2026年金属制品公司HR系统数据安全管理制度

2026年金属制品公司HR系统数据安全管理制度第一章总则第一条目的与依据为保障公司HR系统数据安全，防范数据泄露、丢失、篡改等风险，维护员工信息权益与公司经营秩序，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，结合金属制品公司HR系统运营实际（含员工招聘、考勤、薪酬、绩效、档案等数据管理），制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司内部所有使用、管理、维护HR系统的部门及人员，包括人力资源部门、信息技术部门（以下简称“IT部门”）、各业务部门负责人及需查询HR数据的授权人员；涵盖HR系统存储的所有数据，如员工基本信息（姓名、身份证号、联系方式等）、用工信息（劳动合同、入职离职记录等）、薪酬福利数据（工资明细、社保公积金缴纳记录等）、绩效培训数据（考核结果、培训档案等）。第三条核心原则HR系统数据安全管理遵循四项原则：一是最小权限原则，仅向满足工作必需的人员授予HR系统操作权限，严禁超范围授权；二是全程管控原则，对数据的采集、存储、传输、使用、销毁等全流程实施安全管理；三是责任到人原则，明确各环节安全责任人，确保问题可追溯；四是合规优先原则，所有数据管理行为需符合国家法律法规及公司规章制度，保障员工信息隐私。第四条管理目标通过本制度实施，实现HR系统数据安全“零重大泄露事故”“零恶意篡改事件”，确保数据完整性（无丢失、无篡改）、保密性（不泄露给未授权人员）、可用性（授权人员可正常访问使用），同时建立快速响应机制，在数据安全事件发生时1小时内启动处置流程。第二章组织机构与职责第五条人力资源部门职责人力资源部门作为HR系统数据的业务主管部门，负责制定HR数据采集标准，确保数据采集合法合规（如员工入职时明确告知信息用途及保密措施）；梳理数据使用需求，向IT部门申请权限分配，明确各岗位权限范围（如薪酬专员仅可操作薪酬数据，部门负责人仅可查询本部门员工考勤数据）；定期核查权限使用情况，每季度清理冗余、过期权限；培训本部门人员掌握HR系统安全操作规范，如密码设置要求、数据查询禁忌等；发现数据异常（如非授权查询、数据缺失）时，立即联系IT部门并留存记录，配合后续调查。第六条IT部门职责IT部门作为HR系统技术支撑部门，负责搭建HR系统安全架构，部署防火墙、数据加密、入侵检测等安全设备，定期（每季度）进行系统漏洞扫描与修复；设置HR系统访问控制机制，如账号与人员实名绑定、登录需双重认证（密码+验证码/人脸识别）、操作日志自动记录（含操作人、时间、内容、IP地址）；负责数据存储安全，采用加密存储方式保存敏感数据（如身份证号、银行卡号部分字符脱敏显示），定期（每月）备份数据并验证备份有效性；响应HR系统故障与安全事件，在接到问题反馈后30分钟内启动排查，2小时内给出初步处理方案；每半年对HR系统安全性能进行评估，出具安全报告并提出优化建议。第七条各业务部门职责各业务部门负责人负责管控本部门人员HR系统使用行为，严禁要求员工提供非工作必需的HR数据，严禁授权非本部门人员查询本部门HR数据；对本部门需使用HR数据的场景进行审核，如因团队管理需查询员工考勤数据时，需向人力资源部门提交书面申请，获批后方可操作；发现本部门人员存在违规使用HR系统行为（如共享账号、泄露数据）时，立即制止并上报人力资源部门与IT部门。第八条员工权利与义务员工有权知晓个人信息在HR系统中的存储范围与使用用途，有权要求更正错误数据；需配合公司完成信息采集（提供真实、完整的个人信息），不得伪造、隐瞒数据；严禁以任何方式获取、传播未授权的HR数据（如查询其他员工薪酬、泄露离职员工联系方式），严禁攻击、篡改HR系统数据；发现个人信息泄露或系统异常时，可向人力资源部门或IT部门投诉反馈。第三章HR系统数据全流程安全管理第一节数据采集安全（数据产生阶段）第九条采集规范人力资源部门采集员工数据需以“工作必需”为限，不得采集与工作无关的信息（如员工私人社交账号、家庭隐私信息）；采集敏感信息（如身份证号、银行卡号）时，需通过公司内网系统或加密表单提交，严禁通过非加密邮件、即时通讯工具（如普通微信、QQ）传输；新员工入职时，需签署《信息保密告知书》，明确员工信息使用范围及双方保密责任，告知书由人力资源部门存档至少3年。第十条数据校验数据采集后，人力资源部门需在24小时内完成校验，核对数据完整性（如身份证号位数是否正确、银行卡号与开户行是否匹配）与准确性（如姓名与身份证号是否一致），发现错误及时联系员工更正；对无效数据（如员工离职后未清理的冗余信息），需在确认后72小时内标记并提交IT部门进行归档或删除，避免占用系统资源且增加安全风险。第二节数据存储与传输安全（数据留存阶段）第十一条存储安全IT部门需采用“本地加密存储+异地备份”模式管理HR数据，本地存储服务器需放置在公司专用机房，机房配备门禁（仅授权IT人员进入）、监控（24小时录像，保存30天）、消防设备；敏感数据存储时需进行加密处理，如身份证号显示为“1101011234”、银行卡号显示为“6222021234”；定期（每月最后一个工作日）对HR数据进行全量备份，备份数据存储在独立服务器，与生产服务器物理隔离，每季度进行1次备份恢复测试，确保备份可用。第十二条传输安全HR系统数据传输需通过公司内网或加密专线进行，严禁使用公共网络（如咖啡厅WiFi、个人热点）访问HR系统；授权人员远程访问HR系统时，需通过公司VPN登录，VPN账号与HR系统账号绑定，且远程操作日志单独记录；数据导出（如导出薪酬表、考勤表）时，需使用加密文件格式（如设置密码的Excel文件），导出后通过公司加密邮件发送，严禁通过非加密渠道传输，且需在邮件中注明“仅限工作使用，严禁转发”。第三节数据使用安全（数据流转阶段）第十三条权限管理IT部门根据人力资源部门提供的权限需求，为用户分配“角色化权限”，如“薪酬管理员”角色权限为“查看/编辑薪酬数据”“部门负责人”角色权限为“查看本部门员工基本信息+考勤数据”；权限开通需经人力资源部门负责人与IT部门负责人双重审批，审批记录保存至少1年；员工岗位变动或离职时，人力资源部门需在1个工作日内通知IT部门调整或注销其HR系统账号，IT部门需在接到通知后24小时内完成操作，避免账号闲置被滥用。第十四条使用规范授权人员使用HR系统时，需遵守以下规范：登录账号仅限本人使用，严禁共享给他人（如将账号借给同事查询数据）；密码需符合“8位以上+字母+数字+特殊符号”要求，每90天更换1次，严禁使用生日、手机号等易破解密码；查询数据时仅可查看工作必需的内容，严禁下载、复制非工作必需的HR数据（如查询本部门考勤时，不得下载全公司薪酬数据）；操作完成后（尤其是在公共电脑或非工作设备上），需及时退出HR系统，清除浏览器缓存。第十五条外部使用管控因外部需求需提供HR数据时（如向社保部门提交缴费名单、向审计机构提供薪酬数据），需由人力资源部门填写《HR数据外部提供申请表》，说明数据用途、接收方、提供范围及保密要求，经公司管理层审批后，由IT部门通过加密渠道传输；传输前需与接收方签订《数据保密协议》，明确接收方不得泄露、篡改数据，协议由人力资源部门存档至少3年；数据提供后，人力资源部门需跟踪确认接收方使用情况，确保数据仅用于约定用途。第四节数据销毁安全（数据终止阶段）第十六条销毁场景与流程当HR数据达到留存期限（如员工离职满2年，其用工档案数据无需继续留存；薪酬数据留存满5年，超过法定追溯期限）或因系统升级、数据迁移需销毁无效数据时，由人力资源部门提出销毁申请，列明销毁数据范围、原因及期限，经IT部门审核（确认数据无备份遗漏、无后续使用需求）后，报公司管理层审批；审批通过后，IT部门采用“物理删除+数据覆盖”方式销毁数据，避免数据被恢复，销毁过程需留存记录（含销毁时间、内容、执行人），记录保存至少2年。第十七条设备处置安全涉及HR数据存储的设备（如服务器、电脑、U盘）报废或移交时，IT部门需先对设备中的HR数据进行彻底销毁，再进行处置；对外移交设备（如将旧电脑移交其他部门）时，需出具《数据清空确认单》，由接收部门签字确认；报废设备需交由有资质的机构处理，避免设备流入市场导致数据泄露，处置记录由IT部门存档至少1年。第四章安全检查与应急处置第十九条安全检查机制人力资源部门与IT部门每季度联合开展HR系统数据安全检查，检查内容包括权限使用情况（是否存在超范围授权、冗余账号）、操作日志（是否存在非授权查询、异常导出）、数据完整性（是否存在丢失、篡改）、系统安全设备运行状态（防火墙、加密功能是否正常）；检查结束后5个工作日内出具《安全检查报告》，列明问题清单及整改责任人、整改期限，整改完成后10个工作日内进行复查，确保问题闭环。第二十条应急处置流程当发生HR系统数据安全事件时（如发现数据泄露、系统被入侵、数据被篡改），按以下流程处置：启动响应：发现人需立即向人力资源部门负责人与IT部门负责人报告，报告内容包括事件发生时间、涉及数据范围、初步判断原因；负责人需在1小时内启动应急响应，成立临时处置小组（含人力资源、IT、法务部门人员）。控制风险：IT部门需在2小时内采取紧急措施，如暂停涉事账号权限、切断异常访问链路、隔离受影响的数据模块，防止事件扩大；同时留存事件相关证据（操作日志、网络访问记录），避免证据丢失。调查处置：处置小组在24小时内完成初步调查，确定事件性质（如人为操作失误、外部攻击、系统漏洞）、影响范围（涉及员工数量、数据类型），出具《事件调查报告》；根据调查结果采取处置措施，如操作失误导致的需培训责任人，外部攻击导致的需加固系统，同时通知受影响员工（如信息泄露时告知员工防范诈骗）。复盘改进：事件处置完成后1周内，处置小组组织复盘会议，分析事件原因（如权限管控漏洞、系统防护不足），制定改进措施（如增加权限审批环节、升级安全设备），并将改进措施纳入下季度安全检查重点。第五章责任追究与培训第二十一条责任追究对违反本制度的行为，按以下规定处理：轻微违规（如密码未按时更换、操作后未退出系统）：由人力资源部门或IT部门进行口头警告，责令立即整改，记录在员工个人行为档案。一般违规（如共享账号给同事、非加密传输数据）：给予书面警告，扣减当月绩效得分（10-20分），取消当年评优资格，由责任人提交书面检讨。严重违规（如故意泄露员工薪酬数据、篡改绩效结果、导致数据重大泄露）：解除劳动合同（若为正式员工）或终止合作（若为外部人员），造成公司损失的（如员工投诉索赔、监管部门处罚），需承担相应赔偿责任；涉嫌违法的（如泄露数据构成犯罪），移交司法机关处理。第二十二条安全培训人力资源部门与IT部门每半年联合组织1次HR系统数据安全培训，培训对象包括新入职的HR系统使用人员、现有授权人员及各部门负责人；培训内容包括国家数据安全法律法规、本制度条款、HR系统安全操作规范（如权限申请流程、异常情况处理）、典型案例分析（如某公司因HR数据泄露被处罚案例）；培训后需进行考核（笔试+实操），考核不合格者暂停HR系统使用权限，需重新培训直至考核通过。第六章附则第二