采购合同审核与签订标准流程

采购合同审核与签订标准流程工具模板一、适用业务场景本流程适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务外包、工程采购等。当企业需与外部供应商签订采购合同时通过标准化流程保证合同条款合规、权责清晰，有效防范法律风险与经营风险，保障企业采购活动的有序开展。二、标准化操作流程1.采购需求确认责任主体：需求部门、采购部门操作说明：需求部门提交《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素。采购部门对接需求部门，确认采购需求的合理性、必要性及预算匹配度，形成《采购需求确认单》，由需求部门负责人、采购经理签字确认。2.供应商选择与资质审核责任主体：采购部门、质检部门（如需）操作说明：采购部门根据采购需求，通过公开招标、询比价、单一来源采购等方式确定候选供应商。对候选供应商进行资质审核，查验营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）、过往合作业绩、信誉情况等，形成《供应商资质审核表》，保证供应商具备履约能力。3.合同文本起草责任主体：采购部门、法务部门（协助）操作说明：采购部门根据采购需求及供应商信息，参照企业《合同示范文本》起草合同初稿，明确以下核心条款：双方主体信息（名称、地址、法定代表人等）；采购标的详情（名称、规格、数量、单价、总价）；质量标准及验收方式；交付时间、地点及运输方式；付款方式、账期及发票要求；违约责任、争议解决方式；合同生效条件及有效期。法务部门对合同条款的合法性、完整性进行初步指导，保证无法律漏洞。4.内部部门联审责任主体：需求部门、财务部门、技术部门、采购部门操作说明：需求部门：审核标的、数量、交付时间等是否与需求一致，确认验收标准可行。财务部门：审核合同金额、付款方式、账期是否符合财务制度及预算要求，评估付款风险。技术部门（如涉及技术参数）：审核技术规格、质量标准是否明确且符合生产/使用需求。各部门填写《合同内部审核意见表》，提出修改建议，由采购部门汇总整理并修订合同文本。5.法务合规审核责任主体：法务部门操作说明：法务部门对修订后的合同进行全面审核，重点检查：主体资格是否合法（供应商是否为独立法人，授权代表是否有效）；条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规；权利义务是否对等，违约责任是否明确；知识产权、保密条款等特殊约定是否完整。法务部门出具《法务审核意见书》，对合同给出“通过”“修改后通过”或“不通过”的明确结论，对需修改条款详细说明理由。6.商务谈判与最终修订责任主体：采购部门、法务部门、供应商操作说明：采购部门根据法务及各部门审核意见，与供应商进行商务谈判，重点沟通价格、交付周期、付款条件、违约责任等争议条款。谈判达成一致后，采购部门结合谈判结果修订合同文本，形成《合同最终版》，并由双方授权代表签字确认修订记录。7.合同审批与授权责任主体：分管领导、总经理（根据合同金额及权限）操作说明：采购部门将《合同最终版》《内部审核意见表》《法务审核意见书》《供应商资质审核表》等材料整理成册，提交至相应审批层级。审批人根据合同金额、重要性及审批权限，对合同进行最终审批，签署《合同审批表》。重大合同（如金额超*万元或涉及核心业务）需经总经理办公会集体审议。8.合同签订与归档责任主体：采购部门、行政档案部门操作说明：审批通过后，采购部门安排双方正式签订合同（加盖合同专用章或公章），保证合同文本一式份（采购方、供应商、财务、需求部门、档案部门各执份）。采购部门在合同签订后*个工作日内，将合同正本及附件移交行政档案部门统一归档，并建立《合同管理台账》，记录合同编号、签订日期、标的、金额、履行状态等信息，保证全程可追溯。三、配套工具表单1.采购合同基本信息表合同编号签订日期采购方名称供应商名称标的名称规格型号数量单价（元）总价（元）交付时间付款方式合同期限签约代表2.合同内部审核意见表审核部门审核人*审核日期审核意见（可附页）修改建议是否通过需求部门财务部门技术部门3.合同审批表合同编号合同名称合同金额（元）审批事项摘要需求部门意见*采购部门意见*法务部门意见*分管领导意见*总经理意见*最终审批结果四、关键风险控制点合规性优先：合同条款必须符合法律法规及行业规定，禁止设置显失公平或违法条款，如“供应商承担所有法律风险”等无效免责条款。供应商资质动态管理：供应商资质审核需保证真实有效，合作期间如发觉资质过期或失信，应立即暂停合作并启动备选供应商流程。核心条款准确性：标的名称、数量、金额、交付时间、质量标准等核心信息需与《采购需求确认单》完全一致，避免口头约定或模糊表述。审批权限严格管控：严禁越权审批，合同金额与审批权限需严格匹配，审批过程需留痕，保证责任可追溯。沟通记录完整