行政人事文档档案管理规程参考

行政人事文档档案管理规程参考一、适用范围与管理目标本规程适用于企业内部行政人事类文档档案的系统性管理，涵盖员工从入职到离职全生命周期产生的各类文件，以及行政管理相关的制度、流程记录等。管理目标在于保证档案的完整性、安全性、规范性和可追溯性，为企业人力资源管理、行政决策及合规审计提供可靠依据。二、档案管理全流程操作指引（一）档案分类与编码规则档案分类标准员工生命周期类：入职档案（含登记表、劳动合同、证件号码明、学历学位证明等）、在职档案（含转正考核、异动记录、培训记录、奖惩记录、薪酬调整等）、离职档案（含离职申请、工作交接单、解除/终止劳动合同证明等）。行政管理类：公司制度文件（考勤、休假、办公管理等）、会议纪要（行政例会、员工大会等）、资产档案（办公设备采购、领用、报废记录）、供应商档案（物业、外包服务等合作方资质文件）。档案编码规则采用“部门代码-年份-档案类别-流水号”格式，例如：部门代码：HR（人事部）、AD（行政部）档案类别：01入职、02在职、03离职、04制度、05资产示例：HR-2024-01-001（2024年人事部第1份入职档案）。（二）档案收集与整理档案收集责任入职档案：由人力资源专员在员工入职当日收集，核对原件与复印件一致性，保证材料齐全（如缺失需员工3个工作日内补交）。在职档案：各部门负责人于每月5日前将上月产生的员工异动、培训、奖惩等资料提交至人事部；行政部每月10日前提交行政类档案。离职档案：员工离职当日，部门负责人与人事部共同确认工作交接单、离职证明等材料完整性，经双方签字后归档。档案整理规范排序：按档案形成时间先后顺序排列，同类档案内按“重要程度-时间”排序。装订：使用无酸纸档案袋/夹，金属装订针装订，避免使用易锈订书钉；超过50页的档案需加装封面，注明档案名称、编码、日期、份数。目录编制：每份档案附《档案目录表》（详见模板1），列明序号、文件名称、页码、形成日期、备注等信息，保证与档案内容一致。（三）档案归档与保管归档时限日常档案需在收集完成后3个工作日内完成归档；离职档案需在员工离职手续办结后2个工作日内归档。保管方式纸质档案：存放于专用档案柜，按编码顺序排列；档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%。电子档案：扫描纸质档案原件（分辨率不低于300DPI），存储于企业内部服务器，按编码规则建立电子文件夹，定期（每月）进行备份，备份介质（如移动硬盘）需异地存放。保管期限员工入职档案：离职后保存10年；在职考核、薪酬档案：离职后保存5年；行政制度类：长期保存；离职档案：离职后保存3年；超过保管期限的档案，需按《档案销毁流程》处理（详见第六部分）。（四）档案查阅与利用查阅权限员工可查阅本人入职、在职档案（薪酬、考核等敏感信息需经部门负责人审批）；部门负责人可查阅本部门员工档案；人力资源部、行政部可查阅全部档案；外部单位（如审计、司法机构）查阅需出示单位介绍信及经办人证件号码件，经分管领导审批后，由档案管理员陪同查阅。查阅流程申请人填写《档案查阅申请表》（详见模板2），注明查阅档案名称、事由、用途、归还日期；审批人（部门负责人/分管领导）签字确认；档案管理员核对权限与申请表内容，提供档案复印件（原件原则上不外借，特殊情况需经总经理审批）；查阅完毕后，档案管理员在《档案查阅登记表》（详见模板3）中记录查阅人、时间、内容等信息。（五）档案移交与销毁档案移交因部门调整或人员变动，档案需移交时，移交方与接收方共同核对档案数量与编码，填写《档案移交清单》（详见模板4），双方签字确认后，移交方留存一份备查。档案销毁对超过保管期限的档案，由档案管理员编制《档案销毁清单》（详见模板5），注明档案名称、编码、数量、保管期限、销毁原因，经人事部、行政部负责人审核，分管领导批准后，由2人以上共同监销；销毁过程需记录监销人、销毁日期、销毁方式（如碎纸处理），销毁清单保存5年。三、常用管理工具模板模板1：档案目录表序号文件名称页码形成日期备注（如原件/复印件）1入职登记表1-22024-03-01原件2劳动合同3-82024-03-01原件3证件号码复印件92024-03-01加盖“与原件核对一致”章……………模板2：档案查阅申请表查阅人所属部门联系方式查阅档案名称及编码查阅事由用途归还日期审批人部门负责人档案管理员签字日期模板3：档案查阅登记表查阅日期查阅人所属部门查阅档案名称及编码查阅事由归还日期档案管理员…模板4：档案移交清单移交部门接收部门移交人接收人移交日期序号档案名称编码数量备注1……………移交方签字接收方签字监交人日期模板5：档案销毁清单序号档案名称编码数量保管期限销毁原因监销人销毁日期销毁方式1………审批人：审核人：制表人：日期：四、关键管理要点与风险规避保密性管理档案管理员需签订《保密协议》，严禁泄露档案内容；涉密档案（如高管薪酬、未公开制度）需单独存放，限制查阅权限，电子档案加密存储。完整性保障定期（每季度）开展档案清点，核对档案数量与目录一致性，缺失档案及时补充；员工离职时，保证其档案材料无遗漏（如工作交接单需经部门负责人签字确认）。规范性操作档案收集、整理、归档、查阅等流程需严格按规程执行，所有环节需留有书面记录（如申请表、登记表、清单），保证可追溯；档案编码、目录编制需统一格式，避免随意变更。安全防护措施档案室严禁烟火，配备灭火器、温湿度计，定期检查消防设备；电子档案服务器需设置访问权限