采购需求审批快速响应模板

采购需求审批快速响应模板一、适用工作情境二、标准化操作流程第一步：需求发起与表单填写责任人：需求部门申请人（某部门员工）操作说明：申请人根据实际需求，填写《采购需求审批表单》（详见第三部分表单模板），保证信息完整、准确，包括：采购内容（具体物品/服务名称、规格型号、数量）、预算金额（含大写）、用途说明（需明确使用场景，如“行政部日常办公用打印纸”）、紧急程度（勾选“普通/紧急/特急”）、附件清单（如需提供报价单、技术参数等，需一并）。对于紧急采购（如影响正常办公的突发需求），需在“紧急程度”栏勾选“紧急”或“特急”，并在“备注”栏说明紧急原因（如“会议室空调突发故障，需24小时内更换，保障明日重要会议”）。表单填写完毕后，提交至需求部门负责人审核。第二步：需求部门内部审核责任人：需求部门负责人（某部门经理）操作说明：部门负责人收到表单后，1个工作日内完成审核，重点确认：采购需求的必要性（是否为部门工作必需，是否存在重复采购或替代方案）；预算金额是否符合部门年度预算及公司采购标准；采购内容描述是否清晰，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体物品名称及数量）。审核通过：在“部门审核意见”栏签字确认，并提交至采购部门；审核不通过：注明驳回原因（如“预算超支，建议调整采购数量”），退回申请人修改后重新提交。第三步：采购部门专业复核责任人：采购专员（某采购人员）操作说明：采购部门收到表单后，1个工作日内完成复核，重点核查：采购内容是否符合公司《采购管理办法》规定的采购范围（如是否属于集中采购目录内物资，是否需公开招标）；预算金额是否准确，市场价格是否合理（如需，可通过第三方平台比价或要求补充供应商报价）；附件材料是否齐全（如技术参数、供应商资质等）。复核通过：在“采购部门意见”栏签字确认，提交至对应审批权限领导；复核不通过：注明问题（如“未提供供应商报价，需补充至少3家合格供应商报价”），退回需求部门补充材料。第四步：领导审批与结果反馈责任人：审批领导（根据采购金额确定，如分管副总/总经理）操作说明：审批领导根据采购金额分级审批（示例）：预算金额≤5000元：部门负责人+采购专员审核通过后，即可审批；5000元＜预算金额≤20000元：需分管副总审批；预算金额＞20000元：需总经理审批。审批领导在1个工作日内完成审批，重点确认：采购需求与公司战略、年度计划的匹配度；投入产出比是否合理（如高额采购的必要性）。审批通过：在“审批意见”栏签字确认，采购部门收到签字版表单后，启动采购执行流程（如联系供应商、签订合同、下单采购）；审批不通过：注明原因（如“非预算内项目，建议纳入下月计划”），由采购部门反馈至需求部门。采购部门在完成采购后，1个工作日内将审批结果及采购进度反馈至申请人。第五步：归档与闭环管理责任人：采购专员+需求部门申请人操作说明：采购部门将审批通过的《采购需求审批表单》、附件材料、采购合同、验收单等资料整理归档，保存期限不少于3年；需求部门收到采购物资/服务后，需在2个工作日内完成验收，并在验收单上签字确认，保证采购内容与需求一致；如验收不合格，需及时反馈至采购部门，由采购部门协调供应商处理（如退换货、重新供货），直至需求闭环。三、采购需求审批表单模板字段名称填写说明示例需求编号由采购部门自动（格式：CG+年份+月份+序号，如CG202405001）CG202405001申请部门填写需求所属部门全称行政部申请人填写申请人姓名（用*号代替）*联系方式填写申请人办公电话（用*号代替部分数字，如）采购内容详细填写物品/服务名称、规格型号、数量（避免模糊表述）联想ThinkPad笔记本（i5/16G/512G），1台预算金额填写预估采购总金额（大写+小写）小写：5,000元；大写：伍仟元整用途说明说明采购物品/服务的具体使用场景用于市场部新员工入职办公紧急程度勾选“普通/紧急/特急”（紧急需说明原因）普通附件清单列出需的附件名称（如报价单、技术参数、供应商资质等）供应商报价单、产品技术参数表部门审核意见部门负责人填写（签字+日期），说明审核结论及理由“需求合理，预算符合部门计划，同意采购。”*2024-05-01采购部门意见采购专员填写（签字+日期），说明复核结论及理由“已比价，市场价格合理，附件齐全，同意采购。”*2024-05-02审批意见审批领导填写（签字+日期），说明审批结论及理由“同意采购，按流程执行。”*赵六2024-05-03采购结果反馈采购部门填写（采购完成后反馈），注明供应商名称、交付时间、验收情况“已采购完成，供应商：科技，交付时间：2024-05-05，验收合格。”*2024-05-05四、使用要点提示信息完整性：申请人需保证表单所有字段填写完整，尤其是“采购内容”“用途说明”“预算金额”，避免因信息不全导致审批延误。附件规范性：如需提供报价单，需注明供应商名称、联系方式（用*号代替）、报价有效期（如“报价有效期7天”）；技术参数需明确、可量化，避免“优质”“高效”等模糊表述。时限要求：普通采购：需求发起至审批完成不超过3个工作日；紧急采购：需求发起至审批完成不超过1个工作日（特急采购可启动“绿色通道”，先口头沟通后补手续）；采购执行：审批通过后，常规采购5个工作日内完成，紧急采购24小时内完成。紧急处理流程：特急采购（如生产设备突发故障需立即更换）可由申请人直接电话联系采购部门负责人及审批领导，说明情况后先行采购，并在24小时内补填《采购需求审批表单》