行政文件归档管理标准化流程模板档案保存高效版

行政文件归档管理标准化流程模板档案保存高效版一、适用范围与典型应用场景日常行政类文件（如通知、报告、会议纪要、工作计划）的归档；人事管理类文件（如员工入职材料、合同、考核记录）的存档；财务相关非涉密凭证（如报销单、预算表）的整理；项目管理类文件（如立项申请、验收报告、过程记录）的备案；其他具有保存价值的行政纸质或电子文件。二、标准化操作流程详解（一）文件收集：明确范围与责任分工收集范围凡在日常行政管理、业务活动中形成的具有查考利用价值的纸质文件、电子文件（含扫描件、电子文档、邮件等），均需纳入归档范围。特殊文件：涉密文件按保密规定单独管理，不纳入本模板；外单位来文（如函件、通知）需复印或电子存档后归入对应部门。责任分工各部门指定专人（如*明）负责本部门文件收集，每月25日前完成上月文件初步整理；行政部档案管理员（如*华）负责对接各部门，定期（每月末）收集整理后的文件，核对文件完整性。（二）文件分类：科学划分与统一标准一级分类（按部门）根据文件形成部门划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”“市场部”等，代码可简写为“XZ”“CW”“RL”“SC”。二级分类（按文件类型）每个部门下按文件性质细分，通用类型包括：综合类：部门工作计划、总结、请示、报告；会议类：会议通知、议程、纪要、签到表；制度类：管理办法、规定、细则、流程说明；合同类：协议、合同、补充协议（需与财务部联合归档的标注“共管”）；项目类：立项文件、过程记录、验收报告、成果资料。三级分类（按时间或文号）时间分类：按年度-季度划分，如“2024年-第一季度”；文号分类：按文件编号顺序排列，适用于有文号的正式文件（如“XZ-2024-001”）。（三）文件整理：规范格式与质量要求纸质文件整理去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，使用牛皮纸档案袋或装订线装订，每份文件逐页编码（右上角铅笔编写页码）；检查文件完整性，如有缺页、破损需及时补充修复，无法修复的注明原因；统一文件规格（A4纸），小于A4的文件粘贴在A4纸上，大于A4的按折叠标准（左上对齐，折叠为A4大小）折叠。电子文件整理电子文件按“部门-类型-年度-文号”命名，如“行政部-综合类-2024-XZ-001”；扫描件分辨率不低于300DPI，保存为PDF格式，避免使用可编辑易篡改的格式（如Word）；电子文件与纸质文件同步归档，刻录光盘或存储至专用档案服务器，服务器需定期备份（每周一次）。（四）文件编号与登记：建立唯一标识编号规则统一编号格式：“部门代码-年度-文件类型流水号”，如“RL-2024-003”（人力资源部2024年第3份人事类文件）；流水号按年度从001开始连续编制，跨年重新编号，避免重复。登记入册使用《文件归档清单》（见模板1）逐项登记，信息包括：文件名称、文号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置、备注；登记时需核对文件与编号、信息一致性，保证“账物相符”，由整理人（如明）、审核人（如华）签字确认。（五）档案保管：环境控制与安全措施存放环境纸质档案存放于专用档案柜，库房保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防潮、防火、防虫、防鼠、防盗设施（如灭火器、温湿度计、窗帘）；电子档案存储介质（光盘、硬盘）需标注“档案专用”，存放于防磁柜，远离强磁场、强光源。保管期限根据文件价值划分：永久（如机构设立文件、重要合同）、长期（10年以上，如制度类文件、项目资料）、短期（3-5年，如临时通知、会议签到表）；保管期限到期需鉴定销毁的，按《档案销毁流程》执行，不得擅自处理。（六）档案利用：规范借阅与归还借阅申请内部员工借阅档案需填写《文件借阅登记表》（见模板2），注明借阅部门、借阅人、借阅事由、归还日期，经部门负责人审批；涉密档案需经分管领导（如*总）签字批准，限指定场所查阅，不得带出档案室。借阅管理档案管理员（如*华）核对审批手续后，提供档案并登记借阅时间，借阅期限一般不超过5个工作日；借阅人需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，归还时档案管理员检查文件完整性，确认无误后签字注销。（七）档案鉴定与销毁：到期合规处理鉴定流程每年12月由行政部牵头，组织档案鉴定小组（含档案管理员、各部门负责人、法务专员）对到期档案进行鉴定；确认无保存价值的档案，填写《文件销毁审批表》（见模板3），列明销毁文件清单、理由、数量，经部门负责人、分管领导审批后，方可销毁。销毁执行纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁，由两人以上（含）监销，监销人签字确认销毁完成；电子档案彻底删除（低级格式化或物理销毁存储介质），保证无法恢复，销毁记录存档备查。三、核心配套表单模板模板1：文件归档清单序号文件名称文号形成部门形成日期页数保管期限存放位置（柜-层-格）备注整理人审核人12024年工作计划XZ-2024-001行政部2024-01-058长期A-3-2*明*华2第三次办公会议纪要XZ-2024-002行政部2024-03-155长期A-3-3*明*华模板2：文件借阅登记表借阅部门借阅人借阅日期文件名称及文号借阅事由归还日期审批人档案管理员备注市场部*丽2024-05-10SC-2024-005项目合同项目评审2024-05-15*经理*华模板3：文件销毁审批表序号文件名称文号保管期限数量（页/份）销毁理由部门意见档案部门意见分管领导审批监销人12023年临时通知XZ-2023-100短期50保管期限已到期同意同意同意（*总）明、华四、执行要点与风险防控（一）及时性与完整性文件需在办理完毕后次月内完成归档，不得拖延；跨部门形成的文件由主办部门牵头收集，协办部门配合提供材料。（二）规范性与准确性分类、编号、登记需严格按流程执行，避免随意性；电子文件命名、扫描格式需统一，保证后续检索便捷。（三）保密与安全涉密文件单独存放，专人管理，借阅需严格审批；档案库房定期检查（每月一次），记录温湿度变化，发觉问题及时整改