸质档案数字化规范术语和定义下列术语和定义适用于本文件。

工程档案engineeringarchives在工程建设、验收、运行维护等活动中形成的，具有保存价值并可用于工程质量追溯、运行维护、管理决策与法律证明的文件、数据与记录集合。

数字化工程档案digitalengineeringarchives以电子形式存在的工程档案及其元数据、关联关系和管理记录，包含原生电子文件与纸质档案数字化成果。

电子文件electronicdocuments在电子设备及其环境中生成、处理与存储的文件或数据对象，具有内容、结构与上下文信息，可作为业务活动证据。

归集capture对分散在不同系统、不同责任主体或不同介质中的工程档案材料进行收集、汇聚与登记的过程。

整理arrangement对归集的工程档案材料进行分类、排序、编目、关联、版本确认与质量检查，使其满足归档要求的过程。

归档archiving将满足归档条件的工程档案材料按规定范围、格式、元数据与流程移交至档案保管系统并形成档案实体的过程。

元数据metadata用于描述工程档案内容、结构、形成背景、责任主体、关联关系、权限与管理行为等信息的数据。

档案目录数据archivalcatalogdata用于检索与管理工程档案的目录条目信息集合，通常包括题名、责任者、日期、分类号、载体、保管期限、密级、存储位置等。

版本控制versioncontrol对工程档案在形成、审查、签署、变更与再提交过程中产生的不同版本进行标识、保留与可追溯管理的机制。

长期可读性long-termreadability工程档案在长期保存期限内保持可获取、可打开、可呈现、可理解与可验证的能力。

存储介质storagemedia用于存放工程档案数据的物理或逻辑载体，包括磁盘阵列、磁带库、光存储、对象存储、云存储等。

冷热分层存储tieredstorage根据数据访问频度、重要性与恢复时效目标，对数据在不同存储层级之间进行分层放置与管理的方式。

哈希校验hashverification基于散列算法生成校验值并用于验证数据在传输、存储与迁移过程中完整性的方法。

访问控制accesscontrol对工程档案的访问主体、访问权限、访问方式与访问范围进行授权、限制与审计的机制。

电子签名digitalsignature用于标识签署人身份并确保内容完整性、不可抵赖性的技术手段，可与时间戳配合使用。总体要求总体原则数字化工程档案管理与存储应遵循“真实完整、标准统一、过程留痕、安全可控、长期可用、便捷利用”的原则。档案管理应覆盖工程全生命周期相关活动，确保证据链连续；档案存储应满足可靠性、可恢复性与长期保存要求；档案利用应在权限控制前提下实现高效检索与按需共享。管理边界与适用范围界定组织应明确本单位档案管理范围、档案责任边界与协同接口，至少包括建设单位与参建单位之间、项目公司与集团总部之间、工程项目与运维阶段之间的移交边界。对联合体、分包、外协检测与第三方平台产生的档案数据，应通过合同条款、数据标准与移交清单明确归档责任与交付格式，确保档案链条不中断。体系化要求组织应建立数字化工程档案管理制度体系，至少包括档案范围与分类、归集整理与归档、元数据与编码、存储与备份、访问与安全、长期保存与迁移、利用与出库、监督检查与持续改进等内容。制度应与项目管理、质量管理、信息安全管理等体系衔接，避免重复要求与管理断点。证据与留痕要求归档对象应具备形成背景、责任主体、审批签署与版本状态等信息；关键节点（如审图、变更、验收、检测报告出具、质量问题闭环等）应形成可验证记录。对涉及审批的电子文件，宜采用电子签名、电子印章或等效机制；对扫描形成的图像档案，应保留数字化过程的质量控制记录与抽检记录。安全与合规要求组织应对工程档案数据实施分级分类管理，明确密级、敏感级别与访问策略；应采取身份认证、访问控制、日志审计、加密传输、备份与容灾等措施，防止未授权访问、泄露、篡改与丢失。涉及个人信息、商业秘密与重要数据的，应按适用规定执行最小必要、最小权限与安全审计要求。技术要求组织与职责要求角色设置组织应设置与数字化工程档案管理相匹配的职责体系，至少包括档案主管部门、项目档案责任人、业务归集责任人、信息系统运维与安全责任人、审核与监督责任人。对集团化组织，应明确总部与所属单位在标准制定、系统平台、数据汇聚、监督评价与资源配置方面的职责分工。职责分工与接口组织应明确工程档案在“形成—归集—整理—归档—保管—利用”各环节的责任主体与交付接口，形成可执行的责任矩阵或流程文件。项目层面应明确各参建单位移交的档案范围、移交时点与验收标准；运维阶段应明确设备检修、技改、缺陷处理与事故调查形成档案的归档要求。岗位能力要求关键岗位人员应具备档案分类编目、工程专业基础、信息系统操作、数据质量控制与安全合规意识等能力。组织应建立培训与考核机制，确保归集整理人员能够准确识别归档范围、正确填报元数据并执行版本与权限规则。档案范围、分类与编码要求归档范围组织应基于法规监管、合同约定、质量安全与运维需要确定归档范围，至少覆盖：立项与审批文件、勘察设计成果、施工组织与技术交底、材料设备合格证明与检验记录、试验检测报告、隐蔽工程记录、监理资料、变更洽商、计量支付与结算、竣工验收资料、运行维护与检修技改资料、质量安全事故与缺陷处置资料等。对BIM模型、数字孪生模型、监测数据、照片视频、无人机巡检成果、系统日志等新型成果，应明确其归档条件、粒度与保管期限。分类体系组织应建立统一的工程档案分类体系，分类体系应与工程项目分部分项、专业类别与生命周期阶段相适配，至少区分“项目管理类、勘察设计类、施工与质量类、监理与验收类、设备材料类、运行维护类、变更与索赔类、安全环保类、财务与合同类、信息系统与数据类”等类别，并在企业范围内保持一致。分类体系应支持跨项目对比与集中检索，且允许项目层面在不改变上位类目口径前提下扩展细目。编码规则组织应对项目、单位工程、档案卷（或档案包）、文件与数据对象建立统一编码规则，实现“唯一标识、层级清晰、可解析、可扩展”。编码规则宜至少包含项目编码、专业编码、阶段编码、文件类型编码、顺序号与版本号，并明确编码生成责任、校验规则与冲突处理方式。对模型文件与数据集，应明确与图纸、变更单、检测报告等文件的关联编码规则。元数据与格式要求元数据总体要求组织应建立工程档案元数据标准，元数据应支撑检索、鉴证、权限控制、版本管理与长期保存。元数据字段应明确字段名称、数据类型、是否必填、取值规则、口径说明、来源系统与维护责任。元数据应与档案目录数据一致，并支持导入导出与接口交换。元数据字段与质量规则工程档案元数据宜分为识别类、内容类、关系类、管理类与安全类字段。识别类字段应确保唯一定位；关系类字段应支持文件与模型、模型与构件、记录与事件之间的关联；管理类字段应记录形成、审批、移交与归档过程；安全类字段应标识密级、敏感级别、访问策略与保管期限。元数据质量应满足完整性、准确性、一致性与可追溯性要求，缺失或冲突应具备纠错流程与审批留痕。文件格式与长期保存策略组织应明确可归档格式清单。对通用办公文档、图纸、扫描影像、照片视频、检测数据、模型文件等，应规定原生格式与长期保存格式策略，并明确转换条件、转换责任与校验方式。对关键成果宜同时保留原生格式与长期保存格式，并保留转换日志、哈希校验值与抽检记录。元数据与格式字段建议工程档案元数据与格式字段建议见表1。工程档案元数据与格式字段建议类别字段名称字段说明与要求识别类档案唯一标识、项目编码、分类号、文件编号唯一标识全局唯一；编号与版本应可解析且不重复内容类题名、关键词、专业类别、形成日期、责任者题名应反映对象与范围；日期应采用统一格式并可排序状态类版本号、状态（草稿/受控/作废）、审批签署信息受控版本应对应审批记录；作废版本应保留作废原因与替代文件表1工程档案元数据与格式字段建议（续）类别字段名称字段说明与要求关系类关联对象标识、变更单号、模型/图纸关联、构件/设备关联支持“一对多/多对多”；关联关系变更应留痕格式类文件格式、编码、分辨率/帧率、页数/时长、是否压缩扫描影像应记录分辨率与色彩模式；视频应记录编码与码率校验类哈希值、校验算法、校验时间、校验人/系统归档入库、迁移与出库时应进行校验并留存记录安全类密级/敏感级别、访问级别、授权范围、脱敏规则应与访问控制策略一致；权限变更应审计保管类保管期限、到期处置方式、存储位置、备份策略保管期限应可计算；处置应有审批与销毁/移交证据归集、整理与归档流程要求归集要求组织应建立工程档案归集清单与归集时点控制。归集应覆盖项目关键里程碑与关键业务事件。归集应确保文件来源可追溯、责任主体明确、版本状态清晰，并能定位至具体工程对象与时间地点。整理要求整理应包括分类、排序、编目、关联、版本确认、重复与缺失检查、格式与病毒检查、元数据补全与校验、目录生成等活动。对扫描形成的数字化成果，应完成图像质量检查、页序核对、缺页重扫与抽检记录。对模型数据与数据集，应完成模型版本与发布状态确认、关键参数说明、坐标基准与单位说明、外部参照文件打包规则与依赖项清单。归档验收要求归档前应进行归档验收或归档审核，至少核验：归档范围完整性、元数据完整性、格式符合性、哈希校验一致性、权限与密级标识正确性、关联关系有效性、目录数据可用性。归档验收应形成记录并可追溯到责任人、验收时间与处理结论；不合格项应有整改闭环。移交与接收项目参建单位向建设单位或档案保管系统移交时，应按统一移交包结构组织文件，移交包应包含目录数据、文件实体、校验文件、说明文件与交接记录。接收方应完成接收校验、病毒扫描、完整性与可读性验证，并形成接收回执与问题清单。对跨系统移交的，应支持接口批量导入与自动校验，减少人工重复录入。存储架构、介质与备份容灾要求存储总体要求工程档案存储应满足可靠性、可用性、可扩展性与长期保存要求，至少实现主存储与备份存储分离，并具备恢复演练机制。存储系统应支持基于元数据的索引与检索，支持访问日志审计与异常告警，支持数据迁移与格式演进管理。冷热分层与访问性能组织宜采用冷热分层存储策略：高频访问档案置于在线存储层；中频访问档案置于近线存储层；低频长期保存档案置于离线或深归档存储层。分层策略应与档案保管期限、访问频度、恢复时效目标相匹配，并明确调度规则与审批机制，防止未经授权的数据层级变更。介质管理与环境要求组织应明确不同存储介质的适用场景、寿命管理、健康检测、巡检频次与更换策略。对采用光存储、磁带等介质的，应明确介质批次管理、抽检规则与读取验证策略。对机房或存储环境，应满足温湿度、供电、消防与防雷等基础要求，并与信息安全管理要求协同。备份、容灾与恢复演练组织应建立备份策略并明确备份频率、保留周期、备份介质与存放地点。关键档案与关键系统数据应实施更高等级保护。组织应建立容灾策略，明确灾难场景、恢复点目标与恢复时间目标，并至少每年开展一次恢复演练，形成演练报告与改进措施。存储层级技术参数建议存储层级与技术参数建议见表2，组织可结合规模与风险等级进行调整，但不应降低关键档案的可靠性与可恢复性要求。存储层级与技术参数建议存储层级典型对象建议介质/形态可靠性与保护要求访问与恢复要求校验与巡检要求在线层近期竣工资料、常用图纸、运维高频记录、目录与索引磁盘阵列/对象存储/私有云多副本或冗余；访问控制与审计启用秒级—分钟级访问；快速检索入库校验；定期一致性校验与告警近线层中期项目资料、低频查阅影像、阶段性模型发布包近线对象存储/容量型存储多副本或纠删码；变更需审批分钟级—小时级恢复定期抽检可读性；介质健康巡检深归档层长期保管档案、历史项目全量包、关键证据链材料磁带库/光存储/深归档云物理与逻辑隔离；强校验与防篡改策略小时级—天级恢复（按策略）定期迁移评估；介质寿命管理与抽检异地备份/容灾关键数据副本（目录、权限、日志、关键档案）异地存储/异地云/灾备中心与主中心隔离；加密存储；独立权限按RTO/RPO执行恢复定期演练；恢复校验与报告安全与访问控制要求分级分类与密级管理组织应依据工程档案数据的敏感程度、重要程度与合规要求，对数字化工程档案实施分级分类管理，并形成可执行的分级分类规则与判定依据。分级分类结果应落实到档案对象元数据字段、存储策略、访问控制策略与出库交付策略中，并保持动态更新。对涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人信息及重要数据的档案，应按适用规定确定密级或敏感级别，明确保管期限、知悉范围、解密或降密条件以及销毁或移交要求。组织应建立密级标识、变更与复核机制。密级或敏感级别的变更应履行审批程序并保留变更记录，确保可追溯；对保密期限到期档案应按规定开展解密、降密或续密处理，并形成处置记录。身份认证与账号管理数字化工程档案系统应建立统一的身份认证机制，确保访问主体身份真实、可验证、可追踪。身份认证宜采用统一身份管理平台，支持多因素认证、单点登录与分级认证策略。系统应建立账号全生命周期管理机制，覆盖账号申请、审批、开通、变更、冻结、注销与定期复核，避免“僵尸账号”“共享账号”“越权账号”等风险。对外部单位或临时人员访问档案系统的，应采用临时账号或外部身份联合认证方式，设置访问范围、访问期限与导出限制，并在任务结束后及时回收权限。访问控制与最小权限组织应建立基于角色的访问控制模型，并落实最小权限原则与职责分离原则。访问控制至少应覆盖：浏览、检索、下载、导出、打印、复制、批量调用、配置管理、权限管理、审计查看等权限类型。对关键操作应设置双人复核或审批机制，并强化留痕与告警。系统应支持按项目、专业、阶段、档案类别、密级/敏感级别、组织层级等维度进行精细化授权，并支持与岗位、项目组织架构变动的自动联动或同步更新，确保权限与职责一致。安全审计与日志管理系统应启用全量或关键操作日志审计功能，日志至少应记录访问主体、时间、来源地址或终端、访问对象标识、操作类型、操作结果、失败原因等信息。日志应具备防篡改能力并按规定期限保存，满足事后追溯、违规调查与合规检查需求。组织应建立审计日志的定期核查机制，对异常访问、越权访问、批量下载、敏感档案频繁查询、非工作时间访问等行为进行识别与处置，并形成闭环记录。对重大异常应按规定升级报告并启动应急响应。数据加密、传输安全与终端管控工程档案数据在传输过程中应采用加密通道，避免明文传输；对存储中的敏感数据宜采用存储加密或对象级加密，并实施密钥分级管理与定期轮换。加密策略应与访问控制、备份与恢复、迁移与出库场景相兼容，防止因加密措施导致不可恢复或不可用。组织应对访问终端实施安全基线要求，对涉密或高敏档案的访问终端应采取更严格的管控措施，包括但不限于：终端准入、外设控制、水印、屏幕防录、下载加密、离线访问限制与失效控制。对移动端或离线采集设备，应明确数据缓存、脱机存储加密与回传清理机制。删除、作废与销毁控制组织应建立工程档案删除、作废与销毁管理制度。对归档后的档案对象原则上不得直接删除；确需删除、销毁或作废处理的，应满足法定或制度条件，履行审批程序，留存处置依据与处置记录，并实现可追溯。系统应支持“作废保留”机制，即保留作废对象及其版本关系、作废原因、替代对象与生效时间，以保证证据链完整。长期保存与迁移要求长期可用性总体要求组织应针对工程档案的长期保管需求，建立确保长期可读性、可验证性与可迁移性的技术与管理措施。长期保存策略应覆盖文件格式演进、存储介质寿命管理、元数据持续可用、关联关系保全与证据链完整性等内容，并形成可执行的计划与责任分工。格式控制与版式化策略组织应建立归档格式与长期保存格式管理规则。对易受软件版本影响、依赖专有软件打开的格式，应评估长期可用风险，必要时在归档阶段同步生成版式化或开放格式副本，并保留原生文件。格式转换应遵循可验证原则：转换前后应进行内容一致性核验，记录转换工具版本、转换参数与转换时间，并保留校验值与抽检记录。对BIM模型、数字孪生模型、监测数据集等复杂对象，组织应同时关注“文件可打开”与“语义可理解”。应保存模型坐标基准、单位体系、构件/设备编码规则、依赖文件清单、接口说明与版本说明，必要时输出面向长期保存的交换格式与解释文档。存储介质寿命管理与定期校验组织应建立存储介质寿命管理机制，明确介质巡检、健康检测、抽检可读性与预防性更换策略。对深归档介质，应按规定周期开展抽样读取验证与一致性校验；对发现坏块、不可读或性能显著退化的，应及时实施数据重构、复制或迁移，防止数据不可恢复。组织应对关键档案数据定期开展完整性校验，校验应至少覆盖哈希值一致性与对象数量一致性，并形成校验报告与异常处置记录。校验策略应与备份策略联动，确保备份副本同样可用且可验证。迁移管理与可追溯要求当发生存储平台升级、介质更换、系统替换、上云或数据中心迁移等情形时，组织应制定迁移方案并开展迁移风险评估。迁移方案应至少包括迁移范围、对象清单、数据映射关系、元数据迁移规则、权限与审计迁移策略、校验方法、回退方案与验收标准。迁移过程应遵循“可追溯、可校验、可回滚”的要求。迁移前后应开展一致性验证，至少核验：对象数量、目录与元数据完整性、关联关系有效性、校验值一致性、权限策略一致性、检索可用性与抽样可读性。迁移完成后应形成迁移验收报告并归档保存。业务连续性与灾难场景可恢复组织应结合工程档案重要性与使用需求，确定业务连续性要求并落实到备份与容灾策略。对关键档案系统的元数据、目录索引、权限策略与审计日志，应明确恢复顺序与恢复验证方法，确保在灾难场景下可在规定时间内恢复基本检索与取证能力。恢复演练应形成记录并推动策略改进。利用服务与出库交付要求检索与利用服务组织应建立基于元数据与全文索引的检索服务能力，支持按项目、专业、阶段、档案类型、形成时间、责任主体、变更单号、设备或构件编码等多维检索，并支持筛选、聚合与批量定位。对模型与图纸、记录与事件之间存在强关联的，应支持关联穿透查询，实现从“某设备/构件/缺陷/变更”快速定位到相关档案集合。组织应建立利用申请与审批机制，对不同密级或敏感级别的档案设置差异化审批路径。利用过程应留痕并可追溯，必要时提供利用台账与统计分析，用于管理评审与资源优化。出库、交付与共享当发生竣工档案移交、运维移交、审计检查、诉讼仲裁取证、监管抽查、对外共享等场景时，组织应按规定进行档案出库与交付管理。出库交付应遵循最小必要原则，明确交付目的、交付范围、交付对象、交付期限、保密要求与责任边界。交付包应结构化组织，宜包含：档案目录数据、档案实体文件、校验文件、说明文件、交接记录与授权证明。交付前后应进行完整性与可读性校验，并记录交付时间、交付人、接收人、交付介质或传输方式及校验结果。脱敏与水印对含个人信息、商业秘密或敏感工程数据的档案，组织应在对外共享或提供查询服务前进行脱敏处理或访问隔离。对允许下