企业人力资源管理常用报表与表单集

企业人力资源管理常用报表与表单集引言本工具集涵盖企业人力资源管理全流程中高频使用的报表与表单，涵盖员工入职、在职管理、绩效评估、培训发展、离职等关键环节，旨在为HR从业者提供标准化、规范化的操作指引，提升工作效率与管理规范性。各表单可根据企业实际需求调整细节，适用于中小型企业及大型集团人力资源部门日常使用。一、员工基本信息登记表适用情形新员工入职时，用于收集员工个人基础信息、教育背景、工作经历等关键数据，建立员工电子及纸质档案，为企业后续的人力资源规划、薪酬福利、社保缴纳等提供依据。操作流程HR发起：员工通过企业OA系统或HR线下领取《员工基本信息登记表》，明确填写要求（如标注“*”为必填项）。员工填写：员工本人如实填写表格内容，保证信息真实、完整，对工作经历、学历证明等材料的真实性负责。部门审核：部门负责人核对员工岗位信息、入职日期等与岗位需求的一致性，签字确认。HR归档：HR部门收集表格及附件材料（身份证、学历证书复印件等），扫描存档后同步更新员工信息管理系统，纸质版按部门分类存放。模板样式项目填写内容备注姓名张*与身份证一致性别男出生年月1990年5月身份证号110*需提供复印件户籍地址北京市海淀区路号现居住地址北京市朝阳区街道小区用于紧急联系联系电话138常用手机号紧急联系人李*（母亲）关系+联系电话教育背景（最高）起止时间：2010.9-2014.6院校专业：大学市场营销本科需提供毕业证复印件工作经历起止时间：2018.3-2023.5就职单位：科技有限公司担任职务：市场主管需提供离职证明入职岗位市场专员入职日期2023年10月8日银行账户信息开户行：银行北京分行账号：6222*用于薪资发放备注无其他需说明事项使用要点信息真实性：员工需对填写信息负责，HR可通过学信网、背景调查等方式核实关键信息，虚假信息可能导致入职无效或解除劳动合同。保密管理：员工个人信息仅HR部门及相关部门负责人（如薪酬专员）可查阅，严禁外泄，涉密信息需加密存储。动态更新：员工联系方式、住址等信息变更时，需及时提交《信息变更申请表》，保证档案信息时效性。二、员工入职审批流程表适用情形新员工入职前，用于规范从岗位需求提出到最终录用的全流程审批，保证各部门职责清晰、流程合规，避免因审批疏漏导致用人风险。操作流程部门提报：用人部门根据业务需求，填写《员工入职审批流程表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格、到岗时间等，部门负责人签字。HR审核：HR部门审核岗位需求是否符合编制规定、任职资格是否合理，通过招聘渠道筛选简历并组织面试，提出录用建议。薪酬核定：HR薪酬专员根据员工学历、经验、岗位价值等核定薪资水平，填写“薪酬建议”栏，提交HR负责人审核。高层审批：超过部门权限的薪资（如超出该岗位薪酬带宽），需提交分管副总/总经理审批，审批通过后HR发放《录用通知书》。入职准备：HR通知员工入职准备材料，行政部门办理工牌、办公位等，用人部门安排导师对接。模板样式环节内容责任人审批意见用人部门需求岗位名称：软件工程师需求人数：2人任职要求：本科及以上学历，3年Java开发经验，熟悉SpringBoot框架到岗时间：2023年11月1日前部门负责人：王*同意HR招聘意见面试通过候选人：李（5年经验）、赵（3年经验），建议录用李*，薪资15K/月招聘专员：刘*同意，建议录用HR薪酬审核岗位薪酬带宽：12K-18K，李*经验符合要求，建议15K/月，试用期80%薪酬负责人：陈*同意分管副总审批同意按15K/月录用，按流程办理入职分管副总：孙*同意总经理审批同意总经理：周*同意录用通知书发放已于2023年10月15日发放录用通知书HR专员：刘*-使用要点编制管控：超编制招聘需提前提交编制调整申请，避免人员冗余。审批时效：各环节审批需在3个工作日内完成，保证候选人到岗时间不受影响。存档追溯：审批完成后纸质版由HR部门存档，电子版同步至OA系统，保留至少2年。三、月度考勤统计表适用情形每月固定周期（如1日-30日）统计员工出勤情况，包括迟到、早退、旷工、请假（事假、病假、年假等）等数据，作为薪资核算、绩效考核的依据。操作流程数据收集：各部门考勤员于每月1日前汇总上月考勤记录（打卡机数据、请假单、加班单等），提交至HR部门。HR核对：HR专员核对考勤机数据与请假单一致性，标注异常考勤（如未打卡未补假、迟到超30分钟等），与部门沟通确认。统计汇总：HR按部门分类统计考勤数据，计算应出勤天数、实际出勤天数、请假天数等，形成《月度考勤统计表》。员工确认：部门负责人及员工本人核对考勤数据，签字确认后作为薪资核算附件。模板样式部门姓名应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数旷工天数事假天数病假天数备注技术部李*22211（10分钟）001010月15日事假市场部王*22200010110月20日旷工1天行政部张*222200000-使用要点打卡规则：明确迟到/早退界定标准（如迟到超30分钟按旷工半天处理），未打卡需在24小时内提交《补卡申请表》。假别区分：病假需提供医院证明（急诊可后补），年假需提前3天申请，避免考勤统计混淆。数据准确：考勤数据需与员工确认，如有异议需在3个工作日内反馈，逾期视为确认无误。四、季度绩效考核表适用情形每季度末对员工工作业绩、能力态度等进行评估，作为薪酬调整、晋升、培训需求分析的重要依据，同时帮助员工明确改进方向。操作流程目标设定：季度初，员工与直接上级共同制定季度绩效目标（KPI/OKR），明确衡量标准及权重，双方签字确认。过程跟踪：上级定期（如每月）对员工目标完成情况进行辅导，记录关键事件，保证目标达成可控。自评与上级评分：季度末，员工填写《季度绩效考核表》自评部分，上级根据目标完成情况、工作表现等进行评分，并撰写评语。绩效面谈：上级与员工一对一沟通考核结果，肯定成绩、指出不足，共同制定下一季度改进计划，双方签字确认。结果应用：HR汇总考核结果，用于季度绩效奖金发放（如S级奖金系数1.2，B级系数0.8）、晋升提名、培训需求识别等。模板样式基本信息姓名：李*部门：技术部岗位：软件工程师考核季度：2023年Q3绩效目标（KPI）目标值完成3个需求开发按时交付3个功能模块，测试通过率≥95%代码质量优化代码bug率≤0.5‰团队协作协助解决2个跨部门技术问题学习成长完成1门技术培训课程并通过考核自评得分总分：100分（自评理由：各项目标均超额完成，团队协作表现积极）上级评分总分：95分（评分理由：目标完成优秀，但在跨部门沟通主动性上可进一步提升）绩效等级□S（优秀，90分以上）□A（良好，80-89分）□B（合格，70-79分）■C（待改进，60-69分）□D（不合格，60分以下）改进计划1.主动参与跨部门需求对接会议，每月至少发起1次技术问题沟通；2.学习项目管理知识，提升需求优先级判断能力。签字确认员工签字：_______日期：2023年9月30日上级签字：_______日期：2023年10月8日使用要点目标量化：绩效目标需具体、可衡量（如“提升客户满意度”改为“客户满意度评分从85分提升至90分”），避免模糊表述。公平公正：评分需基于事实和数据，避免主观臆断，对评分差异较大的项需提供具体事例支撑。结果反馈：绩效面谈需聚焦“解决问题”，而非“批评指责”，保证员工理解考核结果并明确改进方向。五、员工离职申请表适用情形员工因个人原因（如辞职、调动）或企业原因（如辞退、合同到期）离职时，用于规范离职流程，保证工作交接、薪资结算、社保转移等环节合规，降低企业风险。操作流程员工申请：员工提前30天（试用期提前3天）提交《员工离职申请表》，说明离职原因，部门负责人签字确认。离职审批：部门负责人审核离职原因，确认工作交接可行性，提交HR部门；HR根据企业制度审批（如核心岗位需分管副总审批）。工作交接：员工与接任人办理工作交接，列出《工作交接清单》（含未完成事项、资料文件、客户对接人等），双方及监交人（部门负责人）签字。手续办理：HR办理离职证明、社保公积金停缴、薪资结算（含未发工资、补偿金等），行政部门回收工牌、电脑等物品。离职面谈：HR与员工进行离职面谈，知晓离职真实原因，记录《离职面谈记录》，用于企业管理改进。模板样式基本信息姓名：王*部门：市场部岗位：市场专员入职日期：2022年3月15日最后工作日：2023年11月15日离职原因□个人原因（职业发展）■企业原因（□合同到期□违纪□裁员□其他：_______）离职申请本人因职业发展规划调整，现申请辞职，望批准。申请人签字：_______日期：2023年10月15日部门审批同意离职，已安排工作交接（接任人：李*）。部门负责人签字：_______日期：2023年10月18日HR审批同意按流程办理离职手续。HR负责人签字：_______日期：2023年10月20日工作交接清单1.未完成事项：Q4市场活动策划方案初稿（已完成80%，移交李*）；2.资料文件：客户资料包、活动合同模板；3.物品：公司电脑（SN：56）、工牌。交接人：_______接任人：_______监交人：_______日期：2023年11月10日离职证明兹证明王*于2022年3月15日至2023年11月15日在我司市场部任职市场专员，现已办理完毕离职手续。HR部门盖章：_______日期：2023年11月15日使用要点提前通知：员工需按《劳动合同法》规定提前通知企业，擅自离职可按旷工处理，企业有权暂未结薪资。交接全面：工作交接需涵盖所有工作内容，避免因交接不清导致业务中断；涉密岗位需签署《保密协议》及《竞业限制协议》。风险防控：离职证明需客观注明入职及离职时间、岗位，不得包含负面评价，避免劳动纠纷。六、员工培训记录表适用情形记录员工参与企业内训、外训、线上学习等培训活动的情况，作为员工技能提升、职业发展路径规划的依据，同时评估培训效果，优化培训体系。操作流程培训计划：HR根据企业战略及员工需求制定年度培训计划，明确培训主题、时间、讲师、参与人员等。培训实施：培训前通知员工准备，培训中签到并记录考勤，培训后收集《培训满意度问卷》。记录归档：HR填写《员工培训记录表》，记录培训内容、考核结果（如考试分数、实操评分），员工签字确认。效果评估：培训后1-3个月跟踪员工技能应用情况，通过上级评价、业绩数据等评估培训效果，形成《培训效果报告》。模板样式培训信息培训主题：Excel高级数据处理技巧培训时间：2023年9月15日9:00-17:00培训地点：公司3楼会议室讲师：外部讲师张*参与部门：财务部、市场部员工培训记录姓名刘*陈*培训反馈满意度评分：内容实用性4.5分，讲师表达4.2分，组织安排4.0分（满分5分）建议：增加实际案例演练，延长实操时间HR归档培训资料、签到表、满意度问卷、考核结果同步存档电子版及纸质版，保存期限3年使用要点需求匹配：培训内容需