高校院长基金管理操作手册

高校院长基金管理操作手册一、总则为规范高校院长基金（以下简称“院长基金”）的管理与使用，提升资金使用效益，支撑学院教学改革、科研创新、人才培养及学科建设等工作开展，依据国家财经法规及学校财务管理制度，结合学院实际制定本手册。本手册适用于院长基金的来源管理、项目申报、评审、经费使用、验收及监督等全流程工作。院长基金管理遵循规范管理、专款专用、注重实效、公开透明原则，确保资金使用合法合规、科学合理，充分发挥引导与支撑作用。二、基金来源与规模（一）基金来源1.学校划拨：学校根据学院发展需求及预算安排，定期划拨的专项经费。2.社会捐赠：企事业单位、校友或社会人士定向捐赠的资金（捐赠需明确使用方向，遵循捐赠协议约定）。3.其他合法收入：经学校批准的、与学院发展相关的合法收益（如学术成果转化收益的部分留存等）。（二）基金规模院长基金年度规模结合学校拨款、捐赠到账情况及学院发展需求动态调整，由院长基金管理委员会（以下简称“管委会”）审议确定后公布。三、管理机构与职责（一）管理委员会学院设立院长基金管理委员会，作为基金管理的决策机构：组成：主任由学院院长担任，成员包括分管教学、科研、学生工作的副院长，学院办公室、科研办公室、教学办公室、财务办公室负责人，及相关学科专家代表（专家代表占比不低于30%）。职责：审议基金年度预算、使用计划及管理制度；审定项目申报指南、评审标准及验收要求；审议项目立项建议、经费调整申请及验收结果；监督基金整体运行，协调解决重大问题。（二）日常管理部门学院办公室（或指定部门，如科研管理办公室）作为日常管理部门，履行以下职责：拟定基金管理办法、项目申报指南等文件草案；受理项目申报、组织评审及验收工作；审核经费支出申请，办理报销及资金拨付手续；建立基金管理台账，定期向管委会汇报基金使用情况；整理归档项目档案，配合审计、监督工作。四、项目申报与评审（一）申报范围院长基金支持的项目类型包括但不限于：教学改革与课程建设（如新形态教材开发、教学方法创新实践等）；科研启动与培育（如青年教师科研起步、学科交叉研究探索等）；学术交流与合作（如小型学术会议、国内外学术访问、学术成果发表等）；学生发展支持（如学生科研创新、社会实践、困难学生学业资助等）；学科建设与平台培育（如实验室建设前期调研、学科团队培育等）。（二）申报条件1.申请人资格：教学、科研类项目申请人应为学院在职教职工，学生项目申请人应为学院在读学生（需由指导教师推荐）；申请人应具备完成项目的能力与条件，无学术不端或经费违规记录；同一申请人同期承担的院长基金项目原则上不超过1项，未结项项目负责人不得申报新项目（特殊情况需管委会审批）。2.项目要求：项目目标明确、内容具体、方案可行，预期成果符合学院发展需求；经费预算合理，支出范围符合本手册及学校财务规定；项目实施周期一般不超过1年（特殊项目可延长至2年，需在申报书中说明）。（三）申报流程1.发布指南：日常管理部门结合学院发展重点，会同相关部门制定年度项目申报指南，明确申报方向、要求、截止日期等，通过学院官网、办公系统等渠道发布。2.提交申请：申请人按指南要求填写《院长基金项目申报表》，附项目实施方案、预算明细等材料，经所在部门（或指导教师）审核后，提交至日常管理部门。3.形式审查：日常管理部门对申报材料的完整性、合规性进行初审，不符合要求的退回修改，逾期或修改后仍不符合要求的不予受理。（四）评审流程1.专家评审：管委会从专家库（含校内学科专家、校外同行专家）中抽取3-5名专家，对通过形式审查的项目进行评审。专家根据项目创新性、可行性、预期效益及预算合理性等指标打分，提出立项建议及经费建议额度。2.管委会审议：管委会结合专家评审意见，综合学院发展需求、学科平衡等因素，审议确定立项项目及资助金额。3.公示与立项：立项结果在学院范围内公示3个工作日，无异议后由日常管理部门发文公布，与项目负责人签订《院长基金项目任务书》（明确项目目标、成果、经费及验收要求）。五、经费使用与管理（一）预算管理项目负责人应根据项目实际需求编制经费预算，预算应细化至具体支出科目（如设备费、差旅费、会议费等），并在任务书中明确。预算经管委会审定后执行，原则上不得调整；确因项目实施需要调整的，须提交书面申请，说明调整原因及金额，经日常管理部门审核、管委会批准后方可变更。（二）支出范围院长基金经费支出应严格遵循专款专用原则，支出范围包括：设备费：项目研究所需的仪器设备购置、租赁或升级改造费用（需纳入学院固定资产管理的设备，按学校固定资产管理办法执行）；差旅费：项目调研、学术交流产生的交通费、住宿费、伙食补助费等（按学校差旅费管理办法执行）；会议费：小型学术会议、研讨会的场地费、资料费、专家咨询费等（专家咨询费发放需附签收单或转账记录）；劳务费：支付给项目参与学生、临时聘用人员的劳务报酬（学生劳务费按学校勤工助学标准执行，校外人员需提供身份证复印件及服务协议）；材料费：项目研究所需的实验材料、办公用品等消耗品费用；出版/文献/信息传播费：论文发表、著作出版、文献检索、数据采集等费用（论文发表需标注“XX学院院长基金资助”）；其他费用：与项目直接相关的、经管委会批准的合理支出。禁止支出：与项目无关的招待费、礼品费，以及任何形式的个人福利、罚款、捐款等。（三）报销流程1.费用报销：项目负责人凭合法有效票据（发票需注明项目名称及用途，公务卡消费需附刷卡凭证）填写报销单，经所在部门负责人审核、日常管理部门复核后，按学校财务流程办理报销。单笔支出达到学校大额支出审批标准的，需提前报管委会审批。2.资金拨付：涉及设备购置、外协服务等需转账支付的，项目负责人填写《资金拨付申请表》，附合同、验收单等材料，经日常管理部门审核、管委会批准后，由财务办公室办理支付。3.经费结转：项目结束后，剩余经费（扣除已报销金额）由管委会统筹安排，可结转至下一年度用于同类项目或学院发展急需的工作。六、项目验收与成果管理（一）验收时间项目实施周期结束后1个月内，项目负责人应向日常管理部门提交验收申请及相关材料。因特殊原因需延期验收的，须提前1个月提交书面申请，经日常管理部门审核、管委会批准后，可延期不超过3个月。（二）验收材料验收材料应包括：《院长基金项目验收表》（含项目完成情况、成果清单、经费使用明细）；项目成果佐证材料（如论文录用通知、著作样书、实验报告、学生获奖证书、学术会议纪要等）；经费支出凭证复印件（加盖财务章）。（三）验收方式日常管理部门组织专家对验收材料进行审查，必要时可召开验收会议（或现场考察），项目负责人汇报项目实施情况，专家质询并形成验收意见。验收意见分为“通过”“整改后通过”“不通过”三类：通过：项目完成任务书目标，成果显著，经费使用合规；整改后通过：项目基本完成目标，但需补充完善部分成果或经费使用需调整，限期1个月整改后重新验收；不通过：项目未完成目标，或成果不符合要求，或经费使用存在严重违规。（四）验收结果处理验收通过的项目，成果纳入学院成果库统一管理；整改后通过的项目，按要求完成整改并经专家复核后，纳入成果管理；验收不通过的项目，项目负责人需提交整改方案，管委会视情况决定是否给予二次验收机会；二次验收仍不通过的，取消该负责人未来1-2年的申报资格，并追回已拨付的剩余经费。（五）成果管理1.成果归属：院长基金资助项目产生的知识产权（论文、专利、软件著作权等）归学院与项目负责人共同所有，成果发表、转化需标注“XX学院院长基金资助”（资助编号：XXXX）。2.成果转化：鼓励项目成果应用于教学、科研或社会服务，学院可根据成果转化效益给予项目负责人适当奖励（奖励办法由管委会另行制定）。3.档案管理：日常管理部门对项目申报、评审、实施、验收等全过程材料进行归档，保存期限不少于5年，供审计、查询使用。七、监督与问责（一）监督机制1.内部监督：学院财务办公室定期对院长基金经费使用情况进行审计，日常管理部门不定期抽查项目实施及经费使用情况，发现问题及时整改。2.外部监督：接受学校审计处、财务处等部门的监督检查，配合上级主管部门的专项审计。（二）违规处理对存在以下行为的项目负责人及相关人员，视情节轻重给予处理：虚报项目、编造虚假成果或经费支出的，追回已拨付经费，取消申报资格2-5年，全院通报批评，情节严重的移交学校纪委或司法机关处理；擅自变更项目内容、挪用经费的，责令限