企业电子档案管理制度

企业电子档案管理制度一、制度背景与目的在数字化转型深入推进的当下，企业电子档案作为承载业务流程、决策依据、合规凭证的核心信息资产，其管理的规范性、安全性直接影响企业运营效率与风险防控能力。为明确电子档案的全生命周期管理要求，保障档案“真实、完整、可用、安全”，结合企业业务场景与合规要求，制定本制度。二、适用范围与管理原则（一）适用范围本制度适用于企业各部门在经营、管理、研发等活动中形成的电子文件（含电子文档、表单、图纸、音视频等），以及从外部接收的具有保存价值的电子资料。（二）管理原则1.真实性：电子档案内容、元数据与形成时的业务场景一致，可追溯形成过程与责任人；2.完整性：档案内容、关联文件及元数据（如创建时间、修改记录、权限信息）完整无缺失；3.可用性：档案格式符合通用标准（如PDF、DOCX、MP4等），存储介质与系统支持长期读取；4.安全性：通过技术与管理手段，防止档案被篡改、泄露、丢失，保障访问合规性。三、管理职责分工（一）档案管理部门（如行政部档案组）统筹电子档案管理体系建设，制定/修订管理制度与操作规范；监督各部门电子文件的形成、收集、归档质量，组织档案的鉴定、销毁工作；维护电子档案管理系统（如档案管理平台），保障档案检索、利用功能正常；牵头档案安全与保密管理，定期开展合规审计。（二）业务部门（如财务部、研发部）在业务流程中规范电子文件的形成（如命名规则、格式标准、元数据填写）；按要求收集本部门电子文件，完成初审后移交档案管理部门；配合档案鉴定工作，提出业务层面的档案价值评估意见；对本部门涉密电子档案的使用、流转进行日常管控。（三）技术部门（如信息技术部）保障电子档案管理系统的硬件（服务器、存储设备）、软件稳定运行；制定数据备份策略（如异地+本地双备份、月度全量备份+增量备份），定期验证备份有效性；实施安全防护措施（如防火墙、加密存储、防病毒系统），防范网络攻击与数据泄露；协助档案管理部门进行系统升级、格式转换等技术支持。四、电子档案的形成与收集（一）电子文件形成要求1.格式规范：业务系统生成的电子文件优先采用通用格式（如合同类用PDF，文本类用DOCX，图纸类用DWG等），避免使用小众或易失效格式；2.元数据完整：文件需包含创建人、创建时间、修改记录、业务关联编号等元数据，确保可追溯；3.版本控制：重要文件（如合同、方案）需保留修订痕迹，最终版需标注“正式版”并锁定修改权限。（二）收集范围与时机1.收集范围：涵盖但不限于：经营管理类：公司章程、股东会决议、战略规划、管理制度；业务运营类：合同协议、客户资料、项目文档、财务报表；合规凭证类：审计报告、资质证书、税务文件、员工档案；外部接收类：合作伙伴提供的电子资料、行业监管文件。2.收集时机：业务流程结束后3个工作日内完成收集（如合同签署后、项目验收后）；阶段性工作文件（如月度报表）可按月度汇总收集。五、整理与归档流程（一）分类与著录1.分类规则：采用“部门+业务类型+年度”三级分类法（如“财务部-财务报表-2024”“研发部-技术文档-2024”），确保逻辑清晰；2.著录要求：为每份档案填写题名、责任人、形成日期、关键词、业务摘要等信息，便于检索（示例：题名“2024年Q2市场推广方案”，关键词“市场推广、Q2、2024”）。（二）归档审核与移交1.业务部门对收集的电子文件进行初审，检查格式、元数据、内容完整性，填写《电子档案移交清单》；2.档案管理部门复核后，通过电子档案管理系统完成线上移交（或线下存储介质移交，需记录交接过程）；3.归档完成后，档案管理部门向业务部门反馈“归档确认单”，同步更新档案台账。六、保管与利用管理（一）保管要求1.存储环境：电子档案存储于企业专用服务器（或合规云平台），禁止存储于个人设备或非加密移动介质；2.备份策略：技术部门每月进行本地全量备份+异地增量备份，每季度验证备份文件的可读性；3.介质管理：若使用物理存储介质（如硬盘、光盘），需标注档案编号、保管期限，存放于防磁、防潮的专用柜中，每年检查介质状态。（二）利用规范1.权限管理：根据岗位需求设置权限（如普通员工仅可查阅非涉密档案，部门负责人可查阅本部门档案，高管可查阅全量档案）；2.利用方式：3.利用统计：档案管理部门定期统计档案查阅、借阅情况，分析高频利用类型，优化归档策略。七、安全与保密措施（一）安全防护1.技术防护：电子档案管理系统部署防火墙、入侵检测系统，档案数据采用AES加密存储，传输过程启用SSL协议；2.操作规范：禁止在公共网络、非授权设备上访问档案系统，员工离职前需移交所有电子档案权限；3.应急处置：技术部门制定数据恢复预案，每年开展1次灾难恢复演练（如服务器故障、勒索病毒攻击场景）。（二）保密管理1.涉密档案标识：业务部门对涉密电子档案（如核心技术文档、客户敏感信息）标注“秘密”“机密”等级，档案管理部门单独建立涉密档案库；2.访问控制：涉密档案访问需双因素认证（密码+动态令牌），操作记录全程留痕；3.解密与销毁：涉密档案到期后，由业务部门会同档案管理部门评估解密需求，无需解密的按销毁流程处理。八、鉴定与销毁流程（一）档案鉴定1.鉴定周期：每3年开展一次档案鉴定，由档案管理部门牵头，业务部门、法务部参与；2.鉴定标准：失效类：业务流程结束且无后续参考价值（如过期的项目方案）；重复类：内容完全重复或可被替代的文件；合规类：不符合现行法规或企业制度要求的档案（如无效的资质证书）。（二）销毁审批与执行1.档案管理部门编制《待销毁电子档案清单》，经业务部门确认、分管领导审批后执行；2.销毁方式：电子档案：通过管理系统执行“逻辑删除+物理覆盖”，确保数据不可恢复；存储介质：涉密介质需进行物理粉碎，非涉密介质需格式化后移交技术部门统一处置；3.销毁完成后，填写《电子档案销毁记录》，由参与人员签字存档。九、附则1.本制度自发布之日起施行，由档案管理部门负责解释与修订；2.各部门需根据本制度制定实施细则（如《财务部电子档案操作指引》