人力资源管理流程及表格工具集

人力资源管理流程及表格工具集一、招聘管理模块适用场景企业因业务扩张、岗位空缺或团队结构调整需新增人员时，包括应届生招聘、社会招聘、内部竞聘等场景，适用于HR部门及各用人部门协同开展招聘工作。操作步骤详解步骤1：招聘需求提报用人部门根据业务发展需要，填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、到岗时间、核心任职资格（如学历、经验、技能）、薪资预算等，经部门负责人审批后提交至HR部门。步骤2：职位描述（JD）撰写HR部门对接用人部门，基于需求表内容撰写标准化JD，包含岗位职责、任职要求、工作地点、汇报关系、职业发展路径等信息，保证内容客观准确，避免歧视性条款（如性别、年龄限制）。步骤3：招聘渠道选择与信息发布根据岗位性质选择渠道：通用岗位通过招聘网站（如智联招聘、前程无忧）、内部推荐渠道发布；高端岗位可通过猎头合作、行业论坛定向邀约；应届生岗位通过校园招聘会、高校就业网发布。HR部门统一审核信息后发布。步骤4：简历筛选HR部门进行初步筛选，匹配JD中的核心要求（如学历、关键经验），剔除明显不符者；通过初筛的简历转交用人部门，由部门负责人进行复筛，确定进入面试环节的候选人名单。步骤5：面试组织与实施HR部门协调面试官时间（如经理、主管），安排面试形式（初试为结构化面试，复试为专业能力测试+情景模拟），并提前3个工作日通知候选人（含时间、地点、需准备材料）。面试官需填写《面试评估表》，从专业能力、岗位匹配度、综合素质等维度评分。步骤6：背景调查与录用审批对拟录用候选人（关键岗位或管理岗）开展背景调查，核实工作履历、学历、离职原因等信息（需候选人书面授权）。通过调查后，HR部门填写《录用审批表》，经HR负责人、用人部门负责人、总经理审批通过。步骤7：录用通知与入职准备HR部门向候选人发送《录用通知书》（明确岗位、薪资、报到时间、需提交材料），同步准备入职材料（劳动合同、员工手册、工牌等），协调行政部门安排工位、设备，保证入职流程顺畅。配套工具表格《招聘需求申请表》字段内容说明岗位名称如“市场专员”“软件工程师”所属部门如“销售部”“技术部”招聘人数数字，如“2”到岗时间如“2024年X月X日”核心任职资格如“本科以上学历，3年以上相关经验”薪资预算如“8K-12K/月”需求部门负责人签字确认需求真实性《面试评估表》候选人姓名*某岗位名称市场专员面试官*经理面试日期2024-XX-XX评估维度评分（1-5分）具体说明专业能力4熟悉新媒体运营工具，案例分析逻辑清晰沟通表达5表达流畅，能准确理解问题核心岗位匹配度4与团队协作风格契合综合评价推荐录用关键要点提示需求提报时需明确“非替代性需求”（如新增业务而非简单补位），避免重复招聘；JD中不得出现“仅限男性”“35岁以下”等违反《就业促进法》的表述；面试评估需客观记录，避免主观臆断，关键岗位建议采用“多对一”面试方式；背景调查需提前获得候选人书面授权，仅核实与岗位相关的信息，保护隐私。二、入职管理模块适用场景新员工入职办理、试用期跟踪、转正评估等场景，适用于HR部门、用人部门及新员工三方协同，保证入职流程标准化、试用期管理规范化。操作步骤详解步骤1：入职准备HR部门提前1个工作日确认新员工报到信息，通知行政部门准备工位（办公桌椅、电脑、工牌等），发放《入职引导清单》（含需提交材料清单：证件号码复印件、学历证明、体检报告、离职证明等）。步骤2：入职办理新员工到岗后，HR部门核对材料原件与复印件，签订《劳动合同》《保密协议》，办理社保公积金增员手续，发放工牌、办公用品，并引导至工位，介绍团队成员及部门负责人。步骤3：入职引导HR部门组织新员工入职培训，内容包括企业文化、组织架构、规章制度（考勤、报销、保密等）、安全规范等；用人部门负责人进行岗位引导，明确岗位职责、工作目标、汇报流程及试用期考核标准。步骤4：试用期跟踪试用期第1个月、第3个月，HR部门与用人部门共同进行跟踪沟通：HR部门知晓新员工适应情况（如住宿、团队融入），用人部门负责人评估工作进展（如任务完成质量、效率），并填写《试用期跟踪表》，记录需改进项及辅导措施。步骤5：转正评估试用期结束前5个工作日，新员工提交《转正申请表》，用人部门根据试用期考核标准（如KPI达成率、同事评价）进行评估，填写《转正评估表》，经部门负责人审批后提交HR部门。HR部门审核通过后，办理转正手续（调整薪资、签订《劳动合同变更书》）；未通过则延长试用期或终止劳动关系（需提前3日书面告知）。配套工具表格《入职登记表》字段填写说明姓名*某证件号码号需核对原件学历如“本科（XX大学）”岗位如“行政专员”紧急联系人姓名+关系+电话社保公积金缴纳地如“XX市”《试用期跟踪表》员工姓名*某入职日期2024-XX-XX跟踪时间2024-XX-XX跟踪人*主管工作进展已掌握XX系统操作，独立完成3次会议纪要需改进项沟通主动性待提升，需加强跨部门对接辅导措施安排参与每周部门例会，指导主动汇报工作关键要点提示入职材料需保证原件与复印件一致，学历造假可依法解除劳动合同；试用期期限不得超过6个月（劳动合同期限1年以上不满3年的），试用期工资不得低于转正后工资的80%；转正评估需提前明确标准，避免“一刀切”，重点关注岗位胜任力及价值观匹配度。三、绩效管理模块适用场景员工绩效目标设定、日常跟踪、周期评估、结果应用等场景，适用于企业全员绩效管理，支撑薪酬调整、晋升发展、培训需求识别等决策。操作步骤详解步骤1：绩效目标设定每年年初，员工与直接上级共同制定绩效目标，遵循SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性），填写《绩效目标设定表》，明确KPI/OKR指标（如销售额、项目交付率、客户满意度）、权重及目标值，经部门负责人审批后提交HR部门备案。步骤2：过程辅导与记录绩效周期内（如季度/半年度），上级通过定期沟通（如周例会、月度复盘）跟踪目标进展，对员工遇到的问题提供支持，并记录关键事件（如突出贡献、改进项），填写《绩效过程记录表》，保证评估有据可依。步骤3：绩效评估实施绩效周期结束后，员工进行自评（对照目标完成情况），上级结合自评及过程记录进行他评，确定绩效等级（如S/A/B/C/D，S级不超过5%，C/D级不低于10%），填写《绩效评估表》，并说明评分依据。步骤4：绩效反馈沟通上级与员工进行一对一绩效面谈，反馈评估结果，肯定成绩，指出不足，共同制定《绩效改进计划》（如培训课程、导师带教），员工签字确认后提交HR部门备案。步骤5：结果应用与归档HR部门根据绩效等级结果，推动应用：S级员工优先考虑晋升、加薪；C/D级员工参与待改进培训，连续两次C/D级者调整岗位或终止劳动合同。所有绩效材料整理归档，作为员工职业发展档案的重要组成部分。配套工具表格《绩效目标设定表》员工姓名*某岗位销售代表考核周期2024年Q1上级*经理指标名称目标值权重（%）完成情况销售额50万元60待评估客户续约率80%40待评估《绩效改进计划表》员工姓名*某改进领域产品知识掌握不足改进措施参加“XX产品培训”（10学时），每周提交1份客户需求分析报告完成时限2024年XX月XX日辅导人*主管效果评估培训考试≥80分，客户需求分析报告通过上级审核关键要点提示目标设定需与公司战略、部门目标对齐，避免“目标孤立”；过程辅导需及时，避免“秋后算账”，重点帮助员工提升能力而非单纯批评；绩效等级分布需合理，避免“平均主义”，保证结果与贡献匹配；改进计划需具体可行，明确资源支持（如培训、导师），避免“空泛要求”。四、培训管理模块适用场景新员工入职培训、岗位技能提升培训、管理层领导力培训等场景，适用于企业培训体系搭建，支撑员工能力提升与组织发展。操作步骤详解步骤1：培训需求调研HR部门通过问卷调研、部门访谈、绩效分析等方式收集培训需求，明确各岗位、各层级员工的培训重点（如新员工需企业文化培训，销售需产品知识培训，管理者需团队管理培训），形成《培训需求汇总表》。步骤2：培训计划制定根据需求调研结果，HR部门制定年度/季度培训计划，明确培训主题、时间、地点、讲师、对象、预算等，经HR负责人审批后发布。内部讲师由部门骨干或管理层担任，外部讲师可通过合作机构筛选。步骤3：培训实施与组织培训前3天，HR部门通知参训员工（含时间、地点、需准备材料），协调场地、设备（如投影仪、麦克风、培训手册）；培训中，安排专人签到、记录（拍照/录像），讲师需提前备课，保证内容贴合实际需求；培训后收集学员反馈，填写《培训满意度评估表》。步骤4：培训效果评估采用柯氏四级评估法：反应层（评估表满意度）、学习层（培训后考试/测试）、行为层（培训后1-3个月跟踪工作行为改变）、结果层（分析培训对绩效指标的影响，如销售额提升率），形成《培训效果评估报告》。步骤5：培训档案建立HR部门为每位员工建立《培训档案》，记录参训课程、考核结果、证书获取情况，作为晋升、调岗的参考依据；同时定期复盘培训计划执行情况，优化课程体系与讲师资源。配套工具表格《培训需求调研问卷》问题选项您认为当前最需要提升的能力是？沟通协调、专业技能、团队管理希望通过何种形式培训？线下课程、线上直播、案例研讨可接受的培训时间？工作日晚上、周末《培训满意度评估表》评估维度评分（1-5分，5分为非常满意）课程内容实用性4讲师授课水平5培训组织流程4建议与意见增加实操环节，减少理论讲解关键要点提示需求调研需覆盖不同层级、不同岗位，避免“一刀切”培训；培训内容需结合业务痛点，如销售培训可加入客户案例模拟；效果评估需注重行为与结果转化，避免“为培训而培训”；内部讲师需建立激励机制（如课时费、晋升加分），提升授课积极性。五、离职管理模块适用场景员工主动离职、被动离职、退休等场景，适用于规范离职流程，保障企业与员工双方权益，降低离职风险。操作步骤详解步骤1：离职申请与审批员工主动离职需提前30日（试用期提前3日）提交《离职申请表》，说明离职原因，经部门负责人审批后提交HR部门；被动离职（如违反公司规定、不胜任工作）需HR部门提前30日书面通知或支付代通知金，并说明理由。步骤2：工作交接部门负责人指定交接人（与离职岗位关联度高），双方填写《工作交接清单》，明确交接内容（如工作文件、客户资源、资产设备、系统账号等），交接完成后由交接人、部门负责人、离职员工签字确认。步骤3：离职面谈HR部门与离职员工进行面谈（离职前3-5个工作日），知晓离职真实原因（如薪酬、发展空间、管理方式），记录《离职面谈记录表》，对员工提出的问题进行解答，收集改进建议（匿名处理）。步骤4：手续办理与薪资结算HR部门办理停缴社保公积金、离职证明开具（注明劳动合同期限、工作岗位、离职日期，不涉及负面评价）手续；财务部门根据考勤、绩效、报销等情况，在离职当日结算薪资（含未发工资、未休年假工资），填写《薪资结算单》，员工签字确认。步骤5：离职后跟踪对于核心岗位员工，HR部门可在离职后3-6个月进行跟踪联系（如电话访谈），知晓其职业发展情况，维护良好关系，为未来人才回流或合作创造可能。配套工具表格《离职申请表》字段填写说明员工姓名*某所属部门如“财务部”岗位如“会计”离职原因如“个人职业发展规划”预计离职日期如“2024年XX月XX日”部门负责人审批意见同意/不同意，注明理由《工作交接清单》交接内容详细说明接交人签字监交人签字客户合同文件2024年Q1客