采购流程标准化操作手册及合同模板

采购流程标准化操作手册及合同模板一、适用范围与业务场景本手册适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）在日常运营及项目中开展的采购活动，涵盖物料采购、服务外包、工程采购等场景。具体包括但不限于：生产所需原材料及辅料采购、办公设备与耗材采购、技术服务（如IT运维、咨询）采购、小型修缮工程采购等。当企业需规范采购行为、降低合规风险、提升采购效率时，可参照本手册执行。二、标准化操作流程详解（一）需求确认与提报操作主体：需求部门、采购部门、财务部门操作步骤：需求发起：需求部门根据业务需求，填写《采购申请单》（见模板一），明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等信息，并附技术规格书（如有）。需求审核：需求部门负责人*对采购需求的合理性（必要性、预算匹配度）进行审核，签字确认后提交至采购部门。预算复核：采购部门将《采购申请单》抄送财务部门，财务专员*核查采购预算是否充足，若超预算需需求部门补充说明或调整需求。需求备案：采购部门审核需求描述清晰度、规格完整性，确认无误后录入采购管理系统，分配唯一采购编号，启动后续流程。输出成果：审批通过的《采购申请单》（含编号）、技术规格书（如有）。（二）供应商寻源与评估操作主体：采购部门、需求部门、法务部门（必要时）操作步骤：供应商信息收集：采购部门通过企业合格供应商名录、公开招标平台、行业协会推荐、市场调研等渠道，收集潜在供应商信息，初步筛选符合基本资质（如营业执照、相关行业许可证）的供应商名单。供应商资质审核：向潜在供应商索取《供应商资质文件》（见模板二），包括但不限于：营业执照副本复印件、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）、业绩证明（近3年同类项目合同）。法务部门*审核资质文件的合法性与有效性。供应商现场考察（可选）：对金额较大（如超过10万元）或关键物料/服务，采购部门联合需求部门、质量部门对供应商进行现场考察，评估其生产能力、技术水平、质量管控体系、供货稳定性等，形成《供应商考察记录》。供应商综合评估：采购部门组织需求部门、财务部门、法务部门对通过审核的供应商进行综合评分，评分维度包括：价格（30%）、资质与业绩（25%）、质量保障能力（20%）、交付及时性（15%）、售后服务（10%），形成《供应商评估表》（见模板三），确定候选供应商排序。输出成果：《供应商资质文件》《供应商考察记录》（如有）、《供应商评估表》。（三）采购方式确定与执行操作主体：采购部门、需求部门、监察部门（必要时）操作步骤：根据采购金额、物料/服务特性，选择合适的采购方式：公开招标：适用于金额较大（如达到企业招标限额标准）、通用性强的采购项目，需在指定媒体发布招标公告，组织开标、评标，确定中标供应商。询价采购：适用于金额较小（如1万-10万元）、规格标准明确的采购项目，向至少3家合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供报价，比价后确定供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）、发生了不可预见的紧急情况等特殊情形，需经企业采购决策机构审批。竞争性谈判：适用于技术复杂、需求不明确或需要优化方案的采购项目，与多家供应商分别谈判，综合比较后确定供应商。具体执行时，采购部门编制采购文件（招标文件/询价单/谈判邀请函），明确采购需求、供应商资格要求、评审标准、响应时间等，经需求部门确认、法务部门审核后发出。供应商响应后，组织评审小组（含采购、需求、技术、财务人员）评审，确定成交供应商，发出《成交通知书》。输出成果：采购文件、供应商响应文件、《成交通知书》。（四）合同拟定与审批操作主体：采购部门、法务部门、财务部门、需求部门、企业负责人操作步骤：合同拟定：采购部门根据《成交通知书》及采购需求，参照《采购合同模板》（见模板四）拟定合同文本，明确双方基本信息、采购标的、数量与质量标准、价款与支付方式、交付与验收条款、违约责任、争议解决方式等核心条款。部门审核：需求部门：审核技术条款（规格、参数、验收标准）是否与需求一致；财务部门：审核价款计算、支付方式、税费条款是否合规；法务部门：审核合同法律条款的合法性、严谨性，规避法律风险。审批签署：采购部门汇总审核意见修改合同后，按企业权限逐级报批（如采购经理、分管领导、企业负责人*），审批通过后，由授权代表与供应商正式签署合同，双方各执正本一份，复印件抄送需求、财务、采购部门存档。输出成果：经审批的《采购合同》（正本）、合同签署审批表。（五）订单下达与履约跟踪操作主体：采购部门、需求部门操作步骤：订单下达：采购部门根据合同约定，在采购管理系统中《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物料/服务明细、交付时间、交付地点等，加盖采购专用章后发送给供应商，作为履约依据。履约跟踪：采购专员*定期与供应商沟通，跟踪生产/备货进度，确认是否按计划执行；对可能延期或存在质量风险的，及时向供应商发出《履约提醒函》，要求其说明原因并采取补救措施，同时将情况反馈至需求部门。变更管理：若因需求变更、不可抗力等因素需调整合同，由需求部门提交《合同变更申请单》，经采购、法务、财务审核后，与供应商签订《补充协议》，明确变更内容、价款调整（如有）、交付时间调整等。输出成果：《采购订单》、《履约提醒函》（如有）、《补充协议》（如有）。（六）验收与付款操作主体：需求部门、采购部门、质量部门（如有）、财务部门操作步骤：到货/服务验收：物料采购：供应商按《采购订单》交付后，需求部门联合质量部门（如需）对照合同约定进行数量清点、外观检查、功能测试，必要时送第三方检测机构检测，填写《物料验收单》（见模板五），注明验收结果（合格/不合格）。服务采购：服务完成后，需求部门根据服务标准（如SLA）评估服务质量，填写《服务验收单》（见模板六），确认服务成果是否满足需求。异议处理：验收不合格的，需求部门在《验收单》中注明不合格项，采购部门及时与供应商沟通，要求其在约定时间内免费更换、维修或退货，由此产生的费用由供应商承担。付款申请：验收合格后，采购部门汇总《采购合同》《验收单》《供应商发票》（或合规付款凭证）、付款申请单，提交财务部门。财务部门审核合同条款、验收结果、发票信息无误后，按约定支付方式（如银行转账）办理付款，留存付款凭证。输出成果：《物料验收单》/《服务验收单》、《付款申请单》、付款凭证。三、配套表单与合同模板模板一：采购申请单采购编号需求部门申请日期物料/服务名称规格型号数量预估单价（元）预算金额（元）资金来源用途说明期望交付日期交付地点技术规格（可附页）需求部门负责人签字：日期：采购部门审核意见：审核人：日期：财务部门预算复核意见：复核人：日期：模板二：供应商资质文件清单序号文件名称份数是否提供备注1营业执照副本复印件（加盖公章）1□是□否需在有效期内2相关行业资质证书（如生产许可证、ISO证书）1□是□否与采购项目相关3近3年同类项目业绩合同复印件1□是□否霐加盖公章4法定代表人证件号码明及授权委托书（如需）1□是□否授权代表需签字5其他（如质量体系认证、环境认证等）□是□否模板三：供应商评估表供应商名称评估日期评估小组评估维度评分标准得分（100分制）价格（30%）最低报价得30分，每高于最低报价1%扣1分，扣完为止资质与业绩（25%）资质齐全得15分，业绩每项得2.5分（最多10分）质量保障（20%）质量体系认证得10分，检测报告得5分，售后承诺5分交付及时性（15%）历史交付准时率≥95%得15分，90%-95%得10分，＜90%得0分服务能力（10%）响应速度得5分，问题解决率得5分总分评估意见：□推荐□不推荐□备选评估小组签字：模板四：采购合同模板合同编号：[年份]采字第XXX号甲方（采购方）：[企业名称]法定代表人：*地址：*联系人：*乙方（供应商）：[供应商名称]法定代表人：*地址：*联系人：*鉴于：甲方因业务需要向乙方采购物料/服务，双方根据《_________民法典》及相关法律法规，本着平等、自愿、公平原则，达成如下协议：第一条采购标的物料/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）备注合计金额（大写）：第二条质量标准：乙方提供的物料/服务需符合[国家/行业标准]及甲方技术规格书要求（详见附件一），提供质量保证书及检测报告（如需）。第三条交付交付时间：乙方于XXXX年XX月XX日前交付（或分批交付，具体批次见附件二）；交付地点：甲方指定地点[XX省XX市XX区XX路XX号]；运输方式及费用：[由乙方/甲方]承担，运输途中风险由[乙方/甲方]负责。第四条验收验收标准：以本合同第二条及附件约定为准；验收方式：甲方应在收到物料/服务后[5]个工作日内完成验收，逾期未验收视为合格；验收不合格处理：乙方应在甲方提出异议后[3]个工作日内免费更换/维修，逾期未处理的，甲方有权解除合同并要求乙方赔偿损失。第五条付款方式预付款：合同签订后[3]个工作日内，甲方向乙方支付合同总价的[30]%，即[金额]元；到货款：物料交付验收合格后[7]个工作日内，甲方向乙方支付合同总价的[60]%，即[金额]元；质保金：剩余[10]%即[金额]元作为质保金，质保期[12]个月届满无质量问题后[7]个工作日内无息支付。付款账户信息：开户名：[甲方账户名]开户行：[甲方开户行]账号：[甲方账号]第六条违约责任乙方逾期交付的，每逾期1日按合同总价的[0.05]%向甲方支付违约金，逾期超过[15]日的，甲方有权解除合同；乙方提供的物料/服务不符合质量标准的，甲方有权拒收，乙方应在[3]日内更换合格标的，并承担由此产生的费用；甲方逾期付款的，每逾期1日按应付款项的[0.05]%向乙方支付违约金。第七条争议解决：因本合同引起的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交[甲方所在地]人民法院诉讼解决。第八条其他：本合同一式[肆]份，甲乙双方各执[贰]份，具有同等法律效力，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：*日期：XXXX年XX月XX日乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：*日期：XXXX年XX月XX日模板五：物料验收单采购合同编号采购订单编号验收日期供应商名称物料名称规格型号数量验收数量验收地点验收项目标准要求验收结果外观检查□合格□不合格（不合格说明：）数量核对□合格□不合格（不合格说明：）功能测试□合格□不合格（不合格说明：）第三方检测（如有）□合格□不合格（报告编号：）综合验收结论：□合格□不合格需求部门验收人：*质量部门（如有）：*日期：采购部门确认：*日期：模板六：服务验收单采购合同编号服务内容验收日期供应商名称服务期限验收地点验收项目服务标准达标情况响应及时性[响应时间≤2小时]□达标□未达标（说明：）服务完成质量[符合SLA要求]□达标□未达标（说明：）成果完整性[交付成果完整]□达标□未达标（说明：）需求部门满意度评价（1-5分）综合验收结论：□合格□不合格需求部门验收人：*日期：采购部门确认：*日期：四、关键风险控制点（一）需求环节需求描述需清晰、准确，避免使用“大概”“优质”等模糊表述，规格参数应量化或引用国家标准；大额采购（如超过50万元）需附成本分析报告，保证预算合理性；禁止超预算或无预算采购，特殊情况需经企业最高决策层审批。（二）供应商选择环节供应商资质审核需严格核原件，留存复印件并加盖公章，避免“资质挂靠”风险；单一来源采购需提供充分依据（如唯一供应商证明），并履行内部审批程序；评审过程需客观公正，记录评分明细，避免“人情采购”。（三）合同条款环节价款需明确是否含税、运费、安装费等，避免后期争议；交付时间、验收标准、违约责任等核心条款不得遗漏，表述需无歧义；涉及知识产权、保密条款的，需明确范围及责任主体。