校园办公设备采购规定

校园办公设备采购规定一、总则

校园办公设备采购是保障学校日常教学和管理活动顺利开展的重要环节。为确保采购工作的规范性、透明性和高效性，特制定本规定。本规定适用于学校各部门、各院系及行政单位办公设备的采购行为，旨在通过标准化流程，优化资源配置，提升设备使用效益。

二、采购范围与标准

（一）采购范围

1.电脑及辅助设备：包括台式机、笔记本电脑、显示器、打印机、复印机、扫描仪等。

2.通信设备：电话、传真机、网络设备（如路由器、交换机）等。

3.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜等。

4.其他设备：白板、投影仪、会议系统等教学及行政辅助设备。

（二）采购标准

1.性能要求：设备应满足日常办公需求，性能指标不低于行业主流水平，确保运行稳定。

2.环保节能：优先采购符合国家能效标准、具有节能认证的设备。

3.品牌与兼容性：优先选择知名品牌，确保设备间兼容性，降低维护成本。

4.耐用性：设备应具备较长的使用寿命，减少频繁更换带来的额外支出。

三、采购流程

（一）需求申请

1.部门提出采购申请，填写《办公设备采购申请表》，明确设备型号、数量及用途。

2.申请表需经部门负责人签字确认，并提交至资产管理办公室审核。

（二）预算审批

1.资产管理办公室根据申请表审核采购预算，确保符合学校财务规定。

2.预算审批通过后，采购申请正式生效。

（三）供应商选择

1.采用公开招标或邀请招标方式选择供应商，确保竞争公平。

2.供应商需提供设备报价、售后服务方案及资质证明。

（四）采购实施

1.资产管理办公室组织采购谈判，确定最终供应商及价格。

2.采购合同签订后，由供应商按约定交付设备，并配合完成安装调试。

（五）验收与入库

1.设备到货后，由资产管理办公室组织相关部门进行验收，核对型号、数量及外观。

2.验收合格后，设备登记入账，并分配至使用部门。

四、设备管理与维护

（一）使用管理

1.设备使用部门需指定专人负责，建立设备使用台账。

2.操作人员应按设备说明书规范使用，避免非正常损耗。

（二）维护保养

1.定期对设备进行清洁和检查，及时发现并排除故障。

2.重要设备（如打印机、服务器）可委托供应商提供年度维保服务，维保费用纳入年度预算。

（三）报废处置

1.设备达到报废标准（如使用年限超过5年且性能严重下降）时，由使用部门提出报废申请。

2.报废申请经资产管理办公室审核后，按规定流程处置，残值上缴学校。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由资产管理办公室负责解释。各部门需严格遵守，确保采购工作有序开展。

一、总则

校园办公设备采购是保障学校日常教学和管理活动顺利开展的重要环节。为确保采购工作的规范性、透明性和高效性，特制定本规定。本规定适用于学校各部门、各院系及行政单位办公设备的采购行为，旨在通过标准化流程，优化资源配置，提升设备使用效益。

二、采购范围与标准

（一）采购范围

1.电脑及辅助设备：

（1）台式机：适用于长时间固定办公场景，需配备标准接口（USB、HDMI等），存储容量建议不低于512GBSSD，内存不小于16GB。

（2）笔记本电脑：适用于移动办公，需具备轻薄便携特性，续航时间不小于6小时，同样要求存储容量和内存配置。

（3）显示器：分辨率不低于1080P，尺寸以21.5英寸至27英寸为宜，支持升降调节功能。

（4）打印机/复印机：需支持彩色打印，具备双面打印和扫描功能，月打印量建议不低于5000页。

（5）扫描仪：光学分辨率不小于600dpi，支持文档自动进纸功能。

2.通信设备：

（1）电话：选择支持数字网络的IP电话，具备来电显示、通话记录查询等功能。

（2）传真机：需支持电子传真接收，内存不小于256MB。

（3）网络设备：路由器传输速率不低于千兆，交换机端口数量根据实际需求配置，建议支持PoE供电。

3.办公家具：

（1）办公桌：尺寸为60cm×80cm，桌面材质需耐磨易清洁，带抽屉至少两个。

（2）办公椅：符合人体工学设计，具备腰部支撑和高度调节功能，材质环保无毒。

（3）文件柜：高度不低于180cm，分多层设计，带锁具确保资料安全。

4.其他设备：

（1）白板：尺寸不小于3m×1.5m，表面光滑易书写，支持磁性挂载。

（2）投影仪：亮度不低于4000流明，分辨率支持1080P，具备无线投屏功能。

（3）会议系统：包括麦克风、音箱、录播设备，需支持多人同时发言清晰拾音。

（二）采购标准

1.性能要求：

（1）电脑类设备运行Windows10或更高版本操作系统，预装必要办公软件。

（2）网络设备需支持最新的网络协议（如IPv6），具备安全防护功能。

2.环保节能：

（1）所有设备需符合国家能效二级标准，能效标识为一级或二级。

（2）办公家具优先选用FSC认证环保材料。

3.品牌与兼容性：

（1）核心设备（如服务器、网络设备）建议选择市场占有率前五的品牌。

（2）采购前需确认设备与现有系统（如打印机驱动、网络协议）兼容性。

4.耐用性：

（1）电脑类设备保修期不低于三年，关键部件（如硬盘、主板）需额外质保。

（2）办公家具质保期不少于五年，并提供安装调试服务。

三、采购流程

（一）需求申请

1.部门填写《办公设备采购申请表》（见附件1），内容包含：

（1）设备名称及型号规格

（2）数量及预计使用年限

（3）用途说明及必要性论证

（4）预算金额及资金来源

2.申请表需经以下人员签字：

（1）部门负责人

（2）分管校领导

（3）资产管理办公室专员

3.提交流程：部门→院系审批→资产管理办公室汇总→校领导审批

（二）预算审批

1.资产管理办公室审核申请表，重点核查：

（1）采购是否符合学校设备更新标准（如使用年限超过5年需更新）。

（2）预算是否在部门年度预算范围内，超出部分需额外说明。

2.审批结果分为：

（1）批准：注明采购优先级及资金安排。

（2）驳回：说明具体问题并要求修改。

（三）供应商选择

1.招标方式：

（1）公开招标：采购金额超过10万元人民币时采用，需发布招标公告。

（2）邀请招标：金额不足10万元或特殊设备采购，邀请3-5家供应商参与。

2.供应商筛选标准：

（1）营业执照及行业资质认证（如ISO9001）。

（2）近三年同类设备供货案例及客户评价。

（3）售后服务方案，包括响应时间（≤4小时）、备件库存（≥月需求量10%）。

3.谈判流程：

（1）技术参数评分（占40%）：依据设备性能打分。

（2）价格评分（占30%）：综合比价，最高分不超过基准价80%。

（3）服务评分（占30%）：评估维保方案及备件支持。

（四）采购实施

1.合同签订：明确交货期（≤30个工作日）、付款方式（分期验收合格后支付）。

2.交付管理：

（1）设备到货后需核对：型号、数量、外观完好度。

（2）安装调试由供应商负责，资产管理办公室全程监督。

3.验收流程：

（1）初步验收：当场测试设备基本功能，有问题立即反馈。

（2）最终验收：使用部门确认设备满足需求后签字，并提交《验收报告》。

（五）入库与资产登记

1.验收合格后，设备由供应商协助搬运至使用地点，并粘贴资产标签。

2.资产管理办公室录入《固定资产台账》（见附件2），内容含：

（1）设备编号（按“部门代码+年份+序列号”规则生成）。

（2）折旧方法（直线法，年折旧率5%）。

（3）使用人及联系方式。

四、设备管理与维护

（一）使用管理

1.使用台账模板（附件3）：

（1）每日记录使用情况（如开关机时间、运行状态）。

（2）异常情况需立即报告，并拍照留证。

2.操作培训：新设备到货后一周内，由资产管理办公室组织使用部门进行培训。

（二）维护保养

1.日常保养清单：

（1）每周：清洁设备表面及散热口，检查连接线。

（2）每月：运行系统检测工具（如磁盘碎片整理），更新软件补丁。

2.定期维保计划：

（1）季度检查：由供应商上门检测硬件状态（如硬盘健康度）。

（2）年度保养：全面检修并更换易损件（如打印机硒鼓）。

3.维保记录表（附件4）：需包含：

（1）维保日期及内容

（2）工程师签章及联系方式

（3）更换部件的型号及数量

（三）报废处置

1.报废条件：

（1）设备无法修复且性能严重下降（如电脑无法启动）。

（2）符合环保规定（如铅含量超标）。

2.处置流程：

（1）使用部门提交《报废申请表》，附设备使用年限及故障说明。

（2）资产管理办公室组织技术鉴定，确认报废合理性。

（3）委托环保回收企业处置，确保残值上缴学校财务。

（4）形成《报废清单》存档备查。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由资产管理办公室负责解释。各部门需配备专人（如办公室主任）负责设备采购对接，确保信息传递准确。附件：

1.办公设备采购申请表

2.固定资产台账模板

3.设备使用台账记录表

4.维保服务记录表

一、总则

校园办公设备采购是保障学校日常教学和管理活动顺利开展的重要环节。为确保采购工作的规范性、透明性和高效性，特制定本规定。本规定适用于学校各部门、各院系及行政单位办公设备的采购行为，旨在通过标准化流程，优化资源配置，提升设备使用效益。

二、采购范围与标准

（一）采购范围

1.电脑及辅助设备：包括台式机、笔记本电脑、显示器、打印机、复印机、扫描仪等。

2.通信设备：电话、传真机、网络设备（如路由器、交换机）等。

3.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜等。

4.其他设备：白板、投影仪、会议系统等教学及行政辅助设备。

（二）采购标准

1.性能要求：设备应满足日常办公需求，性能指标不低于行业主流水平，确保运行稳定。

2.环保节能：优先采购符合国家能效标准、具有节能认证的设备。

3.品牌与兼容性：优先选择知名品牌，确保设备间兼容性，降低维护成本。

4.耐用性：设备应具备较长的使用寿命，减少频繁更换带来的额外支出。

三、采购流程

（一）需求申请

1.部门提出采购申请，填写《办公设备采购申请表》，明确设备型号、数量及用途。

2.申请表需经部门负责人签字确认，并提交至资产管理办公室审核。

（二）预算审批

1.资产管理办公室根据申请表审核采购预算，确保符合学校财务规定。

2.预算审批通过后，采购申请正式生效。

（三）供应商选择

1.采用公开招标或邀请招标方式选择供应商，确保竞争公平。

2.供应商需提供设备报价、售后服务方案及资质证明。

（四）采购实施

1.资产管理办公室组织采购谈判，确定最终供应商及价格。

2.采购合同签订后，由供应商按约定交付设备，并配合完成安装调试。

（五）验收与入库

1.设备到货后，由资产管理办公室组织相关部门进行验收，核对型号、数量及外观。

2.验收合格后，设备登记入账，并分配至使用部门。

四、设备管理与维护

（一）使用管理

1.设备使用部门需指定专人负责，建立设备使用台账。

2.操作人员应按设备说明书规范使用，避免非正常损耗。

（二）维护保养

1.定期对设备进行清洁和检查，及时发现并排除故障。

2.重要设备（如打印机、服务器）可委托供应商提供年度维保服务，维保费用纳入年度预算。

（三）报废处置

1.设备达到报废标准（如使用年限超过5年且性能严重下降）时，由使用部门提出报废申请。

2.报废申请经资产管理办公室审核后，按规定流程处置，残值上缴学校。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由资产管理办公室负责解释。各部门需严格遵守，确保采购工作有序开展。

一、总则

校园办公设备采购是保障学校日常教学和管理活动顺利开展的重要环节。为确保采购工作的规范性、透明性和高效性，特制定本规定。本规定适用于学校各部门、各院系及行政单位办公设备的采购行为，旨在通过标准化流程，优化资源配置，提升设备使用效益。

二、采购范围与标准

（一）采购范围

1.电脑及辅助设备：

（1）台式机：适用于长时间固定办公场景，需配备标准接口（USB、HDMI等），存储容量建议不低于512GBSSD，内存不小于16GB。

（2）笔记本电脑：适用于移动办公，需具备轻薄便携特性，续航时间不小于6小时，同样要求存储容量和内存配置。

（3）显示器：分辨率不低于1080P，尺寸以21.5英寸至27英寸为宜，支持升降调节功能。

（4）打印机/复印机：需支持彩色打印，具备双面打印和扫描功能，月打印量建议不低于5000页。

（5）扫描仪：光学分辨率不小于600dpi，支持文档自动进纸功能。

2.通信设备：

（1）电话：选择支持数字网络的IP电话，具备来电显示、通话记录查询等功能。

（2）传真机：需支持电子传真接收，内存不小于256MB。

（3）网络设备：路由器传输速率不低于千兆，交换机端口数量根据实际需求配置，建议支持PoE供电。

3.办公家具：

（1）办公桌：尺寸为60cm×80cm，桌面材质需耐磨易清洁，带抽屉至少两个。

（2）办公椅：符合人体工学设计，具备腰部支撑和高度调节功能，材质环保无毒。

（3）文件柜：高度不低于180cm，分多层设计，带锁具确保资料安全。

4.其他设备：

（1）白板：尺寸不小于3m×1.5m，表面光滑易书写，支持磁性挂载。

（2）投影仪：亮度不低于4000流明，分辨率支持1080P，具备无线投屏功能。

（3）会议系统：包括麦克风、音箱、录播设备，需支持多人同时发言清晰拾音。

（二）采购标准

1.性能要求：

（1）电脑类设备运行Windows10或更高版本操作系统，预装必要办公软件。

（2）网络设备需支持最新的网络协议（如IPv6），具备安全防护功能。

2.环保节能：

（1）所有设备需符合国家能效二级标准，能效标识为一级或二级。

（2）办公家具优先选用FSC认证环保材料。

3.品牌与兼容性：

（1）核心设备（如服务器、网络设备）建议选择市场占有率前五的品牌。

（2）采购前需确认设备与现有系统（如打印机驱动、网络协议）兼容性。

4.耐用性：

（1）电脑类设备保修期不低于三年，关键部件（如硬盘、主板）需额外质保。

（2）办公家具质保期不少于五年，并提供安装调试服务。

三、采购流程

（一）需求申请

1.部门填写《办公设备采购申请表》（见附件1），内容包含：

（1）设备名称及型号规格

（2）数量及预计使用年限

（3）用途说明及必要性论证

（4）预算金额及资金来源

2.申请表需经以下人员签字：

（1）部门负责人

（2）分管校领导

（3）资产管理办公室专员

3.提交流程：部门→院系审批→资产管理办公室汇总→校领导审批

（二）预算审批

1.资产管理办公室审核申请表，重点核查：

（1）采购是否符合学校设备更新标准（如使用年限超过5年需更新）。

（2）预算是否在部门年度预算范围内，超出部分需额外说明。

2.审批结果分为：

（1）批准：注明采购优先级及资金安排。

（2）驳回：说明具体问题并要求修改。

（三）供应商选择

1.招标方式：

（1）公开招标：采购金额超过10万元人民币时采用，需发布招标公告。

（2）邀请招标：金额不足10万元或特殊设备采购，邀请3-5家供应商参与。

2.供应商筛选标准：

（1）营业执照及行业资质认证（如ISO9001）。

（2）近三年同类设备供货案例及客户评价。

（3）售后服务方案，包括响应时间（≤4小时）、备件库存（≥月需求量10%）。

3.谈判流程：

（1）技术参数评分（占40%）：依据设备性能打分。

（2）价格评分（占30%）：综合比价，最高分不超过基准价80%。

（3）服务评分（占30%）：评估维保方案及备件支持。

（四）采购实施

1.合同签订：明确交货期（≤30个工作日）、付款方式（分期验收合格后支付）。

2.交付管理：

（1）设备到货后需核对：型号、数量、外观完好度。

（2）安装调试由供应商负责，资产管理办公室全程监督。

3.验收流程：

（1）初步验收：当场测试设备基本功能，有问题立即反馈。

（2）最终验收：使用部门确认设备满足需求后签字，并提交《验收报告》。

（五）入库与资产登记

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