公司文件存档管理制度与标准

公司文件存档管理制度与标准一、适用范围与制度目的本制度适用于公司各部门、各分支机构在业务运营、管理活动中形成的具有保存价值的各类文件材料（包括纸质文件、电子文件、声像材料等）。旨在规范文件存档全流程管理，保证文件材料的完整性、系统性、安全性，为日常工作查阅、历史追溯、合规审计及公司决策提供有效支持，同时避免因文件管理混乱导致的信息丢失或泄密风险。二、职责分工（一）行政部（档案管理部门）负责制定和完善公司文件存档管理制度及标准，监督各部门执行；负责对公司各部门移交的档案进行分类、编目、保管、利用及鉴定销毁工作；负责档案库房的日常管理，保证档案存放环境符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温等要求；负责电子档案的备份、维护及安全管理，定期检查电子档案的可读性；开展档案管理培训，指导各部门规范文件整理与归档。（二）各部门负责人负责本部门文件存档工作的组织领导，指定专人（兼职档案管理员）负责本部门文件日常整理与归档；监督本部门文件形成、积累、整理过程，保证文件材料真实、完整、规范；审核本部门移交档案的清单，保证档案内容与移交清单一致。（三）文件形成人/经办人按照文件规范要求起草、制作文件，保证文件内容准确、格式标准；负责对经手文件进行初步整理（如检查签字、附件完整性等），及时向本部门兼职档案管理员移交；配合档案管理部门的查阅、借阅及鉴定工作。三、文件分类与归档范围（一）文件分类按部门分类：行政部、人力资源部、财务部、市场部、销售部、研发部、生产部等；按文件类型分类：管理制度类：公司章程、内部管理制度、流程规范、会议纪要等；合同协议类：业务合同、合作协议、意向书等；人事管理类：员工招聘资料、劳动合同、人事任免文件、培训记录、考勤记录等；财务管理类：财务报表、预算报告、审计报告、费用报销凭证（需与会计档案衔接）等；业务运营类：项目方案、客户资料、产品资料、市场调研报告等；证照资质类：公司营业执照、各类许可证、资质证书、获奖证明等；声像材料类：公司活动照片、录音录像、电子光盘等。（二）归档范围公司在经营管理活动中直接形成的具有查考利用价值的文件材料（包括正本及副本）；上级单位发来的需要贯彻执行的文件材料；下级单位报送的重要报告、总结、计划等；反映公司重大事件、重要活动、重点项目的文件材料；其他对公司具有保存价值的文件材料。四、文件归档全流程操作说明（一）文件形成与审核文件起草：文件形成人根据工作需求起草文件，内容需真实、准确，格式符合公司《公文写作规范》要求（标题、字体、字号、行距、页边距等标准）。审核与签发：文件起草完成后，提交部门负责人审核，涉及跨部门事项需相关部门会签，最后由公司分管领导或总经理*签发。签发后的文件为最终版本，不得随意修改。（二）文件整理组卷文件检查：部门兼职档案管理员对需归档的文件进行检查，保证文件齐全（含、附件、审批单）、字迹清晰、签批手续完备，无破损或涂改痕迹。排序与编页：按照文件形成时间或逻辑顺序对文件进行排序，采用阿拉伯数字编写页码（正面标注在右上角，反面标注在左上角），空白页不编号。填写卷内目录：每组文件填写《文件归档卷内目录》（见表1），包含序号、文件名称、文件编号、形成日期、页数、密级、备注等字段，保证信息与文件一致。装订与封装：纸质文件采用不锈钢夹或线装方式装订，厚度不超过3cm，避免使用金属订书钉；声像材料放入标准档案盒，标注档案名称、年度、部门等信息。（三）移交归档归档时间：年度归档：各部门于次年1月31日前完成上一年度文件的整理归档；专项归档：重大项目、重要活动文件在完成后1个月内完成归档；日常归档：日常形成的文件，每月末整理后次月5日前完成归档。移交流程：部门兼职档案填写《文件归档移交清单》（见表2），一式两份，注明档案名称、数量、归档日期、移交人等信息；与行政部档案管理员*共同核对档案内容，确认无误后双方在《移交清单》上签字确认，一份部门留存，一份行政部备案。电子档案移交：通过公司OA系统或指定云盘提交电子档案，文件命名格式为“部门-文件类型-年度-文件名称”（如“行政部-管理制度-2023-考勤管理规定”），并同步提交电子版《文件归档移交清单》。（四）档案保管纸质档案保管：存放于专用档案库房，配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），定期记录温湿度；档案柜排列整齐，间距不小于80cm，离墙、离地不小于10cm，库房内严禁吸烟和使用明火；定期检查档案状况，对破损、虫蛀档案及时修复或复制。电子档案保管：采用“本地备份+异地备份”双备份机制，本地备份存储于公司服务器，异地备份存储于加密移动硬盘或第三方安全存储平台；定期（每季度）检查电子档案的完整性、可读性，对损坏或无法读取的档案及时修复或重新备份；电子档案需加密存储，密码由档案管理员*专人保管，每半年更换一次。（五）档案借阅与利用借阅权限：普通档案：员工因工作需要借阅，需填写《档案借阅申请表》（见表3），经部门负责人*审批后，可借阅相关档案；涉密档案：需经分管领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同，借阅后立即归还。借阅流程：借阅人提交《档案借阅申请表》，明确借阅档案名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日）；档案管理员*审核通过后，登记《档案借阅登记表》（见表4），将档案交借阅人；借阅人应在借阅期限内归还档案，归还时档案管理员*检查档案完整性，确认无误后签字注销。注意事项：借阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制档案；档案原则上不得带出公司，确需带出的需经总经理*批准，并办理《档案外借审批单》；涉及公司机密或客户隐私的档案，借阅时需签订《保密承诺书》。（六）档案鉴定与销毁鉴定周期：行政部每三年组织一次档案鉴定工作，会同相关部门对到期档案进行价值评估。鉴定流程：档案管理员*编制《档案销毁清册》（见表5），列出待销毁档案的名称、编号、归档日期、保管期限、销毁理由等信息；由档案鉴定小组（由行政部、法务部、相关部门负责人组成）进行审核，确认无保存价值后，报总经理*审批。销毁执行：销毁档案时，由档案管理员和监销人（行政部负责人）共同在场，采用碎纸机焚烧等方式彻底销毁，保证信息无法复原；销毁后，双方在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁记录永久保存。五、档案管理模板表格表1：文件归档卷内目录序号文件名称文件编号形成日期页数密级备注12023年度工作计划行办-2023-0012023-01-058普通2考勤管理规定修订版行办-2023-0152023-03-1212普通附修订说明…表2：文件归档移交清单移交部门：行政部移交日期：2024年1月15日序号档案名称——————————12023年度会议纪要2公司营业执照正本复印件……移交部门负责人签字：__________行政部负责人签字：__________表3：档案借阅申请表借阅人部门联系方式*市场部借阅档案名称档案编号借阅事由2023年Q3市场调研报告市场-2023-025编制2024年市场计划借阅期限自2024年1月10日至2024年1月15日部门负责人审批意见：签字：__________日期：2024年1月10日档案管理员审批意见：签字：__________日期：2024年1月10日|表4：档案借阅登记表序号借阅日期借阅人部门档案名称档案编号借阅事由归还日期接收人备注12024-01-10*市场部2023年Q3市场调研报告市场-2023-025编制计划2024-01-12*…………表5：档案销毁清册鉴定日期：2024年3月20日销毁日期：2024年3月25日序号档案名称——————————12019年费用报销凭证22018年活动方案初稿……鉴定小组负责人签字：__________总经理审批签字：__________六、执行要求与常见问题规避（一）严格执行归档时限各部门需在规定时间内完成文件归档，不得拖延或积压。对未按时归档的部门，行政部将在月度例会上通报批评，情节严重的扣减部门负责人当月绩效。（二）保证文件完整性归档文件必须包含正本、附件、审批单等所有关联材料，不得遗漏。对文件材料不完整的，档案管理员*有权退回，待补充完整后再接收。（三）规范档案编号管理所有档案需按照“部门-文件类型-年度-序号”规则编号（如“研发部-项目方案-2023-008”），编号需唯一，不得重复或跳号。电子档案与纸质档案编号需一致，便于检索。（四）加强保密管理涉密档案（如未公开的合同、财务数据、核心技术资料等）需单独存放，加密管理，借阅时需经分管领导*审批并全程监督。严禁将涉密档案带出办公区域或通过非加密渠道传输。（五）定期