企业采购流程审批及验收模板

企业采购流程审批及验收通用工具模板一、适用范围与核心价值本模板适用于各类企业（涵盖生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购业务，包括但不限于原材料采购、设备购置、服务外包（如IT支持、保洁服务）、办公用品采购等场景。通过标准化流程设计，明确采购各环节责任主体、操作规范及输出要求，旨在实现“需求清晰、审批合规、验收严格、追溯有据”的管理目标，降低采购风险，提升资金使用效率，保障企业运营物资及时合规供应。二、全流程操作指引（一）需求提出与采购申请操作目的：明确采购需求，保证采购内容与业务需求匹配，避免盲目采购。责任人：需求部门负责人（如生产部经理、行政部主管）。操作内容：需求部门根据实际业务需求（如生产计划、部门运营需要），填写《采购申请表》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价、用途、期望交付日期及供应商偏好（如有）。对于大额采购（如单笔金额超过万元，具体金额企业自定）或关键设备采购，需附《需求可行性分析报告》，说明采购必要性、经济效益及替代方案。需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行审核签字后，提交至采购部。输出物：《采购申请表》（附件1）、《需求可行性分析报告》（如适用）。（二）采购审批流程操作目的：通过分级审批控制采购风险，保证采购行为符合企业预算及管理制度。责任人：采购部、财务部、相关管理层（如部门总监、总经理、分管副总）。操作内容：采购部初审：采购部收到《采购申请表》后，1个工作日内完成审核，重点核查：需求描述是否清晰、规格参数是否明确、预估价格是否合理（参考历史采购价格或市场行情）、是否在预算范围内。若不符合要求，退回需求部门补充完善；若符合，流转至财务部。财务部复审：财务部2个工作日内完成审核，重点核查：采购预算是否充足、资金来源是否合规、成本控制是否符合企业规定。对于超预算采购，需需求部门提交《超预算说明》并经总经理审批后，方可继续流程。审核通过后，流转至相应管理层。管理层终审：根据采购金额及重要性，分级审批：日常小额采购（如单笔金额＜万元）：由部门总监审批。中等金额采购（如万元≤单笔金额＜万元）：由分管副总审批。大额或关键采购（如单笔金额≥万元）：由总经理审批，必要时提交总经理办公会集体审议。审批通过后，采购部启动供应商选择流程；审批未通过，采购部将意见反馈至需求部门，流程终止。输出物：审批通过的《采购申请表》、审批意见记录。（三）供应商选择与确定操作目的：通过规范供应商选择流程，保证采购性价比及供应稳定性。责任人：采购部、需求部门、审计部（如需）。操作内容：供应商寻源：采购部根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购（如独家代理）等方式筛选供应商。对于金额较大或关键物料，需至少邀请3家合格供应商参与报价。供应商资质审核：采购部核查供应商营业执照、生产许可证（如适用）、相关资质认证（如ISO认证）、财务状况、供货业绩及信誉，必要时进行实地考察。需求部门参与技术参数符合性确认。价格谈判与确定：采购部与候选供应商进行价格谈判，综合考虑价格、质量、交期、售后服务等因素，选择最优供应商。对于招标采购，需编制《评标报告》，说明评选依据。供应商确定：采购部将供应商选择结果及《供应商评估表》（附件2）提交需求部门及管理层复核，确认无误后，确定最终供应商。输出物：《供应商报价表》、《供应商评估表》、《评标报告》（如适用）、《采购合同》（附件3）。（四）合同签订与订单下达操作目的：通过书面合同明确双方权利义务，保障采购双方合法权益。责任人：采购部、法务部（如需）、财务部、管理层。操作内容：合同拟定：采购部根据与供应商谈判结果，拟定《采购合同》，条款需包括：采购物品/服务详情、价格及支付方式、交付时间与地点、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等。法务部（或企业法律顾问）审核合同条款的合规性。合同审批：采购部将合同提交需求部门、财务部、管理层审批，保证合同内容与采购申请一致，符合企业制度。合同签订：审批通过后，由授权代表（如总经理、采购部负责人）与供应商签订合同，合同正本至少一式两份，采购部、财务部、需求部门各留存一份。订单下达：采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》（附件4），明确交货批次、时间、地点及联系人，同时抄送需求部门及财务部。输出物：《采购合同》（正本）、《采购订单》。（五）订单执行与交付跟踪操作目的：保证供应商按时按质交付，采购过程可控。责任人：采购部、需求部门。操作内容：交付跟踪：采购部在供应商生产/备货期间，定期与供应商沟通进度（如每周一次），保证按订单要求交付。若遇延期风险（如供应商生产问题、物流异常），及时协调解决，必要时调整交付计划并通知需求部门。到货确认：供应商按订单交付时，需求部门与采购部共同核对到货物品/服务的名称、规格、数量、外观等是否与订单一致，确认无误后在《送货单》（附件5）上签字确认；若不一致，当场拒收并书面说明原因，采购部与供应商协商处理（如换货、补货）。输出物：《送货单》、交付进度跟踪记录。（六）验收环节管理操作目的：保证采购物品/服务符合合同约定的质量及数量要求，杜绝不合格品入库或投入使用。责任人：需求部门、采购部、质检部（如需）。操作内容：验收准备：需求部门根据采购合同及《采购订单》，准备验收标准（如技术参数、样品、服务规范清单）、验收工具（如检测设备、计量仪器）。实物验收：数量验收：清点物品数量，与送货单、订单核对是否一致，短缺部分当场记录并要求供应商补足。质量验收：质检部（或需求部门技术人员）按照质量标准进行检测，包括外观检查、功能测试、文件审核（如产品合格证、检测报告）。对于服务类采购，需对照服务清单逐项确认服务内容、完成质量及交付成果。验收结果处理：验收合格：需求部门、质检部、采购部共同在《采购验收单》（附件6）上签字确认，物品办理入库手续（仓库填写《入库单》），服务类采购进入付款流程。验收不合格：填写《不合格品处理单》（附件7），明确不合格项、数量、原因，由采购部与供应商协商处理方案（如退货、换货、降价、整改），整改后需重新验收。输出物：《采购验收单》、《入库单》（如适用）、《不合格品处理单》（如适用）。（七）付款结算与财务处理操作目的：规范采购付款流程，保证资金支付合规、及时。责任人：财务部、采购部。操作内容：发票核对：供应商开具合规发票（增值税专用发票/普通发票），采购部核对发票信息（名称、税号、金额、项目）与合同、验收单是否一致，无误后提交财务部。付款审批：财务部核对发票、验收单、合同、采购申请单等单据，确认无误后，按照企业付款审批流程（如“经办人→采购部负责人→财务部负责人→总经理”）提交付款申请。款项支付：财务部根据审批通过的付款申请，通过银行转账等方式支付款项，支付后及时更新应付账款台账，并将付款凭证（如银行回单）交采购部留存。账务处理：财务部根据原始凭证（发票、验收单、付款回单等）进行账务处理，保证采购成本准确入账。输出物：付款申请单、发票、付款凭证、应付账款台账。（八）资料归档与供应商评价操作目的：实现采购全过程可追溯，为后续采购决策提供依据。责任人：采购部、档案管理部门。操作内容：资料归档：采购部在采购完成后10个工作日内，将本次采购全过程资料（含采购申请表、审批记录、供应商资料、合同、订单、送货单、验收单、发票、付款凭证等）整理成册，提交档案管理部门归档保存，保存期限不少于[3-5]年（企业自定）。供应商评价：采购部每季度/年度对合作供应商进行评价，评价指标包括：产品质量合格率、交付及时率、价格竞争力、服务响应速度、合作配合度等，填写《供应商绩效评价表》（附件8），评价结果作为后续供应商合作资格调整（如续约、淘汰、提量）的依据。输出物：采购档案（含全套资料）、《供应商绩效评价表》。三、关键环节配套表单附件1：采购申请表申请部门申请日期采购类型（□物料□设备□服务□其他）申请人联系方式期望交付日期采购明细序号物品/服务名称规格型号/技术参数12附件清单：□需求说明书□技术参数□可行性报告□其他________________需求部门审核：负责人签字：__________日期：______采购部审核：审核意见：□通过□需补充□驳回（说明：________________）经办人签字：__________日期：______财务部审核：审核意见：□预算充足□超预算需说明□驳回（说明：________________）经办人签字：__________日期：______管理层审批：审批人（□部门总监□分管副总□总经理）：__________日期：______附件2：供应商评估表供应商名称联系人联系方式评估项目权重（%）评分（1-5分）资质认证（营业执照、生产许可等）15产品/服务质量（历史业绩、样品检测）30价格竞争力（对比市场均价/预算）25交付能力（产能、物流、准时率）20售后服务（响应速度、问题解决）10加权得分（Σ评分×权重）100评估结论：□推荐合作□备选□淘汰评估人：__________日期：______附件3：采购合同（简化版）合同编号：__________甲方（采购方）：__________公司乙方（供应商）：__________公司签订日期：______年_月_日一、采购内容：物品/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）交付时间交付地点二、质量标准：________________（可引用国家标准/行业标准/双方确认的技术参数）三、验收方式：甲方应在收到货物后____个工作日内验收，验收合格签字确认；服务类项目按服务清单逐项验收。四、付款方式：□预付_%□到货验收后付_%□质保期满后付_%（质保期_个月）五、违约责任：乙方逾期交付，每逾期1天按合同总额_%支付违约金；质量不合格，甲方有权退货，乙方需在_天内更换，并承担由此产生的损失。六、争议解决：双方友好协商解决，协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________授权代表签字：__________授权代表签字：__________附件4：采购订单订单编号下单日期供应商名称交货地址联系人联系电话订单明细序号物品名称规格型号12备注：□保留合同编号：__________□其他要求：________________采购部（签字）：__________需求部门（确认）：__________附件5：送货单供应商名称送货日期联系人电话收货地址运输方式车号/单号送货明细序号物品名称规格型号单位12总计：大写：________________小写：__________收货确认：□数量无误□数量不符（短缺_件/溢余_件）□外观异常（说明：________________）收货人签字：__________日期：______附件6：采购验收单验收单编号验收日期供应商名称采购订单编号验收部门验收地点验收人员验收项目序号物品/服务名称规格型号合同要求12验收结论：□整体合格□部分合格（不合格项已整改：□是□否）□不合格验收小组签字：采购部__________需求部门__________质检部__________日期：______附件7：不合格品处理单处理单编号处理日期采购订单编号验收单编号供应商名称不合格品名称规格型号数量不合格项描述（附检测报告/照片）：________________处理方案：□退货□换货（要求_天内更换）□降价_%□整改后重新验收审批意见：采购部__________质检部__________需求部门__________日期：______处理结果：已按方案执行，完成日期：______执行人：__________附件8：供应商绩效评价表供应商名称评价周期（□季度□年度）评价日期评价指标权重（%）目标值产品质量合格率30≥98%交付及时率25≥95%价格竞争力（对比行业平均）20优售后服务响应速度15≤24小时合作配合度10良好综合得分（Σ得分×权重）100评价等级：□优秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（70-79分）□不合格（＜70分）改进建议：________________评价人：__________采购部负责人：__________总经理：__________日期：______四、使用风险与规避要点（一）审批环节风险风险点：审批流程不清晰、越权审批，导致采购行为不符合内控要求。规避措施：明确各层级审批权限（金额、采购类型），通过OA系统或纸质审批单留痕，杜绝“先采购后审批”；超预算采购必须提交专项说明并经更高层级审批。（二）供应商选择风险风险点：供应商资质不足、围标串标，导致采购质量不达标或价格虚高。规避措施：建立合格供应商名录，定期更新；大额采购采用公开招标，邀请纪检或审计部门参与监督；对供应商进行背景调查，核查其生产/经营资质及履约能力。（三）验收环节风险需求点：验收标准不明确、验收人员不专业，导致不合格品入库。规避措施：采购合同中明确质量标准（可引用国标/行标或双方确认的样品），验收时需求部门、质检部、采购部共同参与；关键设备采购需邀请第三方检测机构参与验收。（四）合同条款风险风险点：合同条款缺失或模糊，如违约责任不明确、争议解决方式不合理，导致后期纠纷。规避措施：合同模板由法